Digital Design

«Черногорская горнорудная компания» внедряет систему документационного управления «Приоритет» на платформе Docsvision, разработанную «Диджитал Дизайн». В ходе проекта в цифровой вид будет переведен весь комплекс работ сотрудников с внутренними и внешними документами, включая их подготовку, согласование и учет. Автоматизация также охватит процессы постановки и контроля исполнения поручений. Пользователи смогут применять усиленную квалифицированную электронную подпись с целью обеспечения юридической значимости электронных документов. Для оперативности принятия решений руководителями будет предусмотрена возможность работы с планшетных устройств.

Сейчас документооборот в горнорудной компании организован с применением нескольких информационных систем. Внедрение СДУ «Приоритет» позволит перевести все процессы в единое цифровое пространство. Руководителям будет проще контролировать поручения. Сократится время и трудозатраты сотрудников на выполнение операций с документами, поиск и обработку информации.

Завершение проекта запланировано на лето 2024 года.

В структуру ФК «Локомотив» входят топовые мужская и женская команды, клубная академия, развитая спортивная инфраструктура, включающая современные арены, футбольные поля, тренировочную базу и другие объекты. Внедрение СДУ «Приоритет» на базе российской платформы Docsvision автоматизировало документооборот в клубе на уровне от исполнителей до руководителей всех направлений: тренерского штаба и медицинского персонала, юридической, финансовой, инженерной служб, подразделений, отвечающих за закупки и безопасность. Ежедневно система обеспечивает стабильную работу 300 пользователей, включая 150 одновременно подключающихся сотрудников и 30 пользователей автоматизированных рабочих мест руководителей для планшетных устройств.

СДУ «Приоритет» была выбрана ФК «Локомотив» как решение, наиболее соответствующее ожиданиям компании к удобству, качеству и надежности сопровождения бизнес-процессов. Кроме того, решение включено в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных, что явилось одним из ключевых факторов выбора. Важным условием при реализации проекта была необходимость сохранения и миграции данных из прошлой системы. В общей сложности было перенесено около 6 тыс. входящих, 5 тыс. исходящих и более 20 тыс. внутренних документов.

В результате проекта удалось создать единое электронное документационное пространство. Реализованы различные рабочие места в зависимости от функционала сотрудников: веб-приложение, десктоп-клиент и мобильные рабочие места для планшетных устройств. Внедрены решения по работе с внутренними, внешними и исходящими документами. Созданы маршруты документов и поручений, позволяющие в каждой точке обозначить статус документа. Организовано сканирование документов с автоматическим прикреплением к регистрационной карточке. Предусмотрено использование электронной подписи и усиленной квалифицированной электронной подписи в соответствии с федеральными требованиями.

«Экспобанк» завершил проект по установке и адаптации информационной системы коллегиальных органов «Ареопад» (ИСКО «Ареопад»). Система для автоматизации совещаний – собственная разработка «Диджитал Дизайн». Результатом внедрения решения стала автоматизация процесса проведения заседаний сотрудников, которые взаимодействуют в одном информационном поле.

В числе преимущества внедренного решения отмечается возможность проведения заседаний по очной и заочной форме с подключением пользователей в удаленном режиме, информационная безопасность за счет применения алгоритмов криптографии, возможность подключения к системе с использованием мобильного приложения и со стационарного компьютера через браузер. Кроме того, реализована интеграция с другими информационными системами организации, включая MS Active Directory, Microsoft Exchange и Jira. Функционал решения автоматизирует и облегчает работу всех вовлеченных сотрудников: секретарей, членов и председателей коллегиальных органов, администраторов, аудиторов. Система позволяет формировать календарь совещаний, создавать и редактировать вопросы, материалы и протоколы, делать рассылку уведомлений, просматривать документы заседаний и оставлять комментарии к вопросам в чате участникам и секретарям, подключаться и работать в мобильном приложении в офлайн-режиме, проводить голосование, настраивать права доступа, а также выполнять множество других функций в зависимости от роли пользователя.

В рамках цифровой трансформации бизнес-процессов ГУП «ТЭК СПб» инициировал проект по переводу кадрового документооборота предприятия в электронный вид. До недавнего времени именно кадровый документооборот оставался одним из препятствий на пути к максимальному отказу от бумаги в работе организации. Однако осенью 2021 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс, позволившие оформлять и подписывать кадровые документы в электронном виде без обязательства хранить их бумажные копии.

Оцифровка кадровых документов производится с помощью комплексного решения, разработанного компанией «Диджитал Дизайн». Сквозная автоматизация кадровых процессов на базе платформы Docsvision представляет из себя единую систему с удобным интерфейсом, доступную на смартфоне, планшете или компьютере.

Благодаря поэтапному внедрению электронного документооборота у сотрудников кадровой службы ТЭК исчезает необходимость распечатывать большой объем распорядительных документов, включая приказы о приеме на работу, переводе, об отпусках различных видов, уведомления работников, например, об изменении условий трудового договора и т.д. Переход на кадровый документооборот позволит экономить сотни килограммов бумаги в год. Например, только приказов об отпуске сотрудников в 2021 году было распечатано 28,5 тыс., а это свыше 142 кг бумаги.

Эффективнее станут процессы адаптации, оценки персонала и управления его квалификацией. Перевод кадровых процессов в электронный вид значительно сэкономит трудозатраты кадровой службы на работу с документами и позволит обеспечить взаимодействие с сотрудниками, работающими удаленно или в обособленных территориальных подразделениях предприятия, например, на котельных. Работники получат возможность подписывать документы дистанционно, без посещения офиса компании, с применением электронной подписи. ЭДО также позволит автоматизировать формирование запросов в кадровую службу организации, управление отпусками, командировками, подбором и наймом персонала.

Для идентификации сотрудника и обеспечения валидности подписания кадровых документов будет выполнена интеграция системы с порталом «Госуслуги» (ЕСИА), а для обмена кадровыми документами – с программой «1С:ЗУП». Воспользоваться системой смогут все сотрудники предприятия, а единовременно в ней возможно работать до 2 тыс. пользователей.

До внедрения системы электронного документооборота пересылка бумажных документов между филиалами и центральным офисом занимала много времени, а количество документов могло достигать нескольких тысяч в месяц. Поэтому первоочередной задачей внедрения СЭД было снижение объема бумажных документов и, как следствие, ускорение обмена документами между офисами.

Другой важный момент, который удалось решить с внедрением СЭД, – упорядочивание всех поступающих документов.

Процесс перехода на безбумажный документооборот компания запустила еще в 2012 году, внедрив СЭД на базе Docsvision 4.5, в которой помимо регистрации входящих, исходящих и внутренних документов были автоматизированы служебные записки, согласование договоров и соглашений. Отдельный большой блок документов энергокомпании – это обращения от граждан-потребителей электроэнергии и организаций.

Компании «Диджитал Дизайн», которая вела этот проект, удалось сократить время на делопроизводство, исключить потерю документов, повысить контроль за процессом согласования и исполнения, сократить расходы на пересылку бумажных документов.

Но внедрением системы проект по снижению объема бумажных документов не ограничился, далее последовало внесение изменений во внутренние бизнес-процессы, продолжаются работы по модернизации и развитию системы. На сегодняшний день в компании завершился проект по обновлению платформы, с целью ускорения работы системы, и все сотрудники работают в последней версии Docsvision 5.4.

По словам директора по информационным технологиям «РКС-энерго» Евгения Викторова, следующим крупным этапом развития системы электронного документооборота будет организация юридически значимого обмена неформализованными электронными документами путем интеграции СЭД Docsvision c операторами ЭДО. Таким образом, компания сможет обмениваться любыми неформализованными внешними и внутренними документами с поставщиками, партнерами, клиентами, удаленными подразделениями, не выходя из системы Docsvision, с применением квалифицированной электронной цифровой подписи.

Главная цель нового проекта – повышение производительности системы. С момента внедрения СЭД на базе Docsvision объем документов увеличился, а интенсивная работа с большими файлами усложняла и замедляла работу пользователей. В результате перехода на новую версию платформы значительно увеличилась скорость работы системы. Также путем разделения базы данных на оперативную и архивную удалось упростить задачи администрирования: была увеличена скорость выполнения резервной копии и развертывания системы из нее, снижены затраты на хранение резервных копий за счет уменьшения их размера.

Большой объем в общем количестве документов компании занимает сметная документация, которая является важной составной частью перечня документов, обосновывающих целесообразность реализации проекта и его экономическую эффективность. При работе с документами вручную повышается риск ошибок, потери документов и затягивания процесса согласования.

Основной задачей внедрения нового модуля было упрощение процесса проверки суммы общей сметы на соответствие фактическому значению калькуляции и документам, в которых рассчитана себестоимость отдельных работ. Автоматические расчеты позволяют решать эту задачу за несколько секунд, в то время как ранее специалистам сметного управления требовалось на это несколько дней.

Переход на новую СЭД в компании «Стройгазконсалтинг» был вызван изменениями внутренних бизнес-процессов, в частности, в связи с новой системой мотивации персонала возникла необходимость автоматизировать контроль исполнительской дисциплины. Модернизировать устаревшую систему так, чтобы она могла соответствовать всем возникающим потребностям компании, оказалось невозможно.

Концепция СЭД на базе актуальной версии платформы Docsvision 5.4, предложенная специалистами «Диджитал Дизайн», исходила из основных целей компании – повышение операционной эффективности, сокращение времени согласования документов, объема бумажных носителей, усиление контроля и повышение уровня исполнительской дисциплины.

Кроме того, система должна быть интуитивно понятна всем сотрудникам, даже тем, которые никогда не пользовались СЭД. Архитектура системы должна позволить в дальнейшем развивать решение, масштабировать его и иметь возможность тиражирования.

Компания «Стройгазконсалтинг» специализируется на строительстве и инжиниринге, особенность документооборота в этой сфере заключается в тесной привязке документопотока к производственным работам, к срокам исполнения, также — это работа с большим объемом различных типов документов. Поэтому внедрение СЭД необходимо было произвести с минимальным вмешательством в текущую производственную деятельность и в сжатые сроки. Чтобы успешно справиться с задачей, команде специалистов пришлось отказаться от привычного метода выполнения проекта – поэтапного, который включает внедрение системы, настройку, тестирование и только затем запуск в опытно-промышленную эксплуатацию.

Для работы над проектом были применены принципы agile-методологии – сначала была оперативно запущена система с функциональностью, затрагивающую только основные бизнес-процессы. Пользователи, получившие доступ к системе на этапе опытно-промышленной эксплуатации, внесли свои предложения и комментарии, тем самым помогли в короткие сроки устранить замечания и довести программу до эксплуатационной готовности.

В рамках первой очереди специалисты «Диджитал Дизайн» внедрили несколько модулей, в частности, были автоматизированы процессы: «Управление совещаниями», «Распорядительные документы», «Служебные записки», «Контроль исполнения поручений», «Архив», «Входящие документы», «Исходящие документы».

По словам представителя «Стройгазконсалтинг», на ближайшее время запланированы работы по расширению организационного охвата СЭД и тиражированию системы на другие юридические лица, выполняющие субподрядные и иные работы на объектах строительства ООО «Стройгазконсалтинг». Для легкого масштабирования системы, а также для большего удобства пользователей в рамках второй очереди проекта был внедрен веб-клиент системы.

Информационная система обеспечивает требуемый уровень безопасности и надежности эксплуатации гидротехнических сооружений и основного оборудования за счет увеличения точности расчета возможных водно-энергетических режимов работы ГЭС и каскадов ГЭС на всех горизонтах планирования. Кроме того, она позволит увеличить выработку электроэнергии, повысить эффективность использования водных ресурсов на объектах.

Краткосрочное планирование в системе управления водно-энергетическими режимами реализовано на основании обработки архивов данных телеметрии уровней воды ГЭС с использованием алгоритмов машинного обучения (нейронных сетей), а в модуле сбора и хранения данных хранятся данные по притоку воды с начала ХХ века.

В ПАО «РусГидро» введена в промышленную эксплуатацию информационная система «Модуль сводного планирования». Проект стартовал еще в 2012 году и начался с автоматизации базового процесса планирования производственных программ. За это время система была существенно модернизирована. Разработкой и внедрением системы занималась компания «Диджитал Дизайн».

Система позволяет параллельно формировать долгосрочные и среднесрочные производственные программы, создавать и корректировать проект годовой программы закупок. Кроме того, «Модуль сводного планирования» предусматривает подготовку отчетов для Министерства энергетики и других надзорных органов в соответствии с законодательными требованиями и позволяет дорабатывать формы отчета в случае изменения требований.

В целом МСП обеспечивает прозрачность всех изменений, позволяет проводить плановые и внеплановые уточнения, информировать пользователей о ключевых событиях в системе и оперативно реагировать на изменения. Система автоматизирует обмен данными (проектами, контрагентами, договорами, проектами лотов, мероприятиями) с другими информационными системами «РусГидро».

Структура «РусГидро» насчитывает более 100 подконтрольных обществ и 19 филиалов, распределенных по всей территории России. МСП внедрен во всех филиалах компании и некоторых дочерних и зависимых обществах.

В 2015 году в рамках проекта по развитию СЭД в Росстандарте была внедрена система документационного управления «Приоритет», разработанная специалистами «Диджитал Дизайн» на отечественной платформе Docsvision. В ходе нового проекта планируется расширение функциональных характеристик системы в части архивного делопроизводства, модуля автоматического информирования по документационному обеспечению, дополнительных уведомлений сервиса рассылки почтовых уведомлений. Кроме того, согласно договору, будет произведена поставка дополнительных лицензий на решение «Административное делопроизводство» для Docsvision и обновление модуля «Мобильное рабочее место руководителя».

Всего пользователями системы станут 125 сотрудников Росстандарта, а мобильное решение установлено на планшетах 12 руководителей агентства.