В компании работают более 600 сотрудников, при этом территориальные подразделения находятся в 10 разных городах России. С применением электронной почты и других средств связи был налажен насыщенный бумажный документооборот. В процессе его эксплуатации возникла потребность ускорить процессы, повысить их прозрачность и эффективность.
При выборе системы цифровизации бизнес-процессов и документооборота специалисты «РТ Медицинские Информационные Системы» обращали внимание на эргономичность интерфейса, гибкость настройки регламентов согласования и возможность работать в веб-клиенте.
Работы по внедрению вели полностью в удаленном режиме. Благодаря оперативному взаимодействию команд со стороны заказчика и компании Directum за два месяца удалось выполнить поставленные задачи.
В ходе проекта полностью переведена в электронный вид работа с внутренними документами — служебными записками и приказами. В рамках внутреннего документооборота также началось использование квалифицированной электронной подписи. Автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией — теперь документы регистрируются и согласовываются в системе, их всегда легко найти и проконтролировать исполнение поручений по ним. Все договоры и документация по закупкам хранятся в единой базе и согласовываются в Directum RX в соответствии с установленными сроками. Инициатор всегда может отследить, на каком этапе рассмотрения сейчас находится документ и обратиться к истории согласования в случае возникновения разногласий. Выстроен сквозной процесс электронного взаимодействия внутри компании и с контрагентами. Входящие счета на оплату согласуются в системе, а договорные документы после подписания автоматически отправляются контрагенту через сервис электронного обмена, а система контролирует их возврат.
Сотрудники могут подключаться к рабочим вопросам и документам в любое время, даже вдали от рабочего места, с помощью мобильных приложений DirectumJazz и Directum Solo.
Только за один месяц опытно-промышленной эксплуатации пользователи создали около 1 тыс. документов. Сейчас система переведена в промышленную эксплуатацию. Планируется продолжить развитие решения: перевести в электронный формат работу с новыми видами служебных записок, протоколами совещаний и кадровыми документами; добавить возможность привязки проектов к регионам, а также нескольким внешним заказчикам.
