/13260705/i_800.jpg)
«Колмар» ставит целью увеличение долю российских коксующихся углей премиального качества на азиатско-тихоокеанском рынке. Компания занялась модернизацией оборудования, строительством новых производственных мощностей и сопутствующей инфраструктуры. Организационные изменения в холдинге сопровождались автоматизацией технологических и бизнес-процессов, внедрением беспилотных летательных аппаратов для сканирования поверхности земли, умных датчиков и других решений.
Узким местом ИТ-стратегии оставался бумажный документооборот. Предприятия холдинга ежегодно обмениваются тысячами административных документов: приказов, служебных и докладных записок, заявок, инструкций, перечней, положений, регламентов и правил. На подготовку, поиск, пересылку документов на бумажных носителях между восемью производственными предприятиями в Республике Саха, головным офисом в Москве и многочисленными контрагентами уходило от 3 дней до 2 недель.
Требовалось устранить потери времени из-за пересылки бумажных документов между городами. Оптимизации требовала и система согласования документов. За годы работы в холдинге сформировалось 40 видов маршрутов согласования различных документов – больше, чем в среднем используется в компаниях аналогичного типа. Пользователям было сложно ориентироваться в большом количестве маршрутов.
Руководство холдинга поставило задачу создать единую для всех подразделений систему административного документооборота, которая позволила бы ускорить поиск, обработку и согласование документов, нормализовать их оформление, исключить риск утери, обеспечить анализ истории работы с документами, повысить исполнительскую дисциплину.
В «Колмаре» уже использовались системы «1С:Бухгалтерия» и «1С:ЗУП», офисные сотрудники были хорошо знакомы с их интерфейсом и в штате работали свои технические специалисты «1С». Поэтому для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот КОРП». Партнером по внедрению стала компания «1С-КПД».
В ходе проекта было автоматизировано 1 тыс. рабочих мест. Обеспечена бесшовная интеграция с другими решениями, реализован ряд специфических настроек и доработок: автоматическая конвертация документа в PDF после подписания УКЭП, автоматическое делегирование задач отсутствующих сотрудников, автоматическое переименование вложений, созданных по шаблону и т.д.
Созданная система охватывает 15 тыс. входящих и исходящих документов ежегодно. 5 тыс. документов подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому на 75% сократились операционные расходы на бумагу, что эквивалентно экономии 15 тыс. страниц бумаги формата А4. На 15% снизились затраты на оргтехнику и расходные материалы. В ближайшем будущем планируется сократить эти расходы до нуля.
Между отделами, производственными подразделениями и головным офисом обеспечено оперативное движение документов: приказов, служебных и докладных записок, заявок, инструкций, перечней, положений, правил, регламентов. Среднее время согласования документа уменьшилось с 3 дней до 2 часов. Процедура регистрации документов ускорилась с 1 дня до нескольких минут.
Маршруты движения документов стали более универсальными и гибкими. Количество маршрутов сократилось в 8 раз – с 40 до 5 видов, что позволило значительно упростить и ускорить администрирование документов.
Время поиска документов сократилось с 1 дня до нескольких минут. Уменьшилась вероятность потери документов благодаря централизованному хранению информации и надежной защите от несанкционированного доступа. Упростились аудиторские проверки благодаря быстрому доступу ко всей необходимой информации. Создание электронных архивов документов значительно ускорило работу со старыми документами и уменьшило затраты на их хранение.