Предприятия «Карелкамень» добывают, доставляют и отгружают нерудные материалы по всей России. Они занимают 45% доли рынка внутренних водных поставок щебня Северо-Западного и Центрального регионов России, а также 15% объема поставок щебня автотранспортом по Санкт-Петербургу и Москве.
Ранее в группе компаний не было автоматизировано управление финансами, оптовой торговлей, речными грузоперевозками. В работе флота нередко возникали простои. Заявки на расходование денежных средств (около 60 заявок ежедневно) согласовывались по электронной почте. Казначей вел реестр заявок вручную, согласование платежей могло затягиваться на несколько дней. Не было возможности точно рассчитать себестоимость добываемых материалов, фактические затраты не сходились с плановыми. Было сложно контролировать расходы компании и рентабельность контрактов, в итоге около 5% сделок оказывались убыточными.
Кроме того, возникали сложности при расчете вознаграждений менеджерам по продажам. Менеджеры и логисты рассчитывали премии вручную в электронных таблицах. При этом часто возникали ошибки, данные менеджеров расходились с бухгалтерской информацией, сравнить рассчитанную менеджером планируемую прибыль с фактической было практически невозможно. Сотрудники получали премию даже за заключение убыточного контракта.
«Карелкамень» нуждался в новой информационной системе, которая позволила бы точно рассчитывать себестоимость продукции по всем звеньям производственной и логистической цепочки, контролировать рентабельность сделок, быстро согласовывать заказы и документы, эффективно управлять флотом, оперативно планировать и рассчитывать премиальные платежи. Для решения поставленных задач были выбраны решения 1С:ERP и ECM-система «1С:Документооборот». Партнером по внедрению стала компания «РАУ АйТи».
Проект был выполнен за 9 месяцев. В результате обеспечен точный расчет себестоимости продукции с учетом лизинга, процентов по кредитам, затрат на приобретение, хранение и перемещение партий товара. Устранены расхождения между плановыми и фактическими расходами по каждой конкретной сделке. Финансовый результат рассчитывается теперь автоматически. Это позволило оперативно оценивать рентабельность продаж и полностью исключить убыточные контракты.
Интеграция 1С:ERP с системой «1С:Документооборот» существенно упростила согласование документов – коммерческих предложений, заказов, заявок на расходование денежных средств. С помощью новой системы менеджер оперативно направляет документ на согласование своему руководителю, после согласования в отделе система по настроенным маршрутам автоматически передает документ по цепочке согласования – ответственному по направлению, по организации или группе компаний. В итоге сделки заключаются быстрее, заказы быстрее передаются в работу, усилен контроль за целевым использованием денежных средств.
Автоматизировано управление собственным и арендованным флотом. Создан календарь судодвижения, который позволяет планировать работу более 20 речных судов общей вместимостью 40 тыс. тонн во время навигационного сезона. Система оперативно определяет неоптимальные переходы судов без коммерческой загрузки или переходы с балластом. Это помогает своевременно выявлять простои и принимать меры для их сокращения.
Кроме того, автоматизирован расчет премий менеджерам. Система проверяет правильность расчета плановой прибыли и сравнивает ее с фактической. Если контракт убыточен – премия за него не начисляется. В итоге компания оптимизировала расходы на персонал, а менеджеры получают справедливое вознаграждение за свою работу.
Работы по проекту планируется продолжить после окончания сезона навигации судов, когда дирекция освободится от операционных задач и вернется к развитию системы. В планах – автоматизация производства нерудных материалов (процессы разработки открытым способом на месторождениях компании) и бюджетирования (выполнение задач по отслеживанию движения ресурсов внутри предприятия и контроль финансовой деятельности подразделений группы).
