/13259511/i_800.jpg)
К системе электронного документооборота Directum Lite подключены все 27 юридических лиц, входящих в группу «РКС Девелопмент». По итогам внедрения строительная компания отметила улучшения на многих этапах подготовки и реализации проектов: согласование документов ускорилось в два-три раза, трудозатраты сотрудников сократились вдвое, расходы на материальные ресурсы — на 50%.
Из-за огромного потока документов, необходимых для проектирования, строительства и сдачи многоквартирного жилого дома, цифровизацию компании начали с документооборота. До внедрения СЭД договоры согласовывали по электронной почте и подолгу ждали заверения бумажных оригиналов. Был риск стартовать работы без согласования, потерять документы при пересылке и перепутать версии при редактировании. Это грозило потерей репутации и штрафами за срыв сроков проекта. Сейчас более 90% договоров подписываются электронно благодаря интеграции с оператором электронного документооборота «Диадок».
В Directum Lite работают все сотрудники группы компаний. Система для них — единое информационное пространство и место, где можно получить актуальные данные. В одних задачах работники выступают заказчиками или стартуют работы по документам, в других — могут быть согласующими, подписантами или исполнителями. Для удобства согласования команда внедрения разработала регламенты, отдельные для каждого вида документов: договоров, служебных записок, приказов и других внутренних документов.
Систему используют для управления проектами: от планирования до подведения итогов. Это помогает упорядоченно хранить документацию и вовремя выявлять проблемы. В Directum Lite ведутся и контролируются работы через постановку и выполнение задач, загрузка распределяется на Agile-досках, для планирования и отслеживания работ используется диаграмма Ганта, все договоренности фиксируются, а отчеты выгружаются автоматически.
