Проект начался в апреле 2020 года, когда большая часть сотрудников холдинга перешла на удаленный режим работы. Компания перевела в электронный формат сразу несколько ключевых кадровых процессов: найм, увольнение, перевод, оформление отпусков и дисциплинарных взысканий. В первую очередь автоматизировали представительства в регионах – 19 магазинов в 12 городах.
Значимым результатом проекта стало ускорение подписания кадровых документов по всей сети. Большая часть персонала компании – работники магазинов, которые не пользуются корпоративной почтой, поэтому обмен документами происходил через локальных директоров или администраторов. Раньше документ формировали в «1С» и отправляли электронной почтой в магазин, где его распечатывали, подписывали у сотрудника и пересылали с курьером обратно в головной офис – весь процесс мог занимать до 2,5 недель. Сейчас оформление нового работника происходит в течение дня. Нужные документы создаются в 1С, загружаются в HRlink, затем сотрудник и его руководитель по СМС получают ссылку, пройдя по которой, в личном кабинете сервиса мгновенно подписывают документы при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи.
Как отмечает Галина Галушко, директор по работе с персоналом FIBA Retail, специфика ретейла – большой объем кадровой документации. Появляются новые работники, сотрудники часто переходят из одного магазина в другой, меняют должности или режим занятости. В компании ежегодно появляется около1 тыс. новых сотрудников, а также оформляется около 1,5 тыс. кадровых переводов. Ускорение этих процессов – важный вклад в повышение конкурентоспособности компании.
В компании также отмечают сокращение трудозатрат сотрудников. Теперь работникам торговых залов не требуется приезжать в офис, директора магазинов высвободили время, которое тратили на оформление персонала, а менеджеры отдела кадров подписывают любое количество документов за пару минут. Кроме того, FIBA Retail планирует уменьшить затраты на курьерские отправления в регионы.
Решение масштабируют на все магазины сети и расширят функциональность – через HRlink работники будут оформлять справки о доходе и расчетные листы. Также компания интегрирует сервис с корпоративным порталом для взаимодействия с каждым сотрудником напрямую, что затруднительно из-за географической удаленности торговых точек.
