«Ашан» оптимизировал управление договорами

Как заявляют в «Ашан Ритейл Россия», проект стал первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. В рамках следующего этапа компания перейдет на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизирует выдачу доверенностей.

В рамках проекта было важно корректно реализовать в системе регламенты согласования договоров, а также соблюсти все требования. Созданное в соответствии с ними решение содержит в себе инструменты low-code, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков. Система охватывает все регионы присутствия торговой сети, в ней работают сотрудники как центрального офиса, так и всех магазинов и складских помещений торговой сети.

В ходе проекта специалисты RockITSoft структурировали систему жизненного цикла договорных документов и наладили оценку рисков контрагентов, разработали более 100 вариантов договорных документов, настроили более 30 различных критериев матрицы согласований, организовали автоматическую рассылку уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса. Теперь вся работа — от создания договорного документа, его внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив — идет в электронном виде.

В результате реализации проекта более 10 тыс. участников договорных отношений работают быстрее и эффективнее. Сотрудники могут наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов. Увеличилась скорость обмена информацией, повысилась прозрачность процессов внутри компании.