СЭД

АСУТД Росэнергоатома предназначена для управления процессами создания, ведения, хранения и предоставления актуальной технической документации на протяжении всего жизненного цикла объекта. Она автоматизирует процедуры ведения единой классификации технической документацией, обеспечивает гарантированную актуальность электронных копий с возможностью семантического поиска документов. Кроме того, с ее помощью контролируют плановые и фактические сроки проведения согласования документации, ее пересмотра и переиздания, ведут учет хранения подлинников документов и выдачи копий. Все это обеспечивает постоянную актуальность документов и прозрачность их изменения.

Импортозамещенная система предназначена для систематизации и упрощения процессов работы с технической документацией на атомных электростанциях (филиалах Росэнергоатома) по всей стране. Результатом проекта стал полный перенос АСУТД на базе OpenText Documentum на ECM-систему, основанную на решении КСЭД 3.0 из реестра российского программного обеспечения.

В процессе миграции был полностью сохранен накопленный контент и функциональность решения, включая интеграцию с 17 информационными системами. Команда «Крок» перенесла в нее около 5 млн документов, а также созданные в предыдущей версии АСУТД задачи, что в итоге составило порядка 30 Тбайт данных. Кроме того, в рамках проекта были разработаны дополнительные модули для работы с новыми видами технической документации.

В настоящее время в новой АСУТД работает порядка 32 тыс. сотрудников на 14 объектах концерна.

«Газпром трансгаз Чайковский» уже около 20 лет использовал для поддержки бизнес-процессов систему Directum. В 2021 году встал вопрос о полном переходе на импортозамещенное ПО, а для этого необходимо было перенести все процессы из Directum 5 в новую импортонезависимую версию платформы Directum RX.

Команда внедрения использовала шаблонное решение для дочерних обществ «Газпрома». Система совместима с отечественными и свободно распространяемыми платформами, в частности, бизнес-процессы компании сейчас полностью переведены на серверы под управлением ОС АльтЛинукс с СУБД PostgreSQL.

В рамках проекта была организована миграция исторических данных из Directum 5 в Directum RX и синхронизирована информация об организации, подразделениях, должностях, сотрудниках. Были реализованы дополнительные роли пользователей, чтобы быстрее и точнее запускать процессы согласования. Кроме того, потребовалось спроектировать регистрацию и рассмотрение входящих и исходящих писем, вынесение резолюций, работу со служебными записками, контроль исполнения приказов и распоряжений, а также разработать отчет по исполнительской дисциплине.

В планах компании обновление до новой версии Directum RX, в которой шире функциональность – например, можно удобнее выбирать адресатов задач, возвращать документ на доработку инициатору при рассмотрении. Также запланировано повышение отказоустойчивости системы.

Результатом реализованного в Росатоме проекта стала ЕОСДО 2.0 — Единая отраслевая система электронного документооборота в импортонезависимой конфигурации. Технологическим ядром обновленной системы стал продукт «Атом.Контент». Это полностью импортонезависимая платформа управления контентом, созданная российскими разработчиками. Решение включено в реестр отечественного ПО 5 марта 2022 года. Партнером по внедрению выступила компания «Философия.ИТ».

В ходе работ на платформу «Атом.Контент» перенесена существующая функциональность ЕОСДО, включая интеграционные взаимодействия со смежными системами. В этом году запланировано функциональное и нагрузочное тестирование нового решения, а в 2023 году — миграция данных из действующей системы в новую систему на базе СУБД Postgres.

В основу цифровизации процессов Правительства Удмуртской Республики заложен пул решений Directum: информационные системы используются для электронного документооборота государственных органов, оказания государственных и муниципальных услуг и пр. В 2022 году стартовал проект внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario для обработки входящей корреспонденции.

В АГиП УР ежегодно поступает около 46 тыс. писем. На ручную обработку одного входящего документа делопроизводитель затрачивает в среднем 20 минут, далее проект резолюции направляется на рассмотрение Главе республики или Председателю Правительства.

Основной целью проекта было сокращение трудозатрат делопроизводителей на обработку входящей корреспонденции с 20 до 5 минут, что позволит им сконцентрироваться на других задачах. Это достигается за счет подключения интеллектуальных инструментов Directum Ario к нескольким этапам процесса: проверке входящих писем на дубли, заполнению реквизитов и регистрации, формированию шаблона текста проекта резолюции и определению ответственного исполнителя. В результате удалось оптимизировать регламент обработки входящего письма и сократить время обработки входящих документов. После обработки документа с использованием механизмов искусственного интеллекта делопроизводителю остается только верифицировать заполненный шаблон и отправить на рассмотрение руководителю.

По итогам проекта корректность автоматического заполнения реквизитов входящих писем составила 80%, корректность автоматического заполнения шаблона текста содержания проекта поручения – 91%, а корректность автоматического определения исполнителя при формировании проекта резолюции – 67%. В Правительстве УР планируют масштабировать опыт интеллектуальной обработки на другие органы исполнительной власти республики и подведомственные организации.

В 2020 году руководство компании приняло решение перейти с Directum 5 на Directum RX, архитектура которой отвечает современным требованиям для создания отказоустойчивых, высокопроизводительных и безопасных корпоративных систем и соответствует всем критериям импортозамещения. В задачи проекта входила не только миграция данных в новую систему, но и модернизация процессов делопроизводства.

Перед началом работ специалисты «Содружества» прошли обучение по курсу «Разработка Directum RX». Проект стартовал в 2021 году и проходил параллельно с развитием функциональности системы. Команда проекта перенесла в новую систему информацию по контрагентам, подразделениям и другие данные. Результатом стала импортонезависимая система на базе Directum RX с полным набором данных для полноценной работы.

Особенностью проекта стала интеграция с RabbitMQ. Программный брокер сообщений используется для взаимодействия между системами компании. На первом этапе внедрения была настроена синхронизация данных о контрагентах и центрах финансовой ответственности – информация поступает в систему из «1С». Благодаря интеграции сотрудникам не нужно запускать задачи по замещению вручную в двух системах. При создании или изменении записи данные автоматически передаются в Directum RX.

В течение 2022 года компания планирует перевести в систему управление командировками и авансовыми отчетами, HR-процессы, отправку и исполнение заявок на доступ к информационным системам предприятия, а также согласование доверенностей на сотрудников организации.

Планируется, что переход на Directum RX завершится до конца 2023 года.

В рамках цифровой трансформации бизнес-процессов ГУП «ТЭК СПб» инициировал проект по переводу кадрового документооборота предприятия в электронный вид. До недавнего времени именно кадровый документооборот оставался одним из препятствий на пути к максимальному отказу от бумаги в работе организации. Однако осенью 2021 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс, позволившие оформлять и подписывать кадровые документы в электронном виде без обязательства хранить их бумажные копии.

Оцифровка кадровых документов производится с помощью комплексного решения, разработанного компанией «Диджитал Дизайн». Сквозная автоматизация кадровых процессов на базе платформы Docsvision представляет из себя единую систему с удобным интерфейсом, доступную на смартфоне, планшете или компьютере.

Благодаря поэтапному внедрению электронного документооборота у сотрудников кадровой службы ТЭК исчезает необходимость распечатывать большой объем распорядительных документов, включая приказы о приеме на работу, переводе, об отпусках различных видов, уведомления работников, например, об изменении условий трудового договора и т.д. Переход на кадровый документооборот позволит экономить сотни килограммов бумаги в год. Например, только приказов об отпуске сотрудников в 2021 году было распечатано 28,5 тыс., а это свыше 142 кг бумаги.

Эффективнее станут процессы адаптации, оценки персонала и управления его квалификацией. Перевод кадровых процессов в электронный вид значительно сэкономит трудозатраты кадровой службы на работу с документами и позволит обеспечить взаимодействие с сотрудниками, работающими удаленно или в обособленных территориальных подразделениях предприятия, например, на котельных. Работники получат возможность подписывать документы дистанционно, без посещения офиса компании, с применением электронной подписи. ЭДО также позволит автоматизировать формирование запросов в кадровую службу организации, управление отпусками, командировками, подбором и наймом персонала.

Для идентификации сотрудника и обеспечения валидности подписания кадровых документов будет выполнена интеграция системы с порталом «Госуслуги» (ЕСИА), а для обмена кадровыми документами – с программой «1С:ЗУП». Воспользоваться системой смогут все сотрудники предприятия, а единовременно в ней возможно работать до 2 тыс. пользователей.

В рамках проекта, реализованного в «ЭкоНива», специалисты Softline автоматизировали согласование договорных документов, организовали регистрацию входящих и исходящих писем, включая захват писем с выделенного ящика электронной почты. Кроме того, автоматизирован процесс выбора поставщиков по тендерам и согласования сделок, на основе которых в дальнейшем заключаются договоры и дополнительные соглашения. Для реализации задач использовалась интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Главной задачей стала автоматизация согласования договорных документов. Ранее данный процесс осуществлялся по электронной почте. С ростом количества договоров и участников согласования этот инструмент перестал быть эффективным, сотрудники агрохолдинга тратили большое количество времени на процесс утверждения договоров.

Для оптимизации договорных процессов были переработаны карточки договоров и дополнительных соглашений, прописаны новые условия согласования. Также эксперты разработали вычисляемые роли согласования в зависимости от организации, что позволило унифицировать правила для всех юридических лиц агрохолдинга. Модификация справочника «Наши организации» позволила унифицировать согласование, которое строится на ролевой модели.

В настоящий момент более 2600 сотрудников «ЭкоНивы» подключено к решению благодаря проведенной интеграции с Active Directory. В системе хранится более 28 тыс. договоров и дополнительных соглашений, из которых почти 15 тыс. были импортированы как исторические данные.

За девять месяцев работы над проектом в «Биннофарм Групп» было организовано электронное хранилище для финансовых, кадровых, договорных и закупочных документов, настроена бесперебойная работа в новой системе более чем для 1 тыс. сотрудников. Компания перевела бизнес-процессы работы с документами в систему Directum RX и интегрировала ее с корпоративными информационными системами «Контур.Диадок», SAP ERP, «1С:УПП» и «1С:ЗУП».

В планах «Биннофарм Групп» тиражировать Directum RX на производственные площадки компании, совершенствовать и кастомизировать действующие решения, автоматизировать процессы управления служебными командировками, авансовыми отчетами и другими кадровыми документами.

«Петропавловск» организовал единую систему управления бизнес-процессами и документами на платформе Directum RX. В результате цифровизации все сведения о поставщиках компании хранятся в едином досье. Пользователи системы из разных подразделений и предприятий группы могут оценить риски не только в контексте одной сделки, но и увидеть общую картину благонадежности контрагента.

До внедрения Directum RX договорная работа в Группе велась в системе «1С:Документооборот», а согласование — по электронной почте или на бумаге. В используемых системах не было удобных инструментов для контроля контрактования. Срок согласования договора затягивался из-за проверки службой экономической безопасности каждого отдельного документа.

Теперь при занесении поставщика в систему достаточно проверить его один раз, а после периодически обновлять сведения. Данные о контрагенте актуализируются каждые шесть месяцев. Если служба экономической безопасности не обновила сведения о поставщике, то Directum RX блокирует заключение договора.

В результате внедрения Directum RX проверка контрагентов стала занимать один день. При этом снижены риски заключения договоров с недобросовестными поставщиками, досье контрагентов содержит актуальную информацию и хранится в единой базе. Срок согласования договора сократился за счет исключения лишних процедур проверки.

Помимо проверки службой экономической безопасности в ГК «Петропавловск» используют сторонние сервисы. Уведомления об изменении информации о контрагенте из внешней системы заносятся в Directum RX. После распознавания сообщения в досье контрагента автоматически создается запись, и в службу экономической безопасности уходит задача на внеплановую проверку.

Также система автоматически проверяет контрагентов по различным спискам (черный список, аффилированных лиц и др.). Если поставщик обнаруживается в таком списке, согласование направляется по отдельно настроенному маршруту.

Как сообщают в «Газпром инвест», прежней системе не хватало функциональности, гибкости, дружелюбного интерфейса. В рамках исполнения поручений ПАО «Газпром» по импортозамещению программных продуктов новая система электронного документооборота Directum RX была развернута на ОС семейства Linux, с СУБД Postgres Pro. Подрядчиком выступил партнер Directum – компания Innostage.

Проект внедрения Directum RX охватил 12 филиалов по всей стране и 5 тыс. человек, среди них 20 топ-менеджеров компании. Около 3 тыс. пользователей работают в системе одновременно. Они обмениваются служебными записками, управляют входящей и исходящей корреспонденцией; согласуют и утверждают организационно-распорядительную документацию; совместно редактируют проекты документов; используют поиск документов; управляют нормативно-справочной информацией и данными организационно-штатной структуры.

За первые 3 месяца 2022 года в системе Directum RX было создано более миллиона документов и отправлено более 650 тыс. задач.

После внедрения Directum RX в компании увеличилась скорость обработки документов и задач, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников и прозрачность процессов для руководителей. В дальнейшем «Газпром инвест» планирует цифровизировать кадровые бизнес-процессы, а также внедрить интеллектуальные сервисы Directum Ario.