Вестник цифровой трансформации

НГУЭУ автоматизировал хранение и архивирование документов
НГУЭУ автоматизировал хранение и архивирование документов




18:22 23.05.2024  |  1922 просмотров



Новосибирский госуниверситет экономики и управления (НГУЭУ) реализовал весь процесс делопроизводства от создания документа, его согласования и подписания до архивации в электронном виде и без бумаги с помощью Directum RX.

Главной целью проекта, реализованного НГУЭУ, было организовать в электронном виде весь жизненный цикл документа — от создания до передачи в архив. До цифровизации большинство документов вуза подписывалось вручную и хранилось в бумаге. Согласование между отделами, а также поиск нужных сведений в архиве требовали много времени.

В результате внедрения Directum RX Новосибирский госуниверситет повысил эффективность обработки, хранения и передачи документов на согласование по формализованным регламентам, ускорил принятие решений и подготовку ответов по внутренним вопросам вуза, минимизировал потери документов, усилил контроль исполнительской дисциплины, снизил нагрузку на делопроизводителей и архивистов.

На сегодняшний день в системе Directum RX работают более 1,1 тыс. сотрудников, обрабатывается порядка 3,5 тыс. задач в день, а исполнительская дисциплина составляет 93%.

Реализация проекта занял три месяца и проходила в два основных этапа: автоматизация делопроизводства и создание долговременного электронного архива. Сначала в вузе организовали единую информационную среду работы с документами, оцифровали обработку обращений через электронную приемную, создание и запуск на согласование служебных записок, оптимизировали регламентированные процессы.

На следующем этапе приступили к внедрению модуля «Долговременный архив». Итогом стали перевод в цифру и оптимизация процессов передачи документов на длительное хранение, поиска и управления архивными данными.

Если раньше, чтобы воспользоваться бумагами из архива, нужно было сначала прийти в подразделение, оформить пропуск и затратить время на поиск и копирование информации, то сейчас процедура упростилась до нескольких кликов в корпоративной системе. Пользователь отправляет запрос в систему и в течение установленного регламентом времени ожидает от архивиста затребованные документы или мотивированный отказ. Система фиксирует все действия с оригиналами: например, была подготовлена архивная справка или копия, предоставлен доступ конкретному пользователю и т.д.

Благодаря внедрению экосистемы Directum RX университету удалось выстроить структурированные процессы работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до передачи на длительное хранение и уничтожение.

Теги: Автоматизация предприятий СЭД Directum

На ту же тему: