СЭД

Чтобы определить поставщика решения для оптимизации работы с документами, специалисты «Югории» проанализировали девять систем. Выбор остановили на СЭД Directum: она полностью соответствовала функциональным и техническим требованиям. Внедрением занимались специалисты компании «МайТэк». При этом все модификации выполнила внутренняя команда Югории, в которую вошли руководитель проекта, аналитик и разработчик.

В результате проекта в «Югории» трансформировали весь цикл работ по обращениям клиентов: от загрузки запроса в систему до отправки ответа заявителю и формирования отчетов для ЦБ РФ и Всероссийского союза страховщиков. Был цифровизирован весь кадровый документооборот, к нему уже подключили 83% сотрудников. Удалось исключить потерю и порчу документов, сокращены затраты на логистику и хранение.

В ближайших планах страховой компании – запустить электронное оформление командировок и авансовых отчетов. На очереди перевод в цифру согласования договоров, оплаты заявок, закупочной деятельности и внедрение других новинок.

Поводом для смены платформы стали ее технические ограничения. «Теплосеть» столкнулась с невозможностью самостоятельно дорабатывать систему, отсутствием современных инструментов для интеграции с «Контур. Диадок», а также устаревшим интерфейсом. Целью проекта была полная цифровизация процессов работы с договорами. Для этого требовалось организовать единое хранилище для всех договоров, включая исторические архивы, и провести интеграцию с действующими системами.

В ходе проекта «Теплосеть» полностью перенесла данные контрагентов в Directum RX без потери информации. Были настроены и адаптированы под нужды пользователей решения «Делопроизводство», «Договоры» и «Финансовый архив».

Переход на Directum RX позволил решить ключевые операционные задачи. Благодаря новой платформе весь документооборот — входящие и исходящие письма, приказы, распоряжения, договоры и финансовая документация — ведется в едином цифровом пространстве. Документы создаются по готовым шаблонам и согласуются по заранее настроенным маршрутам. Всего в системе работают 265 сотрудников.

«РН-Ванкор» внедрило решение «Цитрос ЮЗ ЭДО» — интеграционное мультисервисное решение для обмена электронными документами, взаимодействия с сервисами ЭДО и госорганами. Система позволяет работать как с формализованными (соответствуют форматам ФНС), так и неформализованными документами — создавать, подписывать, отправлять, получать их. Она поддерживает пользовательские задания, инициируемые через API внешними системами для автоматизации процессов. Кроме того, доступна опция автоматизированного мониторинга статусов — все события попадают в очередь событий, что позволяет вести аудит и своевременно реагировать на изменения.

Решение обеспечивает комплексный подход к работе с контрагентами — от создания единого справочника до настройки взаимодействия в рамках ЭДО. Список всех контрагентов хранится в справочнике, новые участники добавляются вручную или автоматически. Система поддерживает полный цикл обмена приглашениями — без необходимости выхода в сторонние сервисы. Пользователи могут создавать, подписывать и отправлять соглашения об ЭДО, в том числе для роуминговых абонентов (работающих через других операторов). При необходимости предусмотрены функции «разрыва дружбы» или аннулирования соглашения. Использование «Цитрос ЮЗ ЭДО» минимизировало ручной труд специалистов «РН-Ванкор» благодаря автоматизации процессов синхронизации справочника с данными учетных систем и оператора ЭДО, настройки гибких правил маршрутизации, мониторинга статусов приглашений.

С февраля по август 2025 года Самарский университет им. Королева совместно с компанией «СофтСноу» провела проектирование и развертывание решений «Прием на работу» и «Кадровый ЭДО» системы Directum HR Pro. Внедрение системы стало еще одним шагом к цифровой трансформации университета. Изменение подхода к кадровым процессам помогает формировать имидж передовой организации у новых сотрудников. Directum HR Pro выбрали, исходя из базовой функциональности, встроенных инструментов гибкой настройки и возможностей интеграции со сторонним ПО.

Университет планирует расширять возможности и масштаб системы: настроить электронное подписание дополнительных соглашений и других видов документов с текущими сотрудниками. Часть работ по развитию команда вуза реализовывает самостоятельно, с этой целью было проведено обучение на курсах по настройке Directum HR Pro. Техническое сопровождение и основной объем разработки продолжат выполнять специалисты «СофтСноу».

Как отмечает Виктор Ковельский, начальник управления по работе с персоналом Самарского университета им. Королева, первое впечатление нового сотрудника об университете начинается не с лекционной аудитории или научной лаборатории, а с процесса оформления. Долгие согласования бумажных документов, необходимость личного присутствия — все это создавало ненужные барьеры. Теперь оформление на работу будет проходить в специальном приложении на смартфоне и потребует посещения отдела кадров только на финальном этапе для предъявления оригиналов документов и прохождения инструктажей.

Для цифровизации договорных процессов и делопроизводства компания Systeme Electric использует платформу Directum RX со встроенными интеллектуальными сервисами. Команда специалистов Systeme Electric и Avis Expert настроили работу ИИ-сервисов для решения задач по работе с контентом: от распознавания и классификации входящих документов до быстрого поиска данных по всему архиву.

Одним из ключевых направлений применения ИИ в Systeme Electric стал нормоконтроль договоров. Юристам компании часто приходится обрабатывать большой объем документов в условиях цейтнота. Проверку типовых договоров на сумму до 1 млн руб. делегировали ИИ-помощникам: ИИ проводит анализ и принимает решение о валидации договора, уведомляя сотрудника.

Проверка договора с помощью ИИ не требует от юриста никаких дополнительных действий. Уже в момент загрузки документа в Directum RX система анализирует текст, запускает серию заранее настроенных проверок и формирует для специалиста отчет с пометками: «зеленый» — норма, «желтый» — требует внимания, «красный» — критичное нарушение. Если раньше юрист тратил на первичный анализ документа 25- 30 минут, то теперь ИИ делает эту работу за 5-7 минут.

Прямая экономия составила два FTE — эквивалент высвобождения двух штатных юристов от рутины без расширения штата. При этом нормоконтроль одного договора ускорился в шесть раз, повысилась точность и единообразие проверки, исключились риски, связанные с ручной проверкой. Перегруженный работой сотрудник может допустить критичную ошибку, которую не пропустит ИИ.

В компании «Девелопмент-Юг» до внедрения Directum RX действовали десятки разных шаблонов договоров и маршрутов согласований. Это замедляло работу и увеличивало риск ошибок. С переходом на цифровую платформу удалось выстроить единую схему документооборота: выделены 18 видов договоров и 11 типов счетов, настроен динамический подбор согласующих и проверка контрагентов.

На следующем этапе компания внедрила искусственный интеллект. Система автоматически сравнивает версии договоров и выделяет отличия, что снижает вероятность пропуска критичных правок. При работе со счетами ИИ помогает формировать маршруты согласования, назначать ответственных и исключает лишние итерации согласований.

Еще одна задача — соблюдение требований законодательства о проектных декларациях. Если раньше юристы лично следили за сроками обновления, то теперь система сама формирует напоминания, запрашивает данные у ответственных и контролирует выполнение задач.

В системе работают 496 пользователей в 80 юридических лицах. Срок согласования договоров сократился на 20%, счетов — на 12%, повысилась прозрачность процессов.

В компании продолжают цифровую трансформацию: планируется сделать процесс сравнения версий обязательной частью согласования договора, перевести в цифру юридические заявки на подготовку документов, интегрировать систему с сервисами ЭДО и рассмотреть внедрение Directum HR Pro для кадрового документооборота.

СЭД «Ростелекома» — современное, гибко настраиваемое и удобное в эксплуатации отечественное решение, которое позволяет организовать работу с документами в электронном виде. Система создана на базе современной low-code платформы для управления корпоративным контентом и решения смежных задач в различных отраслях бизнеса.

Основные задачи проекта заключались в разработке системы управления документооборотом (включая корреспонденцию, внутреннюю документацию, договорные и организационно-распорядительные документы), интеграции с существующими информационными системами, упрощении обработки документов, а также обеспечении комплексного администрирования. Проект реализован «БФТ-Холдингом» и разработчиком платформы «Авандок» — компанией «Корус Консалтинг».

Переход на новую платформу выполнен бесшовно: все данные (документы, задачи, поручения, отчеты, история принятых решений, справочные материалы и индивидуальные пользовательские настройки) были перенесены в новую платформу без перерыва в рабочем процессе.

Вводу СЭД в промышленную эксплуатацию предшествовали комплексные испытания производительности, которые подтвердили не только соответствие системы всем заявленным требованиям, но и значительный запас прочности. В ходе тестирования при целевой нагрузке, превышающей 30 тыс. параллельных пользовательских сессий в течение 8 часов, система стабильно обработала 450 тыс. различных сценариев и сформировала более 220 тыс. объектов документооборота. Отмечено безупречное выполнение операций экстремальной нагрузки — экспорт 10 тыс. записей, отправка документа 20 тыс. пользователей и изменение 1 тыс. связанных документов. При этом ключевые показатели производительности значительно превзошли нормативы: время отклика интерфейса не превышало 1 секунды при норме в 2 секунды, время входа в систему составило всего 0,6 секунды против требуемых 5 секунд, а 99,4% поисковых операций были выполнены в пределах 2 секунд при стабильной утилизации серверов не более 80%.

Авиакомпания «Тулпар» и управляющая компания «Тулпар Аэро Групп» перевела в электронный вид процессы на платформе Directum RX. В рамках проекта при помощи компании «МайТэк» внедрены модули «Делопроизводство», «Договоры», «ЭДО с контрагентами», а также разработаны специальные модули, виды документов и регламентов с учетом отраслевой специфики. Например, интеграция с маршрутами и типами воздушных судов позволяет «Тулпар» более точно планировать и контролировать выполнение полетов.

Команда внедрения спроектировала автоматический подбор регламентов движения, мониторинга состояния документов и заданий: система сама направляет файлы на согласование ответственным лицам и контролирует сроки. Диаграммы и автоматические отчеты повышают уровень контроля за поручениями и исполнительскую дисциплину.

Мобильное приложение Directum Solo для руководителей компании помогает согласовывать документы и контролировать исполнение поручений даже за пределами офиса.

Для строительных проектов агропромышленному холдингу «Сибагро» требовалось в минимальные сроки настроить формализованный и надежный способ ведения документации. Компания выбрала Directum RX благодаря возможности быстрого внедрения за счет no-code настройки. Решающими факторами также стали интеграция с другими системами, удаленный доступ через мобильное приложение.

Изначально планировалось завершить установку и настройку за неделю. Но компании потребовалось вручную переносить документы в новую систему, потому что раньше они хранились в веб-приложении. В результате работы по настройке продлились 2 недели. За это время команда создала в системе организационную структуру компании, занесла информацию о сотрудниках; настроила модули, нужные виды документов, журналы регистрации; организовала обмен с контрагентами через интеграцию с Контур.Диадок; внедрила приложение Directum Jazz, чтобы сотрудники могли работать с документами и заданиями вне офиса.

Также команда адаптировала модуль «Совещания» под бизнес-процессы «Сибагро». Вместо шаблона для выдачи поручений была разработана отдельная вкладка «Поставленные задачи» и новый отчет «Печатная форма протокола».

Чтобы сотрудники могли быстро адаптироваться к новой системе, для них организовали обучение и провели консультации по использованию мобильного приложения Directum Jazz. Весь проект внедрения занял 2 месяца.

В будущем «Сибагро» готовится провести интеграцию с системой «1C», чтобы загружать из нее в Directum RX информацию об оплате, и с системой управления проектами, чтобы синхронизировать бизнес-процессы. Будет оптимизирована работа с документацией по строительству: хранение листов, комплектов, визирование, простановка штампов.

Система Directum RX заменила в «Кузбассразрезугле» 10 используемых ранее СЭД. На сегодняшний день в ней работают 582 пользователя: от рядовых сотрудников до первых руководителей. Внедрение системы помогло сократить согласование документов в 2 раза и спланировать работы по 81 проекту.

Ранее сотрудники использовали целый комплекс разнородных продуктов. Требовалось постоянное переключение между программами, были трудности в согласовании и риски ошибок. Существовали и технологические сложности, в том числе невозможность миграции на отечественные платформы Astra Linux и PostgreSQL.

Специалистам компании удалось вписать новую систему в существующую инфраструктуру самостоятельно, что позволило исключить траты на внешнего подрядчика.

С самого начала работ команда использовала рекурсивный подход: внедрение вели с помощью самой системы. В решении «Проекты» создали типовой пакет проектной документации, а задачи поддержки и разработки фиксировали с помощью Agile-досок. Теперь с помощью Directum Projects контролируются проекты по управлению изменениями, а также строительные и инфраструктурные проекты.

Сотрудники получили единую среду для электронного взаимодействия, руководители подразделений — доступ к детализированной аналитике, а директора — возможности контроля ключевых показателей группы компаний.

С помощью Directum RX удалось оптимизировать документооборот, ускорить регистрацию, согласование и подписание документов, в том числе договорных и закупочных. Повысилась прозрачность и скорость коммуникации между подразделениями, а также снижено количество ошибок. Реализован цифровой учет электронных доверенностей для должностных лиц компаний.

В планах компании — разработка специализированного решения «Судебные споры». Оно будет предназначено для цифровизации процессов, связанных с управлением судебными разбирательствами, претензиями и исками.