При низком для ретейла уровне текучести кадров в 4-5% «ВкусВилл» ежемесячно нанимает около 1,5 тыс. новых сотрудников. Стремительный рост бизнеса увеличил нагрузку на HR-департамент компании, специалисты которого тратили значительную часть времени на подписание и пересылку бумажных документов и удаленное взаимодействие с сотрудниками из разных регионов страны. На оформление каждого из них уходило в среднем около 3-4 человеко-часов. Чтобы снизить нагрузку на кадровую службу и сделать взаимодействие с ней более удобным для всех сотрудников сети, компания решила автоматизировать HR. «ВкусВилл» стала участником эксперимента Минтруда по переходу на кадровый электронный документооборот.
В качестве партнера компания выбрала сервис HRlink. На этой платформе доступны более 200 типов документов, позволяющих ускорить найм новых сотрудников, кадровые переводы, оформление отпусков, заказ справок и другие стандартные HR-операции.
Платформа позволяет подписывать документы удаленно с помощью электронной цифровой подписи. Для быстрой авторизации можно использовать учетную запись Госуслуг ЕСИА. Такое электронное хранилище позволяет не только структурировать и оперативно просматривать свои документы, но и сводит к нулю риск их потери.
В результате проекта нагрузка на HR-специалистов «ВкусВилл» заметно снизилась. Например, срок оформления нового регионального сотрудника уменьшился с трех дней, необходимых для обмена бумажными документами, до 30 минут. Документы приходят по электронной почте, HR-менеджер вносит данные в «1С:ЗУП» и через HRlink отправляет ссылку на подписание.
Как отмечает Ольга Овчинская, руководитель отдела кадров АО «Вкусвилл», использование платформы HRlink позволило снизить необходимость в наращивании штата кадровой службы в два раза. Безбумажный документооборот помог разгрузить сотрудников, уменьшив объем рутинных операций, связанных с подписанием и отправкой бумажных версий.
В рамках проекта была разработана необходимая документация (мотивационные материалы и инструкции, локальные нормативные акты, дополнительные соглашения, приказ и заявление от сотрудников), проведены обучающие вебинары. Благодаря этому процесс перехода занял всего 1,5 месяца. Сейчас решение масштабируется на другие регионы присутствия торговой сети.