Робот, запущенный при помощи «Крок», пока принял на себя две ключевые задачи по работе с документами: сверка и закрытие или продление договоров. Трек робота, занимающегося закрытием и продлением договоров, состоит из следующих действий: если документ 180 дней находится в состоянии покоя, робот начинает выяснять причину. Он определяет учётную систему, обращается к ней, смотрит, закрыты ли обязательства по договору, если не закрыты, связывает с ответственным за документ сотрудником, отправляя ему письмо-напоминание. Если обязательств по договору нет, то робот инициирует его закрытие.
Чтобы инициировать закрытие договорного документа, ранее сотрудник проделывал множество рутинных операций в различных информационных системах компании – находил нужный договор в системе документооборота, осуществлял проверку задолженности в SAP ERP или «1C», инициировал закрытие договорного документа. Каждая такая проверка занимала около 20 минут. Теперь это делает робот, а ответственные по договорным документам могут сосредоточиться на более интеллектуальных задачах.
Также был роботизирован ряд процессов в части создания и подготовки отчетности. Получив список компаний, по которым нужно создать отчет, робот регистрируется в системе SAP, собирает данные, проверяет, сохраняет и рассылает готовый документ. Если ранее несколько человек тратили на одну операцию 30 минут в день, то после внедрения нужен всего 1 сотрудник техподдержки, который в течение минуты проверит отсутствие ошибок в рассылке.
Проект по роботизации документооборота и составлению отчетности прошел в несколько этапов. Специалисты обследовали инфраструктуру компании предприятия, для каждого процесса создали отдельного робота, который соответствует всем требованиям информационной безопасности компании, а затем провели обучение персонала.
В СИБУРе решили не останавливаться на достигнутом и определили следующую волну процессов для автоматизации: формирование справок, расчет отпускных и формирование ведомостей в банк, начисление суточных и оформление авансовых отчетов по командировкам, мониторинг поставок в учетной системе.
