«КМК-Строй Югра» оптимизировала контроль исполнения поручений | Вестник цифровой трансформации

Строительная компания «КМК-Строй Югра» внедрила СЭД Directum Lite. Это позволило навести порядок в документах и до 95% повысить исполнительскую дисциплину.

Система электронного документооборота Directum Lite объединила документы и процессы четырех юридических лиц, принадлежащих «КМК-Строй Югра». К СЭД изначально подключились 25 пользователей, постепенно их количество выросло до 50, появились два администратора системы.

В первую очередь в компании автоматизировали самые проблемные этапы: в несколько раз ускорили согласование документов, уменьшили нагрузку на делопроизводителей, с помощью сервиса ЭДО упорядочили и ускорили договорную работу с контрагентами.

Благодаря цифровизации закупок ТМЦ в компании избавились от путаницы в счетах. Теперь каждый финансовый документ привязывается к определенному проекту. В папке проекта можно увидеть все связанные с ним договоры, счета, закрывающие документы, сертификаты и паспорта. На поиск необходимой информации уходит не более минуты. Процесс закупки виден всем участникам и ответственным — от заявки на приобретение и проверки наличия товара на складе до оплаты и получения закрывающих документов.

Сейчас в строительной компании используют модули «Договоры», «Делопроизводство», «Проекты», «Финансовый архив», «Интеграция с Диадок», а также мобильные приложения для сотрудников и руководителей.

В числе последних в «КМК-Строй Югра» подключили модуль «Совещания», благодаря чему по итогам встреч в компании формируются протоколы с принятыми решениями. Данные об исполнителях и сроках автоматически переносятся из протокола в поручения, а статус их исполнения прозрачно отслеживается в системе. До недавнего времени этот процесс был неконтролируемым, и исполнительская дисциплина не поднималась выше 60%. Сейчас этот показатель вырос до 95%.

Еще один успех цифровизации — 70 % документов подписываются электронно. В компании удалось избавиться от лишних расходов на бумагу, от рисков, связанных с несвоевременным подписанием и согласованием документов. В цифровой вид переведена вся проектная деятельность, включая пока обязательные бумажные документы, которые после согласования и подписания оцифровываются.