Robin

Программные роботы, внедряемые в «РЖД-Технологии», разработаны с помощью No-Code и Low-Code инструментов платформы Robin и интегрированы с используемым в компании отечественным ПО. Автоматизация закупок стала частью комплексной стратегии компании по повышению эффективности корпоративных процессов.

Один из программных роботов, разработанных командой «РЖД-ТехСервиса», применяется для автоматизации работы с реестром договоров официального сайта Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС). Раньше сотрудники «РЖД-Технологий» сопоставляли данные, искали договоры в реестре ЕИС и вручную размещали сведения. Теперь эти задачи выполняет робот: он идентифицирует документ об оплате, обрабатывает информацию, обновляет статус об этапе исполнения договора в ЕИС.

Еще один робот помогает формировать квартальные и годовые отчеты о закупочной деятельности. Сотруднику достаточно указать нужный период, после чего робот анализирует данные реестра закупок, применяет фильтры, производит расчеты и создает отчет в соответствии с утвержденной формой. Это значительно ускоряет работу и снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.

В «РЖД-Технологиях» с помощью платформы Robin также автоматизирована рассылка запросов коммерческих предложений. Программный робот проверяет в файловой системе наличие всех необходимых документов, получает список адресатов, формирует письма с указанием предмета закупки и даты, а затем направляет запросы контрагентам вместе с вложением комплекта документов. По завершении работы робот уведомляет сотрудника об успешном выполнении сценария.

Как отметил Александр Мискарян, генеральный директор ООО «РЖД-Технологии», внедренная платформа показала себя как гибкий и технологичный инструмент, с помощью которого удалось быстро роботизировать бизнес-процессы в закупках. Внедрение RPA стало логичным этапом цифровой трансформации компании. В дальнейших планах – масштабирование решения и автоматизация рутины в других департаментах.

С помощью программных роботов «ДоброЗайм» оптимизировал работу отдела судебного взыскания и сократил трудозатраты, перераспределив время сотрудников на решение интеллектуальных и более сложных вопросов. В компании планируют масштабировать робота еще на два отдела.

В первую очередь в «ДоброЗайме» роботизировали процесс подачи исков в суд, для выполнения которого необходима имитация действий человека за компьютером и работа с браузерами. Прежде юристы компании вручную собирали материалы для судебных дел и направляли иски – сейчас трудозатраты на эти задачи сократились в три раза.

Теперь программный робот сам подает иски на онлайн-портале ГАС РФ «Правосудие», а все, что требуется сделать сотруднику отдела, – сформировать список лиц, имеющих существенную задолженность. Робот получает информацию о должнике из документа, заходит на сайт ГАС РФ «Правосудие», вводит данные, находит релевантные файлы, формирует их в пакет документов и направляет иск. Подача одного дела в суд с помощью робота занимает всего 4 минуты.

Как отмечает Вероника Бурова, операционный директор Summit Group, сфера урегулирования проблемной задолженности семимильными шагами движется в сторону автоматизации. Участники рынка – как кредиторы, так и профессиональные взыскатели – стараются передать как можно больше однотипных, рутинных дел роботам, которые смогли бы разгрузить сотрудников и минимизировать операционные расходы. Благодаря сервису автоматизации отправки судебных заявлений удалось найти способ, как значительно сократить финансовые затраты (стоимость процесса снизилась в среднем на 15-25%) и оптимизировать работу сотрудников.

В работу медицинских организаций на территории Самарской области внедрены разработанные на платформе Robin программные роботы, в том числе чат-боты. Один из них собирает информацию от беременных пациенток для мониторинга их состояния здоровья, второй оперативно представляет нормативно-справочную информацию врачам анестезиологам-реаниматологам. Программные роботы также ежедневно собирают и обрабатывают наибольшие по объему отчетные формы, экономя рабочее время сотрудников 102 медицинских учреждений. Каждый из роботов высвобождает специалистам 30 часов в неделю, прежде затрачиваемых на рутинную работу с информацией.

Как отмечает Дмитрий Калинин, заместитель директора МИАЦ Самарской области, программные роботы помогли провести исследования по улучшению пациентского опыта. В результате удалось значительно повысить качество агрегируемых данных для принятия управленческих решений в сфере здравоохранения на региональном и федеральном уровнях. В дальнейших планах – автоматизировать максимальное количество рутинных процессов, чтобы оптимизировать работу в медицинских учреждениях региона.

МИАЦ Самарской области планирует создать отдельное структурное подразделение — центр экспертизы по роботизации процессов, чтобы тиражировать решения в другие регионы.

В Санкт-Петербургском информационно-аналитическом центре (СПб ИАЦ) был создан центр компетенций, сотрудники которого на платформе Robin разработали и запустили 46 роботов в 19 органах власти. За 2023 год роботизированы процессы в Комитете финансов, Комитете по экономической политике и стратегическому планированию, Комитете по здравоохранению, Жилищном комитете, Горжилобмене, Центре управления парковками и других.

Одна из ключевых задач, которую решил проект, — исключение ошибок из-за человеческого фактора в рутинных рабочих процессах. Вся разработка велась бизнес-аналитиками и сотрудниками центра компетенций. Это первый проект, когда процессы роботизации в таком объеме внедрены в сферу госуправления.

Благодаря RPA специалисты из государственных учреждений перестали перерабатывать даже во время пиковых нагрузок, вместо рутинных задач они могут заниматься более разноплановой и ответственной работой, а на новые направления деятельности требуется меньшее число сотрудников. Например, в Комитете финансов роботизация процессов согласования документации сократила сроки ее обработки в три раза. Следовательно, ускорились обмен документами и оплата контрагентам и оказание ими услуг.

Сейчас сотрудники СПб ИАЦ работают над роботизацией задачи, которая актуальна для 64 городских организаций и ведомств, при этом только в одном из комитетов в этот рабочий процесс вовлечены 350 сотрудников. В дальнейших планах – пилотные проекты по внедрению модулей AI и OCR.

Перед «Газпромтрансом», где трудится около 3,4 тыс. человек, стояла задача повысить скорость и качество обработки рутинных операций. Была нужна быстрая и дополняющая деятельность ИТ-подразделений работа по оптимизации бизнес-процессов путем их «гражданской» роботизации.

Речь шла о внедрении No-code RPA-платформы со встроенными Low-code инструментами и интегрированными компонентами машинного зрения. Роботы должны были взаимодействовать с офисными приложениями, системой управленческого учета и документооборота.

Благодаря роботизации на платформе Robin, при поддержке центра компетенций RPA, сотрудники «Газпромтранса» самостоятельно автоматизируют рутинные задачи, экономя время, а также исключая ошибки, связанные с человеческим фактором.

Так, в финансовом управлении программные роботы проверяют проводки по счетам в «1С» и их соответствие номенклатурам, сообщают по электронной почте о результатах, формируют отчет по прогнозу прибытия вагонов. В коммерческом управлении цифровые ассистенты заводят заявки клиентов в систему управленческого учета: находят заявку в PDF-формате, распознают текст и создают электронную заявку, уведомляют о количестве заявок и ошибках. В отделе кадров и трудовых отношений роботы сравнивают полученные от подразделений табели учета рабочего времени сотрудников с общим табелем из «1С». В отделе организации делопроизводства и архива роботы регистрируют входящие письма, конвертируют файлы, распознают текст, проверяют вложения, создают карточку в системе документооборота, отправляют резолюции адресатам. Кроме того, роботизирован процесс рутинных операций по своевременному формированию, сохранению, преобразованию и рассылки справки-прогноза прибытия порожних вагонов под погрузку на станцию в Сургутском филиале.

Первые восемь роботов высвободили 10 тыс. рабочих часов в год. В дальнейшем компания планирует масштабировать успешный опыт использования программных роботов. 132 сотрудника уже обучились основам RPA, десятки специалистов автономно и самостоятельно создают роботов для дальнейшей роботизации рутинных процессов на своих рабочих местах.

«Генериуму» требовался полный пересмотр концепции закупочных процессов со сквозной роботизацией каждого этапа. Ранее все стадии закупки – от работы с заявкой до создания, согласования и обработки необходимых документов, а также мониторинга оплаты счетов, велись вручную в «1С» силами нескольких менеджеров, которым приходилось ежедневно обрабатывать десятки заявок от различных поставщиков. После согласования сценария модернизации был сделан выбор в пользу RPA-платформы Robin, которой компания уже располагала.

Сценарий автоматизации предусматривал внедрение четырех роботов на всех стадиях процесса. Так, робот-приемщик после получения заявки составляет запрос на коммерческое предложение и отправляет его поставщику. На этом этапе в «1С» производится сверка ранее полученных заявок за определенный период, и робот учитывает эти данные при составлении запросов. На втором этапе идет работа с ответной корреспонденцией. Робот-рассыльщик считывает номер заявки непосредственно в ответном письме, формирует сводную таблицу по заказу на основании ответов поставщиков и направляет ее руководителю департамента логистики и закупок на согласование. На третьем этапе, после подтверждения от руководителя департамента логистики и закупок, подключается робот-заказчик, который оформляет все необходимые документы, а также производит согласование договоров и счетов. На финальной стадии робот-трекер отслеживает поступление товара в «1С» и по факту прихода товара направляет заявку на оплату.

Все этапы внедрения с учетом решения унаследованных технических сложностей заняли два месяца. В процессе модернизации представители Konica Minolta также помогли специалистам «Генериум» мигрировать со старой версии RPA-платформы на новую.