ECM

Работа по согласованию и оформлению доверенностей занимала в «Т Плюс» значительное время — особенно на уровне филиалов и компаний второго контура. Для ускорения процесса было решено его автоматизировать с помощью ECM-системы Directum, которая работает в холдинге уже более четырех лет.

ИТ-специалисты компании смоделировали процесс, объединяющий создание и согласование заявления на получение доверенности, подписание и нотариальное заверение документов и выдачу доверенности инициатору. Теперь вся информация о видах и типах доверенностей, доверителях, поверенных и других участниках процесса хранится в Directum. Команда проекта разработала более 50 макетов документов — при создании доверенности данные из ее регистрационной карточки автоматически вставляются в текст и остаются доступными для редактирования. Для удобства все доверительные документы группы хранятся в едином электронном реестре.

При отправке доверенности на согласование система сама определяет этапы процесса в зависимости от типа документа. Сначала согласуется заявление на выдачу, затем – проект самой доверенности. Утвержденный вариант передается на подписание и постановку печати, отправляется нотариусу и после заверения выдается поверенному.

В результате автоматизации сократилась трудоемкость и повысилась прозрачность процесса. Работа по подготовке доверенностей в «Т Плюс» ведется полностью в электронном виде — в месяц оформляется порядка 500 доверенностей. В будущем «Т Плюс» планирует разработать аналитические инструменты для своевременной оценки просроченных заданий по согласованию и оформлению документов, а также настроить процесс отзыва доверенностей.

Компании «Россети» было необходимо снизить затраты на создание и передачу документов, а также повысить скорость их перемещения как внутри оператора, так и с 15 дочерними компаниями.

По результатам открытого конкурса была выбрана компания «АйДи — Технологии управления». Перед исполнителем стояла задача создать единое масштабируемое хранилище данных и документации. Для оптимизации затрат на поддержание ИТ-инфраструктуры и для упрощения процесса масштабирования ECM-решения на все дочерние компании энергетического оператора, «АйДи — Технологии управления» предложил внедрить ECM-систему собственной разработки на базе свободного ПО.

В ПАО «Россети» внедрено решение «СЭДО» на базе свободной платформы Documino, разработанное «АйДи — Технологии управления». В рамках проекта было создано масштабируемое хранилище документов — репозиторий — специально под потребности крупных, географически распределенных компаний: архитектура «СЭДО» адаптирована к неограниченному приросту данных, а также к появлению новых пользователей.

При создании ИТ-системы специалисты интегратора учитывали специфику и стандарты российского законодательства в области документооборота.

Кроме того, благодаря настройке интеграционных сервисов и кроссплатформенных ссылочных механизмов, система бесшовно взаимодействует с любыми внешними источниками информации и может выполнять роль хранилища внутрикорпоративных данных. Например, ECM-решение интегрируется с учетными системами «Россетей» с возможностью однократного ввода информации. В итоге процессы управления всеми корпоративными данными стали полностью прозрачными для сотрудников и топ-менеджмента энергетического оператора.

На сегодняшний день система запущена в промышленную эксплуатацию и поддерживает размещение всех электронных версий документов компании «Россети», а также позволяет управлять любыми типами внутрикорпоративного контента.

«ОМК» хранит, накапливает и использует значительные массивы технической документации, к которой необходим быстрый доступ специалистам различных подразделений. Однако бумажные оригиналы хранились не централизованно, что осложняло оперативный подбор нужных документов для профильных сотрудников. Кроме того, в результате обследования, проведенного с целью оптимизации процессов управления документами, было выявлено, что порядок хранения документов в компании не систематизирован.

Для обеспечения централизованного хранения технических документов в электронном виде, эффективного поиска и оперативного, регламентированного доступа к ним было принято решение развернуть систему электронного архива технической документации. Электронный архив создан на отечественной ECM-платформе «ЭЛАР Контекст».

Первым этапом проекта стало внедрение базовой конфигурации электронного архива на Выксунском металлургическом заводе и наполнение его востребованными документами. Синхронизированы справочники сотрудников и подразделений, хранящиеся в SAP HR. Помимо SAP произведена интеграция с системой электронного документооборота WSS Docs в части миграции справочников и поиска хранящихся в электронном архиве документов из интерфейса СЭД. ЭА уже позволяет систематизировано хранить разнородные документы, представленные в нескольких версиях и объединенные сложными логическими связями. В системе реализованы функции версионности, быстрый поиск и удобный просмотр документов. Внедрена рубрикация для поиска документов по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые были перенесены из системы SAP TOPO и MDM.

Непосредственно на производственных площадках специалисты получают оперативный доступ к документации в электронном виде.

Как рассказала начальник Управления делами «ОМК» Татьяна Филимонова. скорость доступа специалистов к техническим документам увеличилась на 99% — с 8 рабочих часов до 5 минут. Кроме того, за счет высвобождения площадей, снижения расходов на аренду, покупку бумаги и картриджей, экономии на обслуживании техники, существенно сократились финансовые издержки на содержание бумажного архива.

В настоящее время функциональность электронного архива дополняется, и идут работы над его расширением.

Одним из важнейших условий успешной работы Объединенного центра обслуживания является оперативное взаимодействие между ОЦО, филиалами «МегаФона» и его дочерними компаниями. Огромный объем документов должен был передаваться в электронном виде в ОЦО для его последующей обработки в учетных системах, а затем, в обратном направлении — из ОЦО в филиалы и дочерние компании для их печати и подписания, в том числе средствами электронно-цифровой подписи.

Из-за территориальной распределенности подразделений «МегаФона» без высокопроизводительной системы электронного документооборота с широкой функциональностью этот процесс занимал бы длительное время и приводил бы к частичной потере данных. Поэтому еще при создании ОЦО был инициирован проект по внедрению технологического инструмента, который бы позволил оперативно получать и обрабатывать документы, а также централизованно хранить их. Выбор был сделан в пользу платформы OpenText, которая уже использовалась оператором связи и зарекомендовала себя с положительной стороны как с точки зрения существующей функциональности, так и наличием расширенных возможностей для интеграции с другими информационными системами, в частности, с учетной системой SAP ERP.

Партнером проекта была выбрана компания «Корус Консалтинг». В ходе проекта специалисты компании автоматизировали на платформе SAP Extended ECM by ОpenText обработку более 500 видов документов, которые используются в «МегаФоне».

Решением уже пользуется 800 сотрудников ОЦО оператора связи.

Как подчеркивает Любовь Стрелкина, директор ОЦО ПАО «МегаФон», новая СЭД, в которой обрабатывается 45 тыс. документов ежедневно, позволила не только автоматизировать рутинные операции, увеличить прозрачность и контроль бизнес-процессов, четко распределить зоны ответственности участников процесса, но и стала дополнительным шагом к созданию уникального многофункционального безбумажного сервисного центра мирового класса с фокусом на оказание сервиса высокого уровня качества.

Компания имеет долгосрочные планы по развитию системы электронного документооборота, частью которой является система согласования договоров. До ее внедрения нормативный срок согласования договоров составлял от трех до семи рабочих дней в зависимости от типа документа. Появление системы, реализованной при помощи компании «Сабрис», позволило обрабатывать запросы по согласованию в рамках трех рабочих дней для любого вида договора.

Встроенная в решение отчетность позволяет контролировать количество задач с просроченным сроком обработки, а также службы и отдельных сотрудников, нарушающих сроки согласования. Благодаря автоматизации процессов отслеживается и контролируется каждый этап согласования и повышается персональная ответственность сотрудников. Также внедрение системы позволило снизить управленческие риски и гарантировать прохождение всеми договорами и спецификациями утвержденных регламентами процедур утверждения.

На данный момент с корпоративной системой документооборота работают более 1 тыс. сотрудников, несколько сотен из них постоянно используют решение для согласования договоров.

В дальнейших планах «Силовых машин» — увеличение количества рабочих мест пользователей, а также тиражирование системы на заводы в Калуге и Таганроге, а также внедрение организационно-распорядительного документооборота.