Российская фармацевтическая компания «Бинергия» занимается разработкой, регистрацией, производством и выводом на рынок лекарственных препаратов. Основным направлением деятельности компании является регистрация и производство препаратов-анестетиков для стоматологии, общехирургической анестезии, а также противотуберкулезных средств – более 20 лекарственных препаратов.
При производстве лекарств необходимо оперативно контролировать качество сырья и готовых препаратов на всех этапах технологического цикла, начиная с входного контроля сырья, и до контроля качества готовой продукции при выпуске. Помимо этого, важно контролировать качество и сроки годности сырья, материалов и готовых лекарственных препаратов, хранящихся на складах. Требуется оперативно планировать работу производства, рационально управлять загрузкой технологических линий, своевременно закупать необходимое сырье.
Ранее на предприятии был автоматизирован только регламентированный учет. Данные по производству, продажам, складу и закупкам заносили в разрозненные электронные таблицы и дублировали на бумаге. Деятельность отделов не была синхронизирована, вносить данные в систему учета бухгалтерам иногда приходилось руками. Такие данные могли расходиться. Отдел снабжения не мог оперативно получить информацию о текущих запасах и ориентировался в работе на данные предыдущих периодов, из-за этого потребность в сырье и материалах не всегда рассчитывалась верно. Достаточно сложно было оценить загрузку производства.
Возникали трудности и с согласованием: в случае отсутствия руководителя на рабочем месте процесс согласования и подписания документов стопорился. Контроль сроков годности и сертификатов отнимал у сотрудников склада много времени. Руководители не могли оперативно получить управленческие данные для анализа, в результате чего не всегда опирались в своих решениях на актуальную информацию.
Кроме того, в связи с новыми требованиями законодательства, у предприятия появилась новая задача – в момент проведения любых операций с лекарственными препаратами отправлять уведомления в информационную систему мониторинга движения лекарственных препаратов (ФГИС МДЛП).
Компании стала необходима информационная система, которая позволила бы объединить работу всех подразделений, организовать своевременные закупки сырья, наладить контроль запасов лекарственных препаратов на складе с учетом сроков годности, улучшить планирование работы производства, исключить простои производства из-за нехватки материалов. Требовалось обеспечить точный расчет себестоимости продукции, усилить контроль за дебиторской задолженностью, ускорить обработку и выполнение заказов. Также система должна была легко интегрироваться с ФГИС МДЛП.
Для решения поставленных задач была выбрана система 1С:ERP и решение «1С:Библиотека интеграции с МДЛП». Партнером по внедрению стала компания WiseAdvice. Новая система развернута на 60 рабочих местах, в ней работают руководители компании, менеджеры отдела продаж и отдела закупок, а также сотрудники производства и склада.
Интеграция 1С:ERP с ФГИС МДЛП позволила прямо в рабочей базе запрашивать и получать индивидуальные коды маркировки на упаковки лекарственных средств. Сотрудникам производства не приходится дважды вводить документы в разные системы, что исключает вероятность ошибок. Подключение сканера позволило считывать коды на упаковках и автоматически формировать сопровождающие документы, что исключает их утерю «внутри» компании.
В ФГИС МДЛП необходимо отправлять уведомления обо всех процессах движения лекарственных препаратов – при производстве, перемещении, реализации, уничтожении и пр. Для работы со всеми уведомлениями используется удобное рабочее место, где отображаются все уведомления, находящиеся в работе. Сотрудники отслеживают, какие уведомления следует оформить, какие отработать, заполнив необходимые данные, и по каким уведомлениям ожидается ответ от ФГИС МДЛП. Исключены пропуски в уведомлениях, а значит и штрафы.
Менеджеры по продажам в режиме реального времени получают полную и достоверную информацию о наличии запасов. Налажен оперативный контроль за сроками годности лекарственных препаратов. Препараты с критическими показателями оперативно вводятся в оборот, с ними разрабатываются акции, в результате объемы запасов удалось снизить.
Обработка полученных заказов ускорилась более чем вдвое. Сотрудники отдела продаж, склада и производства теперь работают в одной системе. Это дает возможность менеджерам по продажам быстро резервировать подходящий товар на складе или оформлять заказы «одним кликом».
Создана общая база договоров и контрагентов с едиными финансовыми справочниками. Упрощена совместная работа по изменению договоров, стандартизировано их формирование и согласование. Время согласования договоров и подготовки аналитических отчетов по договорам значительно сократилось.
Данные о деятельности всех подразделений консолидируются в одной системе. Для формирования отчетности и получения необходимой аналитики не нужно сверять данные по телефону и использовать электронные таблицы. В итоге получение управленческой отчетности ускорилось не менее, чем на 40%, а подготовка регламентированной отчетности – более чем в два раза.
Автоматизирован контроль сроков оплаты по договорам и анализ структуры дебиторской задолженности по различным критериям. Механизм «стоп-листов» помогает менеджменту принимать оперативные решения для защиты финансовых интересов компании. В результаты величина дебиторской задолженности снижена на 10%.
