Система документооборота объединяет более 500 активных пользователей во всех регионах России и ближнего зарубежья; ежедневно в системе создается около 500 новых карточек документов и около 400 новых заданий и согласований. Директора функциональных направлений используют также почтовый клиент Docsvision, позволяющий согласовывать документы в интерфейсе почтовой программы без необходимости заходить в СЭД. В Docsvision ведется претензионная работа, утверждаются цены для ключевых клиентов и объектов строительства, автоматизирован входящий, исходящий и внутренний документооборот, организован архив.
Сейчас завершен переход на новейшую версию Docsvision 5.4, что обеспечило более современный интерфейс, возможность использования приложений для мобильной работы и более гибкие инструменты по настройке карточек и маршрутов согласований. В целом с внедрением системы расходы на печать в компании были снижены на 32%, возросла скорость прохождения документов.
Главная перспектива дальнейшего развития системы — это возможность удаленного доступа к системе через почту и мобильные приложения. Большая часть сотрудников компании находится в постоянном движении за периметром офиса, в связи с чем используются коммуникации на устройствах iPad Air. На них установлены приложения SAP CRM для управления активностью и сбором потребности в готовой продукции. Планируется, что планшеты пополнятся инструментами для работы с документами.
«Если компания использует 80% предложенного функционала системы, а все документы, за исключением идущих вовне и требующих подписи, находятся в СЭД, я считаю проект внедрения успешным», — полагает Александр Любимов, руководитель управления ИТ управляющей компании «Волма».