В «БАТ Россия» работают около 2,5 тыс. сотрудников. Компании требовалось оптимизировать работу разных департаментов, внедрить кросс-функциональную систему, которая бы затрагивала все подразделения организации. В числе прочего, было необходимо автоматизировать работу с первичными бухгалтерскими документами, оптимизировать процесс согласования договоров, в том числе внедрить процесс контроля тендерных решений, обеспечить архивное хранение электронных и бумажных документов.
Платформа, ранее использовавшаяся для решения части этих задач, была снята с поддержки, многие функции устарели и не обновлялись.
К новой СЭД предъявлялось несколько ключевых требований: решение должно работать как web-приложение, без необходимости установки на компьютеры сотрудников, возможность доработки и улучшения процессов, наличие мобильного приложения. Особое внимание было уделено функции автоматизации архива: только договоров в архив компании поступает порядка 70 тыс. в год.
В результате выбор был остановлен на системе «Тезис». Решение позволяет упорядочить потоки документов внутри организации в едином информационном пространстве, управлять всем жизненным циклом документа в организации, включая регистрацию, обработку, хранение, исполнение и поиск.
В связи с пандемией проект реализуется полностью удаленно. Ключевые пользователи проходят обучение по работе с системой, тестируют ее функциональные возможности. После опытной эксплуатации проводится обучение остальных пользователей.
В результате проекта в «БАТ Россия» автоматизирована и оптимизирована работа с документами, в системе работают около 2 тыс. пользователей, которые проводят в месяц 10 тыс. документов. В модуле по работе с архивом предусмотрены фильтры и возможность массовой выгрузки, по которой можно быстро получить сканы нужных документов. В системе указано, как найти бумажные оригиналы, которые собираются в специальных хранилищах из подразделений заказчика по всей стране.