Работа по согласованию и оформлению доверенностей занимала в «Т Плюс» значительное время — особенно на уровне филиалов и компаний второго контура. Для ускорения процесса было решено его автоматизировать с помощью ECM-системы Directum, которая работает в холдинге уже более четырех лет.
ИТ-специалисты компании смоделировали процесс, объединяющий создание и согласование заявления на получение доверенности, подписание и нотариальное заверение документов и выдачу доверенности инициатору. Теперь вся информация о видах и типах доверенностей, доверителях, поверенных и других участниках процесса хранится в Directum. Команда проекта разработала более 50 макетов документов — при создании доверенности данные из ее регистрационной карточки автоматически вставляются в текст и остаются доступными для редактирования. Для удобства все доверительные документы группы хранятся в едином электронном реестре.
При отправке доверенности на согласование система сама определяет этапы процесса в зависимости от типа документа. Сначала согласуется заявление на выдачу, затем – проект самой доверенности. Утвержденный вариант передается на подписание и постановку печати, отправляется нотариусу и после заверения выдается поверенному.
В результате автоматизации сократилась трудоемкость и повысилась прозрачность процесса. Работа по подготовке доверенностей в «Т Плюс» ведется полностью в электронном виде — в месяц оформляется порядка 500 доверенностей. В будущем «Т Плюс» планирует разработать аналитические инструменты для своевременной оценки просроченных заданий по согласованию и оформлению документов, а также настроить процесс отзыва доверенностей.
