СЭД

По мере роста объемов договорных, финансовых и внутренних документов процессы стали занимать больше времени и усложнять взаимодействие между подразделениями. Заводу керамических изделий потребовалось повысить контроль за сроками и качеством исполнения задач, сократить долю рутинных операций, ускорить документооборот и упростить создание и поиск документов. Дополнительно за счет перехода к электронному формату рассматривалась возможность снизить затраты на печать.

Для того чтобы закрыть возникшие задачи, выбрали цифровую платформу Directum RX. При оценке решения учитывались стоимость, функциональность, опыт вендора и надежность программного продукта.

В рамках внедрения выстраивается единый контур работы с договорными, внутренними и финансовыми документами, включая счета, акты и УПД. В системе организуется финансовый архив, настраивается коннектор к оператору ЭДО «Диадок» и развертывается среда разработки.

Проект находится на начальной стадии. На текущем этапе развернута инфраструктура, выполнены базовые настройки и запущены основные сценарии работы. Уже сейчас в системе работает более 200 сотрудников, достигнута возможность контролировать ход исполнения задач и ускорить обработку документов.

В будущем завод планирует совершенствовать систему под внутренние специфические процессы, поэтапно оптимизируя ее, а также запустить кадровый электронный документооборот.

Ежегодно в Аналитическом центре Москвы формируется порядка 5 тыс. дел с экспертной документацией, каждое из которых содержит 1,5−2 тыс. страниц различного формата. Ранее все эти документы хранились в неструктурированном виде на бумажных носителях, операции по передаче дела в бумажный архив (проверка полноты комплекта, печать, визирование, передача между согласующими) приходилось повторять по мере движения документов несколько раз. Это отнимало много времени у сотрудников и ресурсов у организации, но не избавляло от ошибок в статусах и сроках этапов.

Также учреждение было вынуждено содержать под архив специально оборудованное помещение, нести расходы на бумагу и печать. У экспертов уходило много времени на поиск нужной документации. Кроме того, при выдаче документов по внешним запросам (в том числе со стороны следственных органов и судов) возникали дополнительные логистические затраты.

Учитывая важность аналитических продуктов центра, его руководство и ИТ-службы ведут системную работу по цифровизации и повышению эффективности процессов. Например, по заказам центра разрабатываются и внедряются программные решения с применением искусственного интеллекта, повышающие эффективность рабочих процессов.

Одним из важных этапов цифровой трансформации стало создание электронного архива. Чтобы повысить эффективность работы с экспертной документацией, руководство Аналитического центра приняло решение создать архив на базе системы «1С:Документооборот». Партнером по внедрению стала компания «1С-КПД».

В ходе проекта было автоматизировано 200 рабочих мест. Архитектура решения — централизованная: сервер располагается в головном офисе, а территориально удаленные сотрудники работают через VPN. Выполнена интеграция со смежными решениями: Bitrix24, а также цифровыми платформами для хранения документов, файлов и кадровой структуры Аналитического центра.

В результате организация перешла от бумажного к электронному формату работы с экспертной документацией, включая ее архивное хранение. Создано единое цифровое пространство для работы экспертов. Интеграция со смежными системами обеспечила сквозную обработку документации в течение всего жизненного цикла в реальном времени. Формируется цифровой след каждого документа и экспертного дела, исключен риск потери документов.

В системе реализована удобная логика комплектования архива. Консолидированные файлы автоматически классифицируются по номенклатуре, генерируется файл описи, пакеты передаются на проверку сотрудникам архива. При необходимости пакеты возвращаются на доработку с указанием замечаний и контрольных сроков. После утверждения пакет блокируется и исключается из дальнейших правок. Оптимизация процесса позволила значительно сократить объем рутинных действий сотрудников.

В результате время подготовки, согласования и подтверждения корректности комплекта документов сократилось на 60%. Поиск и предоставление архивных дел ускорились на 80%. Скорость получения управленческой и регламентированной отчетности выросла вдвое. Объем материальных запасов (бумага, картриджи и т.д.) снизился на 98%, операционные и административные расходы сократились на 80%.

Чтобы определить поставщика решения для оптимизации работы с документами, специалисты «Югории» проанализировали девять систем. Выбор остановили на СЭД Directum: она полностью соответствовала функциональным и техническим требованиям. Внедрением занимались специалисты компании «МайТэк». При этом все модификации выполнила внутренняя команда Югории, в которую вошли руководитель проекта, аналитик и разработчик.

В результате проекта в «Югории» трансформировали весь цикл работ по обращениям клиентов: от загрузки запроса в систему до отправки ответа заявителю и формирования отчетов для ЦБ РФ и Всероссийского союза страховщиков. Был цифровизирован весь кадровый документооборот, к нему уже подключили 83% сотрудников. Удалось исключить потерю и порчу документов, сокращены затраты на логистику и хранение.

В ближайших планах страховой компании – запустить электронное оформление командировок и авансовых отчетов. На очереди перевод в цифру согласования договоров, оплаты заявок, закупочной деятельности и внедрение других новинок.

Поводом для смены платформы стали ее технические ограничения. «Теплосеть» столкнулась с невозможностью самостоятельно дорабатывать систему, отсутствием современных инструментов для интеграции с «Контур. Диадок», а также устаревшим интерфейсом. Целью проекта была полная цифровизация процессов работы с договорами. Для этого требовалось организовать единое хранилище для всех договоров, включая исторические архивы, и провести интеграцию с действующими системами.

В ходе проекта «Теплосеть» полностью перенесла данные контрагентов в Directum RX без потери информации. Были настроены и адаптированы под нужды пользователей решения «Делопроизводство», «Договоры» и «Финансовый архив».

Переход на Directum RX позволил решить ключевые операционные задачи. Благодаря новой платформе весь документооборот — входящие и исходящие письма, приказы, распоряжения, договоры и финансовая документация — ведется в едином цифровом пространстве. Документы создаются по готовым шаблонам и согласуются по заранее настроенным маршрутам. Всего в системе работают 265 сотрудников.

«РН-Ванкор» внедрило решение «Цитрос ЮЗ ЭДО» — интеграционное мультисервисное решение для обмена электронными документами, взаимодействия с сервисами ЭДО и госорганами. Система позволяет работать как с формализованными (соответствуют форматам ФНС), так и неформализованными документами — создавать, подписывать, отправлять, получать их. Она поддерживает пользовательские задания, инициируемые через API внешними системами для автоматизации процессов. Кроме того, доступна опция автоматизированного мониторинга статусов — все события попадают в очередь событий, что позволяет вести аудит и своевременно реагировать на изменения.

Решение обеспечивает комплексный подход к работе с контрагентами — от создания единого справочника до настройки взаимодействия в рамках ЭДО. Список всех контрагентов хранится в справочнике, новые участники добавляются вручную или автоматически. Система поддерживает полный цикл обмена приглашениями — без необходимости выхода в сторонние сервисы. Пользователи могут создавать, подписывать и отправлять соглашения об ЭДО, в том числе для роуминговых абонентов (работающих через других операторов). При необходимости предусмотрены функции «разрыва дружбы» или аннулирования соглашения. Использование «Цитрос ЮЗ ЭДО» минимизировало ручной труд специалистов «РН-Ванкор» благодаря автоматизации процессов синхронизации справочника с данными учетных систем и оператора ЭДО, настройки гибких правил маршрутизации, мониторинга статусов приглашений.

С февраля по август 2025 года Самарский университет им. Королева совместно с компанией «СофтСноу» провела проектирование и развертывание решений «Прием на работу» и «Кадровый ЭДО» системы Directum HR Pro. Внедрение системы стало еще одним шагом к цифровой трансформации университета. Изменение подхода к кадровым процессам помогает формировать имидж передовой организации у новых сотрудников. Directum HR Pro выбрали, исходя из базовой функциональности, встроенных инструментов гибкой настройки и возможностей интеграции со сторонним ПО.

Университет планирует расширять возможности и масштаб системы: настроить электронное подписание дополнительных соглашений и других видов документов с текущими сотрудниками. Часть работ по развитию команда вуза реализовывает самостоятельно, с этой целью было проведено обучение на курсах по настройке Directum HR Pro. Техническое сопровождение и основной объем разработки продолжат выполнять специалисты «СофтСноу».

Как отмечает Виктор Ковельский, начальник управления по работе с персоналом Самарского университета им. Королева, первое впечатление нового сотрудника об университете начинается не с лекционной аудитории или научной лаборатории, а с процесса оформления. Долгие согласования бумажных документов, необходимость личного присутствия — все это создавало ненужные барьеры. Теперь оформление на работу будет проходить в специальном приложении на смартфоне и потребует посещения отдела кадров только на финальном этапе для предъявления оригиналов документов и прохождения инструктажей.

Для цифровизации договорных процессов и делопроизводства компания Systeme Electric использует платформу Directum RX со встроенными интеллектуальными сервисами. Команда специалистов Systeme Electric и Avis Expert настроили работу ИИ-сервисов для решения задач по работе с контентом: от распознавания и классификации входящих документов до быстрого поиска данных по всему архиву.

Одним из ключевых направлений применения ИИ в Systeme Electric стал нормоконтроль договоров. Юристам компании часто приходится обрабатывать большой объем документов в условиях цейтнота. Проверку типовых договоров на сумму до 1 млн руб. делегировали ИИ-помощникам: ИИ проводит анализ и принимает решение о валидации договора, уведомляя сотрудника.

Проверка договора с помощью ИИ не требует от юриста никаких дополнительных действий. Уже в момент загрузки документа в Directum RX система анализирует текст, запускает серию заранее настроенных проверок и формирует для специалиста отчет с пометками: «зеленый» — норма, «желтый» — требует внимания, «красный» — критичное нарушение. Если раньше юрист тратил на первичный анализ документа 25- 30 минут, то теперь ИИ делает эту работу за 5-7 минут.

Прямая экономия составила два FTE — эквивалент высвобождения двух штатных юристов от рутины без расширения штата. При этом нормоконтроль одного договора ускорился в шесть раз, повысилась точность и единообразие проверки, исключились риски, связанные с ручной проверкой. Перегруженный работой сотрудник может допустить критичную ошибку, которую не пропустит ИИ.

В компании «Девелопмент-Юг» до внедрения Directum RX действовали десятки разных шаблонов договоров и маршрутов согласований. Это замедляло работу и увеличивало риск ошибок. С переходом на цифровую платформу удалось выстроить единую схему документооборота: выделены 18 видов договоров и 11 типов счетов, настроен динамический подбор согласующих и проверка контрагентов.

На следующем этапе компания внедрила искусственный интеллект. Система автоматически сравнивает версии договоров и выделяет отличия, что снижает вероятность пропуска критичных правок. При работе со счетами ИИ помогает формировать маршруты согласования, назначать ответственных и исключает лишние итерации согласований.

Еще одна задача — соблюдение требований законодательства о проектных декларациях. Если раньше юристы лично следили за сроками обновления, то теперь система сама формирует напоминания, запрашивает данные у ответственных и контролирует выполнение задач.

В системе работают 496 пользователей в 80 юридических лицах. Срок согласования договоров сократился на 20%, счетов — на 12%, повысилась прозрачность процессов.

В компании продолжают цифровую трансформацию: планируется сделать процесс сравнения версий обязательной частью согласования договора, перевести в цифру юридические заявки на подготовку документов, интегрировать систему с сервисами ЭДО и рассмотреть внедрение Directum HR Pro для кадрового документооборота.

СЭД «Ростелекома» — современное, гибко настраиваемое и удобное в эксплуатации отечественное решение, которое позволяет организовать работу с документами в электронном виде. Система создана на базе современной low-code платформы для управления корпоративным контентом и решения смежных задач в различных отраслях бизнеса.

Основные задачи проекта заключались в разработке системы управления документооборотом (включая корреспонденцию, внутреннюю документацию, договорные и организационно-распорядительные документы), интеграции с существующими информационными системами, упрощении обработки документов, а также обеспечении комплексного администрирования. Проект реализован «БФТ-Холдингом» и разработчиком платформы «Авандок» — компанией «Корус Консалтинг».

Переход на новую платформу выполнен бесшовно: все данные (документы, задачи, поручения, отчеты, история принятых решений, справочные материалы и индивидуальные пользовательские настройки) были перенесены в новую платформу без перерыва в рабочем процессе.

Вводу СЭД в промышленную эксплуатацию предшествовали комплексные испытания производительности, которые подтвердили не только соответствие системы всем заявленным требованиям, но и значительный запас прочности. В ходе тестирования при целевой нагрузке, превышающей 30 тыс. параллельных пользовательских сессий в течение 8 часов, система стабильно обработала 450 тыс. различных сценариев и сформировала более 220 тыс. объектов документооборота. Отмечено безупречное выполнение операций экстремальной нагрузки — экспорт 10 тыс. записей, отправка документа 20 тыс. пользователей и изменение 1 тыс. связанных документов. При этом ключевые показатели производительности значительно превзошли нормативы: время отклика интерфейса не превышало 1 секунды при норме в 2 секунды, время входа в систему составило всего 0,6 секунды против требуемых 5 секунд, а 99,4% поисковых операций были выполнены в пределах 2 секунд при стабильной утилизации серверов не более 80%.

Авиакомпания «Тулпар» и управляющая компания «Тулпар Аэро Групп» перевела в электронный вид процессы на платформе Directum RX. В рамках проекта при помощи компании «МайТэк» внедрены модули «Делопроизводство», «Договоры», «ЭДО с контрагентами», а также разработаны специальные модули, виды документов и регламентов с учетом отраслевой специфики. Например, интеграция с маршрутами и типами воздушных судов позволяет «Тулпар» более точно планировать и контролировать выполнение полетов.

Команда внедрения спроектировала автоматический подбор регламентов движения, мониторинга состояния документов и заданий: система сама направляет файлы на согласование ответственным лицам и контролирует сроки. Диаграммы и автоматические отчеты повышают уровень контроля за поручениями и исполнительскую дисциплину.

Мобильное приложение Directum Solo для руководителей компании помогает согласовывать документы и контролировать исполнение поручений даже за пределами офиса.