СЭД

Ежегодно сотрудники IDS Borjomi Russia & Belarus согласуют 14 тыс. договоров. ИИ-механизмы значительно ускорили и упростили эту работу. Без участия человека они определяют вид или категорию документов, сканируют текст, выделяют ключевые факты, даты, события и другую важную для компании и работников информацию. Далее сравнивают документы и подсвечивают зоны, где обнаружены расхождения.

Результаты анализа и сравнения представляются в удобной и наглядной форме, чтобы сотрудник быстро увидел, какие фрагменты текста были изменены, добавлены, удалены. Это повышает эффективность и точность верификации, сокращает время на анализ и сравнение документов.

В результате внедрения Directum RX Intelligence в договорную работу IDS Borjomi Russia & Belarus на верификацию одного документа сотрудник тратит до одной минуты – ИИ в разы упростил задачу по сравнению и обработке договоров. Повысилась исполнительская дисциплина. Благодаря автоматическому контролю работники более ответственно относятся к тому, какую версию договора передают на обработку. Руководители, в свою очередь, тратят меньше времени на принятие решений. ИИ подсказывает ответственных, которым следует отправить задачу на рассмотрение или делегировать поручение.

Руководство компании планирует внедрить Directum RX Intelligence в остальные направления, где остается высокий процент рутины. В их числе — построение бухгалтерского ОЦО, кадровое и проектное делопроизводство.

В «РусГидро» входит более 60 подконтрольных организаций: гидроэлектростанции, тепловые электростанции и электросетевые активы, а также энергосбытовые компании и научно-проектные институты. Ранее в каждой компании работали свои учетные службы, применялись разные правила подготовки, обработки и ведения первичной документации. Это мешало эффективному взаимодействию сотрудников в рамках «сквозных» бизнес-процессов, задерживало подготовку отчетности.

Руководство группы решило создать Общий центр обслуживания (ОЦО), который обеспечил бы централизованное ведение регламентированного учета и подготовку финансовой отчетности компаний группы. Для его эффективной работы необходимо было стандартизировать работу с первичными документами, перевести их обработку в электронный вид, организовать обмен юридически значимыми электронными документами с поставщиками и покупателями. Кроме того, планировался переход крупных компаний на налоговый мониторинг, для этого нужно было создать электронный архив документов холдинга. документоДля решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот КОРП», а партнером по проекту стала компания «1С-КПД».

Пилотный проект был реализован в Дальневосточной генерирующей компании, далее система была тиражирована на предприятия в Москве, Нижнем Новгороде, Якутске и т.д. Выполнена интеграция «1С:Документооборота» с единой учетной системой холдинга и оператором ЭДО. Автоматизировано более 8 тыс. рабочих мест.

В результате проекта135 видов первичных финансово-хозяйственных документов компании переведены в электронный вид. Внедрена единая для 10 компаний система для работы с первичными финансово-хозяйственными документами. Реализован специализированный интерфейс сканировщика, который позволяет работать со страницами отсканированных документов и пакетами документов, быстро заполнять необходимые реквизиты и редактировать файлы. Это помогло усилить контроль качества подготовки документации, упростило обработку и согласование документов, ускорило обмен документами как внутри группы, так и с внешними контрагентами.

Все электронные документы хранятся в электронном архиве, что исключает риски потери документов. При необходимости файлы можно найти в системе за считанные секунды. Создание архива помогло холдингу подготовиться к переходу на налоговый мониторинг.

Организован обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами. Для этого реализована бесшовная интеграция «1С:Документооборота» с системой оператора ЭДО. Пользователь работает в одном окне: прием и отправка электронных документов выполняется напрямую в системе, обработка входящих электронных документов запускается автоматически на основании созданной карточки документа, что существенно упрощает работу сотрудников.

Для METRO инвентаризация — регулярное и масштабное мероприятие, компания проводит их по четыре раза в год. При этом оформление и подписание документов затрагивает не только конечный торговый центр, но и бухгалтерию центрального офиса.

В результате внедрения системы управления бизнес-процессами и документами Directum RX удалось сократить расходы на бумагу: весь комплект инвентаризационных документов из четырех форм ИНВ в 1000 страниц удалось полностью перенести в цифровой формат. Ускорился процесс оформления документов: бухгалтерия больше не тратит на подготовку отчетности несколько дней. Сотрудникам достаточно указать все данные, и документ сформируется автоматически в соответствии с типовой формой. Кроме того, уменьшилось время на согласование: на подписание документов уходит от часа до одного дня. Раньше оно могло занимать недели, так как один инвентаризационный документ утверждают от трех до пяти человек. При этом бухгалтер находится в центральном офисе в Москве, а инвентаризационная комиссия — в магазине или на складе. Наконец, хранить документы стало проще: благодаря централизованному хранению документов на поиск запрашиваемой информации у специалиста уходит минимум времени.

Кроме оформления и подписания инвентаризационных документов в электронном виде, компании важно выполнять процесс бесшовно на всех этапах, чтобы сотрудникам не пришлось дублировать информацию в разные системы. Для этого в Directum RX настроена интеграция с Inventory, в которой фиксируются результаты перерасчетов и взаимозачетов по инвентаризации.

Раньше в группе «Эталон» использовали систему Directum 5, которая была глубоко кастомизирована и базировалась на зарубежных платформах. Потребность в импортозамещении подтолкнула компанию к переходу на интеллектуальную ECM -систему из реестра отечественного ПО Directum RX.

Проект выполнен при поддержке Avis Expert. Благодаря работе проектной команды миграцию удалось провести безболезненно для сотрудников компании и нарастить функциональность системы за счет дополнительных модулей. В ходе проекта выстроена интеграция с 10 информационными системами, оптимизированы бизнес-процессы компании.

В результате в Directum RX перевели все процессы делопроизводства и другие, не относящиеся к канцелярии. В электронном виде организована работа с дольщиками, хранение клиентских договоров, актов сдачи и приемки квартир. Запущено согласование документов через мобильное приложение Directum Jazz.

На следующем этапе планируется перенести оставшиеся процессы и необходимые данные в новую систему внедрить финансовый архив и кадровый ЭДО и настроить интеграцию с сервисами обмена.

В 2021 году в Астраханской области приняли решение перейти на систему Directum RX, а также заменить операционную систему на Astra Linux SE 1.7 «Воронеж». Миграция происходила с сохранением регламентов ключевых бизнес-процессов. Подрядчиком проекта выступила компания «Интеллектика Консалтинг».

Перед командой проекта стояла задача упростить и ускорить работу внутреннего документооборота, усовершенствовать взаимодействие государственных органов с гражданами, а также улучшить процесс обмена корреспонденцией через МЭДО.

Чтобы оптимизировать внутренний обмен корреспонденцией, большая часть документов была переведена в цифровой формат. Благодаря объединению этапов ознакомления с документом и его регистрации удалось избавиться от однотипных задач при отправке исходящих и получении входящих документов.

Перевод исполнительных органов государственной власти Астраханской области на Directum RX облегчил работу ключевых пользователей: ускорилась доставка документов корреспондентам, упростилась обработка обращений граждан, упорядочилась работа с корреспонденцией, снизилась трудоемкость выставления задач. Более 100 организаций и ведомств теперь работают в едином цифровом пространстве.

Благодаря мобильному приложению Directum Solo должностные лица могут работать по гибкому графику без привязки к рабочему месту — оперативно подключаться к срочным вопросам и не задерживать срок рассмотрения документов.

На следующем этапе планируется внедрение решений «Совещания», «Долговременный архив» и «Agile-доски», а также настройка механизмов интеллектуальной обработки документов. Систему Directum RX планируется тиражировать на органы местного самоуправления и подведомственные учреждения.

В структуру ФК «Локомотив» входят топовые мужская и женская команды, клубная академия, развитая спортивная инфраструктура, включающая современные арены, футбольные поля, тренировочную базу и другие объекты. Внедрение СДУ «Приоритет» на базе российской платформы Docsvision автоматизировало документооборот в клубе на уровне от исполнителей до руководителей всех направлений: тренерского штаба и медицинского персонала, юридической, финансовой, инженерной служб, подразделений, отвечающих за закупки и безопасность. Ежедневно система обеспечивает стабильную работу 300 пользователей, включая 150 одновременно подключающихся сотрудников и 30 пользователей автоматизированных рабочих мест руководителей для планшетных устройств.

СДУ «Приоритет» была выбрана ФК «Локомотив» как решение, наиболее соответствующее ожиданиям компании к удобству, качеству и надежности сопровождения бизнес-процессов. Кроме того, решение включено в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных, что явилось одним из ключевых факторов выбора. Важным условием при реализации проекта была необходимость сохранения и миграции данных из прошлой системы. В общей сложности было перенесено около 6 тыс. входящих, 5 тыс. исходящих и более 20 тыс. внутренних документов.

В результате проекта удалось создать единое электронное документационное пространство. Реализованы различные рабочие места в зависимости от функционала сотрудников: веб-приложение, десктоп-клиент и мобильные рабочие места для планшетных устройств. Внедрены решения по работе с внутренними, внешними и исходящими документами. Созданы маршруты документов и поручений, позволяющие в каждой точке обозначить статус документа. Организовано сканирование документов с автоматическим прикреплением к регистрационной карточке. Предусмотрено использование электронной подписи и усиленной квалифицированной электронной подписи в соответствии с федеральными требованиями.

Ассоциации европейского бизнеса требовалось автоматизировать работу с бумажными и электронными документами, используя облачное решение. Было важно обеспечить эффективное электронное взаимодействие по управлению внешним и внутренним документооборотом, а также по согласованию договоров.

За четыре месяца команда TANAiS проанализировала и спроектировала процессы, адаптировала систему Directum RX под бизнес-логику организации, организовала опытно-промышленную эксплуатацию и провела обучение рабочей группы. Особенностями проекта стали двуязычные документы и миграция большого объема данных.

После внедрения системы задачи, на проработку которых ранее требовалось несколько часов, решаются буквально в несколько кликов. Кроме того, из-за частых командировок руководителей ранее процесс согласования договоров занимал очень много времени. С помощью мобильного решения Directum Solo подписание и согласование происходит быстро, независимо от местонахождения сотрудников.

БКО использует Directum уже 15 лет. С ее помощью переведены в электронный вид ключевые бизнес-процессы по работе с документами. Однако объем входящей документации к 2021 году вырос до 6,5 тысяч в месяц, и это направление работы потребовалось дополнительно оптимизировать. Чтобы облегчить занесение информации, поступающей от контрагентов, руководство компании решило разгрузить сотрудников и внедрить автоматическое распознавание.

На предприятие документы поступают несколькими способами: в электронном виде через сервис обмена «Диадок», в бумажном виде по почте или доставкой, а также электронная корреспонденция приходит через email, сайт Госуслуг и другие источники. В зависимости от способа поступления документов сервисы Directum по-разному их обрабатывают.

Всего с помощью интеллектуальных сервисов Directum классифицируется 24 вида документов. Распознавание реквизитов настроено для восьми из них: товарной накладной, УПД, счета-фактуры, акта выполненных работ и др. ИИ-сервисы извлекают значимые реквизиты: номер, дату, наименование организации и пр. Карточки первичных документов заполняются извлеченными фактами, после чего сотрудники проверяют результат работы искусственного интеллекта.

Специалисты БКО самостоятельно обучают интеллектуальные сервисы работать с новыми видами документов. Делопроизводители используют приложение для визуальной разметки AVIA — отмечают на документах значимые факты, а сотрудники отдела информационных технологий проводят само обучение искусственного интеллекта. Пул распознаваемых документов все время пополняется. Так, недавно ИИ-сервисы научились определять постановления службы судебных приставов.

В результате реализации проекта в 3 раза сократилось время на обработку первичной документации, точность классификации документов составляет от 60 до 100%. Кроме того, ускорилась подготовка отчетности для государственных органов и внутренних контролеров. Благодаря интеллектуальным сервисам Directum организован контроль над возвратом подписанной контрагентами финансово-первичной документации. Гарантируется правильность оформления такой документации, появился оперативный доступ к документам для всех заинтересованных работников.

В дальнейших планах БКО — охват процессов по отправке и получению документов от контрагентов по электронной почте, расширение списка классифицируемых видов документов и распознаваемых реквизитов.

Раньше сотрудники ТФОМС СО вели документооборот в классической СЭД, но постепенно система перестала устраивать пользователей: ей не хватало функциональности и гибкости. Внедрение Directum RX помогло оптимизировать делопроизводство, работу с государственными контрактами, организацию совещаний, управление задачами, которое теперь ведется с помощью Agile-досок Directum.

Чтобы обеспечить нужный уровень импортонезависимости программного обеспечения, система развернута на Astra Linux Common Edition 2.12.29 и СУБД PostgreSQL 12.9. Работы по внедрению выполняли специалисты «Старков Групп».

В результате проекта в цифровой вид переведено 85 видов документов, время согласования исходящей документации сократилось в 1,5 раза. Нагрузка на регистраторов изменилась — за счет автоматизации процесса регистрации уменьшилось количество рутинных операций, что позволило ввести дополнительные операции по обработке документов, например, тотальный нормоконтроль. Проведен реинжиниринг многих процессов — они исследуются, обнаруживаются и устраняются «узкие» места, логика выстраивается в соответствии с системой менеджмента качества, внедренной в организации.

В дальнейшем в ТФОМС СО планируют настроить интеграцию системы с сервисами ЭДО, расширить использование модулей «Совещания», «Проекты», увеличить число пользователей мобильного приложения Directum Solo, подключить службу потокового ввода документов Directum Capture Service.

Как заявляют в «Ашан Ритейл Россия», проект стал первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. В рамках следующего этапа компания перейдет на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизирует выдачу доверенностей.

В рамках проекта было важно корректно реализовать в системе регламенты согласования договоров, а также соблюсти все требования. Созданное в соответствии с ними решение содержит в себе инструменты low-code, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков. Система охватывает все регионы присутствия торговой сети, в ней работают сотрудники как центрального офиса, так и всех магазинов и складских помещений торговой сети.

В ходе проекта специалисты RockITSoft структурировали систему жизненного цикла договорных документов и наладили оценку рисков контрагентов, разработали более 100 вариантов договорных документов, настроили более 30 различных критериев матрицы согласований, организовали автоматическую рассылку уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса. Теперь вся работа — от создания договорного документа, его внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив — идет в электронном виде.

В результате реализации проекта более 10 тыс. участников договорных отношений работают быстрее и эффективнее. Сотрудники могут наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов. Увеличилась скорость обмена информацией, повысилась прозрачность процессов внутри компании.