Ежедневно предприятие производит до 90 тыс. пар обуви – это более 30% российского обувного производства. Для оптимальной загрузки производства и своевременного выполнения заказов необходима согласованность в действиях департамента закупок, отдела продаж, казначейства и складов. Для контроля рентабельности заказов требуется точно рассчитывать плановую и фактическую себестоимость, а значит, нужна система поддержки управленческих решений, планирования и аналитики.
Ранее каждое из подразделений холдинга работало в собственной обособленной базе данных. Специалисты головного офиса для учета и управления денежными средствами использовали электронные таблицы, что не позволяло оперативно соотнести заявки на расход денежных средств с установленными лимитами и условиями контрагентских договоров. Для документооборота использовался почтовый клиент, в связи с чем согласование документов не имело четкого маршрута и часто «зависало». Руководство не могло получить достоверной аналитической информации для планирования производства и расчета себестоимости продукции.
На складах использовалась система управления адресным складом, но отчеты для других департаментов о поступлениях и отправках товаров и полуфабрикатов, о возвратах и браке заполнялись вручную. Поэтому менеджеры при обработке заказов зачастую не учитывали имеющиеся запасы нужного товара и сырья, просто оформляли заказ на производство нового товара и закупку необходимых для производства материалов.
Руководство «Брис-Босфор» поставило задачу повышения рентабельности производства. Для этого нужно было усилить контроль за своевременностью и правильностью закупок полуфабрикатов и материалов, ускорить обработку заявок, оптимизировать процессы казначейства, создать план загрузки производственных мощностей, повысить оперативность поступления информации о приходах и остатках со складов, снизить количество запасов. Кроме того, необходимо было внедрить новую эффективную систему документооборота, которая позволила бы ускорить обмен документами между подразделениями, сократить время на согласование договоров и заявок на расходование денежных средств, усилить контроль за выполнением поручений.
Для решения поставленных задач были выбраны системы «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот Корп». Партнером по внедрению стал WiseAdvice.
Работы по внедрению выполнялись с использованием методологии «1С:Технология быстрого результата», а также подходов Scrum. В результате первый рабочий функционал системы компания получила всего за полтора месяца после начала проектных работ, а полноценную систему управления казначейством – за два месяца.
В ходе проекта «1С:ERP» интегрирована с обособленной системой управления складом, в которой работники склада фиксируют физическое местонахождение партий товара или полуфабрикатов на территории склада. Информация о поступлениях, отгрузках и резервах после ее внесения в складскую систему сразу же зеркально отображается в ERP. Теперь Менеджеры в режиме реального времени получают достоверную информацию о состоянии складских запасов. Остатки и возвраты продукции, которые ранее залеживались, а зачастую и «терялись» на складе, оперативно вводятся в оборот и включаются в заказы мелкими партиями с полными товарными характеристиками. В результате объемы материальных запасов удалось снизить на 25%.
Проведенная во время проекта детальная инвентаризация выявила, что количество неучтенной продукции и полуфабрикатов на складе переупаковки достигало 10% от общего объема запасов. Эта продукция никак не использовалась и чаще всего не учитывалась. Управление складом через ERP позволило фиксировать в системе остатки партий сразу после переупаковки. В результате запасы склада переупаковки сведены к нулю.
Обработка полученных заказов ускорилась более чем на 30%. Сотрудники отдела продаж, склада и производства теперь работают в одной системе. Это дает возможность менеджерам по продажам – неважно, находится специалист в центральном офисе или в филиале – быстро резервировать подходящий товар на складе или оформлять заказы на производство «одним кликом».
Организовано оперативное планирование загрузки производства. Система в режиме реального времени отображает движение материалов в цехах, полуфабрикатов и готовой продукции на склад. Минимизированы дублирующие закупки материалов и полуфабрикатов, в связи с чем, расходы на них сократились на 10%, а себестоимость готовой продукции снизилась на 5%.
Эффективная система электронного документооборота позволила сократить трудозатраты на согласование документов во всех подразделениях холдинга на 30%. Построена схема согласования для всех внутренних и внешних документов. Заявки на расходование денежных средств согласовываются строго с учетом установленных лимитов бюджетов. Исключено нецелевое расходование денежных средств.
Данные о деятельности всех подразделений консолидируются в одной системе. Для формирования отчетности и получения необходимой аналитики теперь не нужно сверять данные по телефону и использовать электронные таблицы. В итоге получение управленческой отчетности ускорилось минимум в три раза, а подготовка регламентированной отчетности – в пять раз.
