«Ника-Петротэк» контролирует бюджеты и платежи

Ранее учет и управление в холдинге «Ника-Петротэк» были организованы на базе нескольких обособленных устаревших информационных систем. Не была унифицирована нормативно-справочная информация, методология учета затрат и бюджетирования. Для финансового планирования на всех этапах — от формирования годового бюджета до консолидации фактических данных — использовались электронные таблицы.

Холдингу требовалась информационная система, которая позволила бы перейти на единое для всей группы компаний решение, унифицировать бизнес-процессы и методологию, ускорить формирование бюджета и получение управленческой отчетности, как минимум, в несколько раз. При этом было важно сохранить и формализовать уникальные практики холдинга, такие как многоуровневое корпоративное казначейство. Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:ERP. Управление холдингом», а партнером по внедрению стала компания «Активная Логика».

Проект был разделен на две стратегические очереди, что позволило минимизировать риски и постепенно вовлекать пользователей. На первом этапе был автоматизирован оперативный, бухгалтерский и налоговый учет, реализованы единые для всех подразделений правила управления продажами, закупками, производством и складом. Особое внимание было уделено переводу на новую систему более 500 пользователей, что потребовало изменения привычных процессов, тщательного обучения и демонстрации преимуществ новой системы. На втором этапе проекта была разработана и внедрена методология сквозного расчета себестоимости по двум юридическим лицам и процесс бюджетирования по шести юридическим лицам, формализованы: финансовая структура, правила распределения затрат, бюджетный классификатор, альбом бюджетных форм и матрица ответственности ЦФО.

В результате реализации проекта новая система объединила работу компаний группы. Унифицированы правила учета доходов и расходов, все данные консолидируются в одной системе. Это позволило перейти от анализа работы отдельных юрлиц к всестороннему анализу деятельности холдинга. Внедрена уникальная методология сквозной себестоимости, которая позволяет проанализировать затраты двух юридических лиц, а в перспективе четырех. Система консолидирует данные о затратах по двум юрлицам с учетом внутригрупповых оборотов. Это позволяет оценивать реальную себестоимость продукции на всех стадиях производства и оптимизировать затраты, предварительно проведя сравнительный анализ как по юрлицам, так и по переделам в рамках одного направления деятельности.

Автоматизировано распределение расходов, закрытие месяца ускорилось на 10%. На подготовку отчета по себестоимости уходит в десятки раз меньше времени.

Выстроена многомерная модель бюджетирования — по юридическим лицам, направлениям деятельности, проектам и подразделениям. Обеспечена оперативная подготовка бюджета движения денежных средств и бюджета доходов и расходов. Внедрен план-фактный анализ бюджетов, разработана матрица ответственности ЦФО. Время сбора фактических данных для анализа уменьшилось с трех недель до трех часов, срок формирования годового бюджета сокращен до минимума.

В системе реализовано двухуровневое формирование и согласование реестров на оплату (подразделение — предприятие). Снизилась вероятность ошибок, управление платежами стало проще и оперативнее.