Переход на новую СЭД в компании «Стройгазконсалтинг» был вызван изменениями внутренних бизнес-процессов, в частности, в связи с новой системой мотивации персонала возникла необходимость автоматизировать контроль исполнительской дисциплины. Модернизировать устаревшую систему так, чтобы она могла соответствовать всем возникающим потребностям компании, оказалось невозможно.
Концепция СЭД на базе актуальной версии платформы Docsvision 5.4, предложенная специалистами «Диджитал Дизайн», исходила из основных целей компании – повышение операционной эффективности, сокращение времени согласования документов, объема бумажных носителей, усиление контроля и повышение уровня исполнительской дисциплины.
Кроме того, система должна быть интуитивно понятна всем сотрудникам, даже тем, которые никогда не пользовались СЭД. Архитектура системы должна позволить в дальнейшем развивать решение, масштабировать его и иметь возможность тиражирования.
Компания «Стройгазконсалтинг» специализируется на строительстве и инжиниринге, особенность документооборота в этой сфере заключается в тесной привязке документопотока к производственным работам, к срокам исполнения, также — это работа с большим объемом различных типов документов. Поэтому внедрение СЭД необходимо было произвести с минимальным вмешательством в текущую производственную деятельность и в сжатые сроки. Чтобы успешно справиться с задачей, команде специалистов пришлось отказаться от привычного метода выполнения проекта – поэтапного, который включает внедрение системы, настройку, тестирование и только затем запуск в опытно-промышленную эксплуатацию.
Для работы над проектом были применены принципы agile-методологии – сначала была оперативно запущена система с функциональностью, затрагивающую только основные бизнес-процессы. Пользователи, получившие доступ к системе на этапе опытно-промышленной эксплуатации, внесли свои предложения и комментарии, тем самым помогли в короткие сроки устранить замечания и довести программу до эксплуатационной готовности.
В рамках первой очереди специалисты «Диджитал Дизайн» внедрили несколько модулей, в частности, были автоматизированы процессы: «Управление совещаниями», «Распорядительные документы», «Служебные записки», «Контроль исполнения поручений», «Архив», «Входящие документы», «Исходящие документы».
По словам представителя «Стройгазконсалтинг», на ближайшее время запланированы работы по расширению организационного охвата СЭД и тиражированию системы на другие юридические лица, выполняющие субподрядные и иные работы на объектах строительства ООО «Стройгазконсалтинг». Для легкого масштабирования системы, а также для большего удобства пользователей в рамках второй очереди проекта был внедрен веб-клиент системы.
