Основной целью внедрения СЭД стало повышение эффективности и прозрачности работы с документами. Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска. Кроме того, нужны были инструменты для контроля затрат в разрезе подразделений и контроля лимитов при согласовании договорных документов в рамках утвержденных расходов по закупке.
Важными критериями при выборе системы стали поддержка английского языка и возможность работать с системой удаленно.
Перед командой проекта были поставлены задачи организации архива электронных документов; миграции исторических данных; автоматизации процессов согласования договоров и счетов; отображения факта утверждения нового поставщика; интеграции с сайтом ЦБ РФ для загрузки актуального курса валют, а также интеграции с учетной системой Sun.
Основные требования удалось закрыть за счет базовых модулей DirectumRX: «Делопроизводство» и «Договоры». Для решения специфических задач сделали несколько доработок.
Сначала компания планировала автоматизировать только работу с договорами и входящими счетами. Но предпроектное исследование показало, что нужно добавить еще один процесс, как предшествующий первым двум, – согласование заявок на закупку. Для этого функциональность DirectumRX была расширена: внесен модуль согласования заявки на закупку. В рамках задачи согласуется закупка, определяется и одобряется поставщик по заявке.
Отдел закупок в режиме онлайн получает всю актуальную информацию по сформированным заявкам и статусе их исполнения. Пользователи могут оперативно отслеживать, какая сумма была согласована в заявке на закупку, на какую сумму уже заключены договоры и доп. соглашения, на какую оплачены счета.
В DirectumRX также реализовали загрузку курсов валют с сайта ЦБ РФ.
Была организована работа с СЭД через почту – согласующий получает входящее письмо в Outlook из системы DirectumRX с просьбой рассмотреть документ, ответом он фиксирует свое решение, добавляет комментарии и отправляет сообщение обратно в DirectumRX. Так, согласующие могут участвовать в процессе не заходя в систему и не меняя привычный для себя интерфейс. При таком согласовании лицензии DirectumRX не требуются, соответственно компания экономит на лицензиях.
Кроме того, в рамках проекта была проведена миграция исторических договорных документов и входящих счетов на оплату, реализована интеграция с Sun Systems через обмен файлами в формате XML.
Сегодня к DirectumRX подключено 75 пользователей. Благодаря облачной архитектуре компании удалось снизить затраты на покупку отдельного сервера и начать работу в системе, в том числе с удаленным офисом. Руководитель отдела закупок полностью контролирует и имеет возможность отслеживать весь процесс.
Результатом внедрения проекта стало повышение эффективности работы департаментов компании, обеспечение оперативного взаимодействия сотрудников, обеспечение всестороннего контроля исполнения поставленных задач в системе. Создано единое информационное пространство; сокращены сроки рассмотрения и согласования документов; упрощены процедуры передачи документов внутри организации и поставщикам услуг; обеспечены возможности получения четкой информации о статусе запросов и документов; минимизированы возможности утери данных о статусе документов, внесенных в систему; снижены расходы, связанные с хранением и движением документов на бумажных носителях.
В планах компании – автоматизация финансового архива и кадровых процессов.
