Функциональность и потенциал развития прежней СЭД на платформе Lotus Notes оказалась недостаточной для решения задач динамично развивающейся компании. Было принято решение о переходе на Oracle BPM Suite как мощную и масштабируемую платформу с полным набором технологических инструментов для управления бизнес-процессами. Следует учесть, что на момент принятия решения о выборе платформы для новой СЭД в «Спортмастере» уже были внедрены бэк-офисные системы на базе других продуктов Oracle. Использование решений одного вендора позволило бы сократить издержки на интеграцию, обучение персонала, развитие системы, заметно снизив совокупную стоимость владения.
В процессе переноса в новую СЭД бизнес-процессы были не только расширены функционально, но и получили «новое качество»: на базе опыта, накопленного в процессе эксплуатации прежней системы, была разработана унифицированная структура для описания и построения всех бизнес-процессов, созданы базы договоров, контрагентов, доверенностей и приказов, единые для всех стран присутствия компании.
Проект продолжался два года, и в его рамках была осуществлена модернизация и перенос на новую платформу данных двух подсистем прежней СЭД – «Приказы» и «Договоры». Особое внимание было уделено специальным требованиям к СЭД: работе с историческими данными, персонализации и мультиязычности. Сейчас работа пользователей персонализирована в части выбора языка интерфейса, настройки вида экранных форм и порядка сортировки данных в этих формах. На последующих этапах будет обеспечена персональная настройка и других атрибутов пользовательского интерфейса – например, поисковых фильтров и «избранных» документов.
