«ОМК» хранит, накапливает и использует значительные массивы технической документации, к которой необходим быстрый доступ специалистам различных подразделений. Однако бумажные оригиналы хранились не централизованно, что осложняло оперативный подбор нужных документов для профильных сотрудников. Кроме того, в результате обследования, проведенного с целью оптимизации процессов управления документами, было выявлено, что порядок хранения документов в компании не систематизирован.
Для обеспечения централизованного хранения технических документов в электронном виде, эффективного поиска и оперативного, регламентированного доступа к ним было принято решение развернуть систему электронного архива технической документации. Электронный архив создан на отечественной ECM-платформе «ЭЛАР Контекст».
Первым этапом проекта стало внедрение базовой конфигурации электронного архива на Выксунском металлургическом заводе и наполнение его востребованными документами. Синхронизированы справочники сотрудников и подразделений, хранящиеся в SAP HR. Помимо SAP произведена интеграция с системой электронного документооборота WSS Docs в части миграции справочников и поиска хранящихся в электронном архиве документов из интерфейса СЭД. ЭА уже позволяет систематизировано хранить разнородные документы, представленные в нескольких версиях и объединенные сложными логическими связями. В системе реализованы функции версионности, быстрый поиск и удобный просмотр документов. Внедрена рубрикация для поиска документов по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые были перенесены из системы SAP TOPO и MDM.
Непосредственно на производственных площадках специалисты получают оперативный доступ к документации в электронном виде.
Как рассказала начальник Управления делами «ОМК» Татьяна Филимонова. скорость доступа специалистов к техническим документам увеличилась на 99% — с 8 рабочих часов до 5 минут. Кроме того, за счет высвобождения площадей, снижения расходов на аренду, покупку бумаги и картриджей, экономии на обслуживании техники, существенно сократились финансовые издержки на содержание бумажного архива.
В настоящее время функциональность электронного архива дополняется, и идут работы над его расширением.
