3PL-оператор «Альфа» в разы ускорила ключевые процессы

Ранее для оперативного и регламентированного учета в «Альфе» использовалась устаревшая мастер-система 1C:УПП, в которой было реализовано более 250 интеграционных методов для обмена данными с системами и сервисами: 1С:ЗУП, WMS, MDM собственной разработки, BI, TMS, сервисы поклажедателей, ЭДО, «Честный Знак», маркетплейсы, портал B2B. Разные форматы, протоколы обмена и недостаточная документированность интеграций затрудняли сопровождение и развитие системы. При работе с маркетплейсами большая часть операций выполнялась вручную, а архитектура системы затрудняла адаптацию интеграций к требованиям торговых площадок.

Управление нормативно-справочной информацией было рассредоточено в четырех программах, не было единой методики ввода артикулов, бренда, весогабаритных характеристик, штрихкодов и логистических параметров. Это приводило к ошибкам в отгрузках клиентам, перемещениях товаров между региональными складами, импортных поставках, учете брака.

Перемещение товаров между региональными складами не было автоматизировано: отсутствовали единые логистические цепочки и регламенты возврата. Подключение новых складов занимало от двух недель до трех месяцев.

Себестоимость рассчитывалась в электронных таблицах, более 80% расходов распределялось вручную. Данные для выставления счетов формировались с использованием WMS и 1С:УПП, сводились вручную с учетом индивидуальных требований поклажедателей, а полный пакет документов отправлялся по ЭДО вручную. Подготовка итоговых данных занимала до пяти дней на одного поклажедателя.

Существенные сложности возникали и при закрытии отчетного периода: в системе в регламентированном учете проводилось порядка 3 млн документов в год или 8 тыс. в день, при этом подготовка данных и исправление ошибок занимали до 14 рабочих дней, а в бухгалтерском и налоговом учете сверка данных могла продолжаться месяцами.

Компании стала необходима новая информационная система, которая позволила бы ускорить и повысить стабильность интеграций с другими сервисами, унифицировать НСИ, повысить точность расчета фактической себестоимости, централизовать биллинг 3PL-услуг, автоматизировать перемещение товаров между распределительными центрами, сократить сроки подготовки данных и закрытие периода. Кроме того, необходимо было автоматизировать кросс-докинг при импортных поставках и сквозной учет маркированной продукции — от приемки до отгрузки.

Для решения поставленных задач была выбрана система 1С:ERP. Партнером по внедрению стала компания «ВЦ Визард-С».

В ходе проекта специалисты поэтапно внедрили 1С:ERP во всех подразделениях компании, стандартизировали интеграции с другими системами, реализовали передачу и обработку более 270 интеграционных методов, разработали универсальный коннектор для BI-систем, методику интеграции с поклажедателями, в том числе личный кабинет с использованием единого формата обмена, задокументировали разработанные интеграционные контракты. Кроме того, были разработаны единые методики ведения складов с учетом площадок и направлений бизнеса, а также номенклатуры с учетом артикула, бренда, весогабаритных характеристик, штрихкода и логистических параметров.

В результате реализации проекта стабильность интеграционных обменов повысилась, скорость обработки сообщений выросла на 12%. Снизились потери при передаче интеграционных сообщений, скорость разработки новых BI-отчетов увеличилась в два раза.

Унифицирована НСИ. Ошибки идентификации номенклатуры при закупке, продаже и 3PL-операциях исключены, результаты инвентаризации обрабатываются за одиин час. Обеспечена прослеживаемость номенклатуры во всех системах.

Реализовано единое окно для работы с маркетплейсами, автоматизированы операции с ценами и остатками, а также отражение первичных документов с учетом особенностей моделей FBS и FBO. Организовано оперативное управление перемещениями товаров между региональными распределительными центрами с передачей данных в режиме реального времени. В 1С:ERP настроен автоматический расчет себестоимости, что позволило отказаться от ручного распределения расходов, доля которого ранее превышала 80%. Получить корректную фактическую себестоимость теперь можно за два часа, а не за три дня, как это было ранее.

Операции кросс-докинга при импортных поставках оформляются в пять раз быстрее. Процесс автоматизирован и оптимизирован за счет сквозной интеграции 1С:ERP с WMS, что позволило отказаться от большого количество ручной работы. Выстроен сквозной процесс взаимодействия с системой «Честный Знак» — от приемки продукции до отгрузки.

Бухгалтерский и налоговый учет разграничены на уровне первичных документов с единой аналитикой. На сверку уходит на 70% меньше времени. Автоматизировано закрытие периода и подготовка необходимых данных: распределение затрат по направлениям деятельности с учетом показателей работы склада, распределение по импортным поставкам, учет затрат по ДМС. Срок закрытия отчетного периода уменьшился с 14 рабочих дней до одного дня.