Курчатовский институт внедрил «1С»

Ранее «Курчатовский институт» использовал для управления финансами и закупками не связанные между собой информационные системы. Большой объем данных приходилось вводить вручную, что приводило к ошибкам в документах и отчетах. Не было инструментов для точного планирования бюджетов и контроля остатков по подразделениям. Заявки на закупку не были унифицированы. Документы согласовывались и подписывались на бумаге, было сложно контролировать исполнение задач, согласования затягивались. Отсутствовала возможность автоматической выгрузки данных в Единую информационную систему в сфере закупок (ЕИС).

Учреждению стала необходимая новая информационная система, которая позволила бы улучшить планирование расходов подразделений, ускорить согласование заявок на закупку, организовать электронное подписание закупочных документов, обеспечить оперативный контроль исполнения бюджетов и планов в реальном времени. Кроме того, нужно было обеспечить быстрое формирование структурированных извещений для выгрузки в ЕИС.

Для решения поставленных задач был выбран комплекс решений «1С»: «1С:Документооборот государственного учреждения», «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», «Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Партнером по внедрению стала компания «1С:Первый Бит».

Новая система развернута на 2,3 тыс. рабочих мест. Накопленные за 15 лет в старой программе документы перенесены в «1С:Документооборот государственного учреждения». Выполнена интеграция с «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», а также с внешним отраслевым решением для сбора сведений о кассовом исполнении бюджета и с ЕИС.

В результате реализации проекта централизовано хранение и обработка информации о закупках, бюджетах и расходах, исключено дублирование данных, количество ошибок и расхождений снизилось на 70%. Организовано оперативное планирование закупок подразделений с учетом различных параметров, включая текущие остатки по плану и лимитам бюджетов. Инициаторы теперь точно оценивают потребности и формируют обоснованные заявки. При этом заявки стандартизированы, характеристики требуемой продукции заполняются в структурированной форме. Подготовка запросов ускорилась, риски перерасхода бюджета снижены.

Согласование документов переведено в электронный вид с использованием простой и усиленной электронной подписи. Для ускорения рассмотрения заявок реализован механизм формирования проекта резолюции замещающими руководителей сотрудниками. Расширены формы контроля исполнения поручений. Теперь около 95% задач по документам исполняются в срок, а заявки на закупку согласовываются на 50% быстрее, что ускоряет поставки необходимых подразделениям товаров.

В системе в любой момент времени можно получить отчеты по закупкам для контроля объема и стадий исполнения заявок, а также соблюдения бюджетных лимитов. Это помогает руководству оптимизировать затраты и более рационально управлять финансами и закупочной деятельностью.

Система документооборота контролирует статусы обработки закупочных документов. На основании согласованных заявок на закупку система автоматически формирует финансовые документы, после чего запрещает редактирование закупочных документов и передает данные в бухгалтерский контур. Это исключает расхождения в данных регламентированного и управленческого учета.