СЭД

За семь месяцев «Ижавиа» автоматизировала делопроизводство, работу со служебными записками и договорами. Благодаря возможностям low-code разработки специалисты авиакомпании создали собственный модуль автоматического проставления штампов на электронные документы.

Сегодня в системе работают 100 сотрудников «Ижавиа». До внедрения решения часть внутренних документов согласовывалась на бумаге. Теперь система самостоятельно направляет договоры и служебные записки нужным участникам по автоматизированным маршрутам. Раньше согласование могло занимать от семи дней до шести месяцев, после внедрения — в среднем за три дня.

Как отмечает Дмитрий Холмогоров, начальник отдела по договорной работе АО «Ижавиа», процедура согласования договоров стала структурированной. Упорядочилась работа с версиями договоров, видна четкая связь между служебной запиской и договором, к которому она оформлена. Распределение договоров между сотрудниками внутри одной службы автоматизировано, что позволяет экономить рабочее время. Одним из самых важных новшеств стала возможность создания разных видов маршрутов согласования договоров, благодаря чему сотрудники могут самостоятельно влиять на процессы согласования, своевременно внося в них корректировки.

В ближайшее время в «Ижавиа» планируют перейти на работу с шаблонами документов, организовать подписание первичных документов с помощью электронной подписи и отправку контрагенту через ЭДО, добавить проставление штампов с отражением статей затрат и мест возникновения затрат, а также отслеживать договоры от запуска согласования до подписания всей первичной документации по ним.

В «Ашане» перевели в цифру 30 ключевых HR-процессов — от приема на работу до увольнения. Компания полностью отказалась от бумаги для массовых операций. Сотрудники подписывают приказы и знакомятся с локальными нормативными актами через мобильное приложение. Каждый документ имеет историю подписаний, что исключило юридические риски и угрозу штрафов.

Систему развернули одновременно в четырех юридических лицах ретейлера с разными оргструктурами, для бесшовного обмена данными интегрировали Directum HR Pro с SAP HCM, Keycloack и «Контур.Доверенность». Работы на проекте выполнил партнер Directum – компания К2Тех.

До реализации проекта кадровый документооборот был бумажным — с затратами на пересылку и хранение папок, потерянными документами и сорванными сроками подписания. Выбор платформы оказался непростым: система, которая на старте казалась оптимальной, не закрыла всех потребностей ретейлера. После повторного анализа рынка остановились на Directum HR Pro, а «коробочную» версию доработали под специфику компании.

В планах — создание электронного архива для централизованного хранения всей корпоративной документации и оцифровка существующего бумажного архива.

До реализации проекта кадровые процессы в «Инфаприм» были частично автоматизированы, но функциональных возможностей оказалось недостаточно для полноценного безбумажного ведения кадров. График отпусков продолжали собирать в Excel, HR-директор тратил значительное время на его консолидацию и проверку. Прием на работу, оформление дополнительных соглашений, командировки и авансовые отчеты частично оставались на бумаге, что замедляло процессы и создавало риски при передаче документов между регионами.

Компания поставила перед собой задачу в короткий срок цифровизировать ключевые HR-процессы. В качестве платформы выбрали решение Directum HR Pro, а реализацию проекта доверили специалистам «Старков Групп».

В рамках проекта сотрудники компании были подключены к системе, для них выпущены усиленные неквалифицированные электронные подписи. Прием на работу, в том числе удаленный, был переведен в цифру. Организовано планирование отпусков в электронном формате и контроль выплаты отпускных. В системе настроены работы по командировкам, служебным поездкам, авансовым отчетам.

В планах «Инфаприм» — развитие функциональности системы по командировкам и авансовым отчетам. Также компания изучает ИИ-возможности экосистемы Directum.

До внедрения системы работа с документами во всех филиалах АО «Туполев» осложнялась недостаточной прозрачностью маршрутов согласования, отсутствием централизованного контроля исполнения поручения и ознакомления с документами. Сотрудникам было неудобно обрабатывать документы из-за необходимости совершать много дополнительных действий, большого объема бумажных носителей, дублирования информации и риска потери документов. Распределенная структура организации с большим числом участников усложняла совместную работу и снижала управляемость процессов.

При выборе платформы Directum RX ключевыми требованиями были возможность гибкой самостоятельной настройки маршрутов без привлечения разработчиков, а также наличие механизмов автоматизированного ввода документов с извлечением фактов и автозаполнением реквизитов. Компания стремилась минимизировать объем разработки и опираться на возможности no-code.

Бизнес-процессы и интерфейс системы были организованы с учетом практик и опыта внедрения в компаниях отрасли, включая ОАК. Это помогло сразу выстроить решения, соответствующие реальным сценариям работы. Работы на проекте выполнили специалисты компании TANAiS. Команда внедрения учла особенности проекта: формирование единой унифицированной системы маршрутов обработки документов для всех филиалов и департаментов, а также управленческую специфику авиастроительной компании.

В результате построения единой системы документооборота в АО «Туполев» бизнес-процессы компании стали регламентированными, а объем бумажных документов сократился. Удалось обеспечить прозрачность маршрутов согласования, выстроить контроль исполнения поручений и ознакомления с документами. У сотрудников стало меньше рутинной работы, прекратилось дублирование информации, документы перестали теряться. В дальнейшем авиапредприятие планирует расширить возможности Directum RX решением «Договоры». Также рассматривается возможность перехода на кадровый электронный документооборот.

Компания «Прогресс» рассматривала готовые системы для управления рисками, но выбрала самостоятельную разработку на базе платформы Directum RX, которую использует с 2020 года. Среди преимуществ такого решения — привычный пользователям интерфейс, гибкие настройки рабочих процессов, отчетов, виджетов с помощью low-code. Проект был реализован силами внутренней команды ИТ-специалистов. В системе можно работать как с реализовавшимися, так и с потенциальными рисками, включая коммерческие, юридические, организационные, финансовые, производственные, логистические, риски информационной безопасности и др.

С помощью Risk Radar идентифицированы и проработаны свыше 100 паспортов рисков, в том числе комплаенс-риски, по 14 областям законодательного регулирования. Внедрено более 40 новых контрольных процедур. С момента внедрения системы удалось предотвратить потери на сумму свыше 3 млрд руб. Решение уже прошло внешнюю оценку — эксперты Национального рейтингового агентства, присваивая компании кредитный рейтинг, отдельно отметили высокий уровень развития системы управления рисками.

В обозримом будущем планируется перенести отчетность систем аналитики с Microsoft на внутреннюю платформу Directum RX, внедрить встроенные в платформу инструменты искусственного интеллекта для автоматической интегральной оценки рисков, сформировать единую базу знаний о факторах и последствиях рисков.

«Газпром трансгаз Чайковский» 20 лет развивает цифровую инфраструктуру на базе решений Directum, поэтому «Долговременный архив» стал логичным продолжением уже выстроенной архитектуры на знакомой платформе. Внедрение реализовала команда специалистов Directum за четыре месяца. С архивом сегодня работают 30 сотрудников администрации.

В рамках проекта в цифровой вид перевели сценарии архивного делопроизводства: формирование и согласование сдаточных описей, передачу документов на долговременное хранение с обеспечением юридической значимости. Также настроили процессы согласования актов о выделении документов к уничтожению, обработки запросов архивных справок, выписок и копий. Дополнительно реализовали механизмы формирования отчетов и выгрузки архивных документов.

Работы начались с инициации и формирования рабочей группы. Затем команда провела исследование и проектирование: выполнила анализ текущих процессов (GAP-анализ), собрала и согласовала требования, подготовила уточненное техническое задание. На следующем этапе решение настроили и адаптировали под процессы.

Работать в системе пользователей обучили через видеоуроки. На сегодняшний момент «Долговременный архив» на базе Directum RX запущен в промышленную эксплуатацию и передан на сопровождение. В полном объеме электронное хранилище заработает через несколько лет, когда подойдет срок передачи документов в архив.

По данным различных исследований, большинство российских компаний верит в пользу ИИ, но до реального внедрения доходит лишь около трети из них. Во многом это связано с высокой сложностью таких проектов и необходимостью менять процессы и регламенты. На этом фоне интерес бизнеса к ИИ смещается от абстрактных экспериментов к тем областям, где ИИ можно начать использовать в работе сразу после запуска. Один из таких контуров — документооборот.

Где ИИ реально работает в СЭД

ИИ сегодня уже стал частью большинства российских СЭД. Речь не об отдельной умной кнопке, а о полноценном интеллектуальном слое внутри систем. В его основе — языковая модель (LLM), дополненная RAG-подходом: перед тем как сформировать ответ, система подтягивает релевантные фрагменты из корпоративных документов — договоров, переписки, базы знаний — и отвечает уже с опорой на этот контекст. Поверх этого слоя реализованы прикладные сценарии. В отличие от внешних ассистентов, здесь ИИ действует в рамках корпоративных регламентов, поэтому пользователь работает не с абстрактным ответом, а с результатом, включенным в действующий бизнес-процесс.

Самый простой сценарий – подготовка документов. Руководитель или сотрудник формулирует задачу в интерфейсе — например, просит подготовить официальный ответ партнеру, — а система предлагает несколько вариантов текста, которые дальше можно дорабатывать, согласовывать, утверждать. Еще один сценарий — поиск информации. Вместо того, чтобы искать по папкам и фильтрам, сотрудник просто задает вопрос в СЭД, а ИИ помогает найти нужные документы или данные в контексте. Третий сценарий — постановка задач. Руководитель создает запрос в свободной форме, — система оформляет его по рабочему шаблону: уточняет цель, сроки и ожидаемый результат.

Роль-ориентированная аналитика документов: от вычитки к управлению рисками

В СЭД ИИ анализирует документы по-разному в зависимости от роли пользователя и стоящей перед ним задачи. Например, для юристов сразу выделяет ключевые риски: штрафы, сроки, обязательства, условия расторжения. Для финансовых директоров фокус смещается на суммы, графики платежей, возможные штрафы и влияние условий на бюджет и денежные потоки. Для руководителей ИИ собирает общую картину по массиву договоров: где концентрируются риски, какие документы выбиваются по срокам или условиям и где могут возникнуть проблемы.

За этими пользовательскими сценариями ИИ в СЭД стоит сложная внутренняя логика обработки документов. Именно она и дает эффект на масштабе — там, где объемы измеряются тысячами и десятками тысяч документов.

Экономика и масштаб

Практика внедрений показывает, что автоматизация обработки входящей корреспонденции с применением распознавания и интеллектуальной классификации может сократить время работы с одним документом с пяти до двух минут. В процессах с распоряжениями на вывод ИИ может уменьшить время обработки одного документа с 15 до 1,5 минуты. В работе с договорной и закупочной документацией интеллектуальное сравнение версий позволяет сотрудникам экономить до двух часов в день и перераспределять это время на другие задачи.

В одном из проектов при годовом объеме около 50 тыс. документов использование ИИ для первичной вычитки и аналитики дало эффект, сопоставимый с работой двух штатных единиц — без организационных изменений и снижения качества.

При этом система не становится полностью автономной. Например, в пилотах по подготовке ответов на обращения граждан ИИ сократил время подготовки черновика с 15 до 5 минут, однако около 13% ответов потребовали полной переработки, а средняя оценка качества составила 63%. То есть система ускоряет работу, но ответственность за итоговый результат остается у специалиста.

Таким образом, разговор об экономическом эффекте ИИ в документообороте никогда не сводится к сокращению людей. Главное, что получает бизнес, — возможность обрабатывать растущий объем документов без пропорционального увеличения нагрузки на ИТ и бизнес-подразделения. ИИ в СЭД позволяет компании расти по числу договоров, партнеров и операций без потери управляемости и резкого роста издержек.

Ограничения и условия внедрения: где проходят границы ИИ

Важно также зафиксировать границы применения ИИ в документообороте. Не потому, что технология чего-то не умеет, а потому что понимание этих границ делает внедрение устойчивым.

Первое и самое важное — ИИ не принимает решения. Он может помочь подготовить документ, подсветить риски, собрать информацию, ускорить анализ. Но юридические, финансовые и управленческие решения остаются за человеком. В корпоративных процессах это принципиально: ответственность никуда не уходит.

Второй момент — ИИ работает в рамках заданной логики и разработанных сценариев. Эти сценарии фактически описывают, какие параметры и аспекты документа должны анализироваться в каждой роли. Если они заданы слишком широко или отсутствуют вовсе, ИИ будет отвечать общими словами. Поэтому для ИИ в СЭД не так важны формулировки разовых запросов, как качественная настройка сценариев анализа.

ИИ работает с теми же документами и правилами, что и сотрудники. За счет этого он обнажает реальное состояние процессов. Он не способен компенсировать отсутствие структурированных данных, несогласованные процессы или противоречивые регламенты работы с документами. Если процессы выстроены правильно — положительный эффект заметен сразу, если нет – проблемы становятся виднее.

ИИ в СЭД как управленческий инструмент

На практике ИИ в документообороте перестает быть экспериментом ровно в тот момент, когда от него не ждут универсальных решений и отводят ему понятную роль — помощника в уже существующих процессах. Поэтому успешные внедрения ИИ в СЭД выглядят совсем не как технологический прорыв, а как аккуратное усиление управляемости: меньше ручной рутины, быстрее доступ к информации, выше предсказуемость на масштабе. Все остальное — вопрос зрелости процессов и того, насколько компания готова работать с ними осознанно.

Следующий этап — переход от отдельных ИИ-функций к ИИ-агентам, которые не только анализируют документ, но и инициируют цепочку действий: создают задачи, формируют проекты резолюций, запрашивают данные из смежных систем. Такой подход требует еще большей зрелости архитектуры и четкого разграничения ответственности между системой и человеком.

Автор — Полина Дуйкова, директор направления СЭД/ECM «Софтлайн Решения»

Сотрудники крупного транспортного холдинга «АльянсАвтоГрупп» ежедневно работают с большим количеством входящих, исходящих и внутренних документов. Раньше их согласование проходило в бумажном формате, но для ускорения процессов и снижения нагрузки на сотрудников в компании перевели процессы в цифровой вид.

У компании было несколько требований к системе: простая настройка, возможность адаптации без сложного программирования, высокая скорость внедрения и мобильное приложение, чтобы обеспечить сотрудникам доступ к документам и задачам в любое время. Продукты Directum отвечали всем требованиям, поэтому руководство холдинга выбрало их.

Внедрялось сразу несколько решений: «Делопроизводство», «Договоры», «Финансовый архив», «База знаний», мобильные приложения Solo и Jazz. Также команда проекта настроила интеграции с «1С», чтобы автоматизировать финансовые операции, и с «Диадок», чтобы обмениваться юридически значимыми документами с другими организациями. Внедрением занимался квалифицированный партнер компании Directum — MaxSoft.

Внедренные решения помогли повысить эффективность процессов, взаимодействие сотрудников, усилить контроль исполнения задач. Сегодня с платформой Directum RX работают больше 300 сотрудников компании, создано более 140 тыс. документов, а процессы согласования занимают два дня вместо 10.

В дальнейшем «АльянсАвтоГрупп» планирует развивать и масштабировать систему, увеличивать число ее пользователей.

По мере роста объемов договорных, финансовых и внутренних документов процессы стали занимать больше времени и усложнять взаимодействие между подразделениями. Заводу керамических изделий потребовалось повысить контроль за сроками и качеством исполнения задач, сократить долю рутинных операций, ускорить документооборот и упростить создание и поиск документов. Дополнительно за счет перехода к электронному формату рассматривалась возможность снизить затраты на печать.

Для того чтобы закрыть возникшие задачи, выбрали цифровую платформу Directum RX. При оценке решения учитывались стоимость, функциональность, опыт вендора и надежность программного продукта.

В рамках внедрения выстраивается единый контур работы с договорными, внутренними и финансовыми документами, включая счета, акты и УПД. В системе организуется финансовый архив, настраивается коннектор к оператору ЭДО «Диадок» и развертывается среда разработки.

Проект находится на начальной стадии. На текущем этапе развернута инфраструктура, выполнены базовые настройки и запущены основные сценарии работы. Уже сейчас в системе работает более 200 сотрудников, достигнута возможность контролировать ход исполнения задач и ускорить обработку документов.

В будущем завод планирует совершенствовать систему под внутренние специфические процессы, поэтапно оптимизируя ее, а также запустить кадровый электронный документооборот.

Ежегодно в Аналитическом центре Москвы формируется порядка 5 тыс. дел с экспертной документацией, каждое из которых содержит 1,5−2 тыс. страниц различного формата. Ранее все эти документы хранились в неструктурированном виде на бумажных носителях, операции по передаче дела в бумажный архив (проверка полноты комплекта, печать, визирование, передача между согласующими) приходилось повторять по мере движения документов несколько раз. Это отнимало много времени у сотрудников и ресурсов у организации, но не избавляло от ошибок в статусах и сроках этапов.

Также учреждение было вынуждено содержать под архив специально оборудованное помещение, нести расходы на бумагу и печать. У экспертов уходило много времени на поиск нужной документации. Кроме того, при выдаче документов по внешним запросам (в том числе со стороны следственных органов и судов) возникали дополнительные логистические затраты.

Учитывая важность аналитических продуктов центра, его руководство и ИТ-службы ведут системную работу по цифровизации и повышению эффективности процессов. Например, по заказам центра разрабатываются и внедряются программные решения с применением искусственного интеллекта, повышающие эффективность рабочих процессов.

Одним из важных этапов цифровой трансформации стало создание электронного архива. Чтобы повысить эффективность работы с экспертной документацией, руководство Аналитического центра приняло решение создать архив на базе системы «1С:Документооборот». Партнером по внедрению стала компания «1С-КПД».

В ходе проекта было автоматизировано 200 рабочих мест. Архитектура решения — централизованная: сервер располагается в головном офисе, а территориально удаленные сотрудники работают через VPN. Выполнена интеграция со смежными решениями: Bitrix24, а также цифровыми платформами для хранения документов, файлов и кадровой структуры Аналитического центра.

В результате организация перешла от бумажного к электронному формату работы с экспертной документацией, включая ее архивное хранение. Создано единое цифровое пространство для работы экспертов. Интеграция со смежными системами обеспечила сквозную обработку документации в течение всего жизненного цикла в реальном времени. Формируется цифровой след каждого документа и экспертного дела, исключен риск потери документов.

В системе реализована удобная логика комплектования архива. Консолидированные файлы автоматически классифицируются по номенклатуре, генерируется файл описи, пакеты передаются на проверку сотрудникам архива. При необходимости пакеты возвращаются на доработку с указанием замечаний и контрольных сроков. После утверждения пакет блокируется и исключается из дальнейших правок. Оптимизация процесса позволила значительно сократить объем рутинных действий сотрудников.

В результате время подготовки, согласования и подтверждения корректности комплекта документов сократилось на 60%. Поиск и предоставление архивных дел ускорились на 80%. Скорость получения управленческой и регламентированной отчетности выросла вдвое. Объем материальных запасов (бумага, картриджи и т.д.) снизился на 98%, операционные и административные расходы сократились на 80%.