TerraLink

Онлайн-сервис доставки продуктов «СберМаркет» завершил переход на полностью электронный документооборот. За три месяца при поддержке «ТерраЛинк» удалось интегрировать сервисы четырех операторов ЭДО в учетную систему «1С». Объем документов сервиса и его контрагентов составляет порядка 500 тыс. документов в день.

На регулярной основе «СберМаркет» работает более чем с 30 тыс. контрагентов по всей России. Ведение бумажного документооборота требовало огромного количества ресурсов, включая силы и время сотрудников на обработку, хранение и отражение документов в системе учета. Переход на ЭДО проходил на базе платформы TerraLink xDE. Благодаря поддержке специалистов удалось оперативно решить вопросы с подключением контрагентов, доработкой учетной системы «1С» и взаимодействием с операторами ЭДО. TerraLink xDE поддерживает приемку и передачу первичных документов через сервисы операторов «Диадок», Docrobot, «СберКорус» и «Калуга Астрал». Все процессы происходят в привычном для контрагентов интерфейсе «1С».

В учетной системе организовано рабочее место делопроизводителя. Этот специалист отвечает за подписание, отправку на согласование и мониторинг обработки документов. Для типовых операций разработали функцию автоматического подписания документов. Она значительно сократила время ответа контрагенту и избавила сотрудников «СберМаркета» от рутинных задач. Разнообразный набор отчетов по мониторингу процесса обработки документов: от поступления, согласования и до отражения в учете – позволил оперативно выявлять проблемные точки и принимать управленческие решения.

Благодаря переходу на ЭДО нагрузка на сотрудников отдела делопроизводства и бухгалтерии «СберМаркета» сократилась примерно на 30%. Интеграционное решение TerraLink xDE справляется с огромным потоком документов и работой с большим количеством контрагентов. Теперь силы специалистов компании задействованы в более важных процессах, а партнеры сервиса мгновенно получают документы.

В 2015 году на НЛМК начали внедрение электронного документооборота, и сотрудники стали работать в интерфейсе учетной системы. Для этого была настроена интеграция между учетной системой и оператором ЭДО на платформе TerraLink xDE. Компании Группы НЛМК перешли к обмену между собой счетами-фактурами, товарными накладными, актами и иными документами. В 2017 году к юридически значимому электронному обороту стали подключать и внешних контрагентов. В начале 2018 года количество операторов ЭДО было увеличено до четырех, что позволило компании к концу прошлого года использовать сервис для взаимодействия с 45% покупателей.

Переход к ЭДО становится одним из ключевых элементов цифровизации бизнеса. Компании хорошо понимают выгоду сервиса, который помогает в том числе и электронному взаимодействию с ФНС.

В ближайших планах перевод на ЭДО иных типов документов и расширение сервиса на новых контрагентов. За счет постоянного увеличения объема электронных документов ежемесячно экономятся более 50 тыс. листов бумаги – спасаются от вырубки более 70 деревьев.

Основная цель проекта – оперативно, в удобном формате и на любом устройстве, в том числе удаленно, получать ежедневную отчетность, чтобы в автоматическом режиме рассчитывать цели по продажам до уровня регионов и отдельных магазинов. Система анализирует как внутреннюю отчетность компании, так и статистику из внешних источников. Это позволяет сотрудникам и топ-менеджерам «Алвисы» самостоятельно настраивать необходимые фильтры и получать любые срезы без привлечения аналитиков, как это было раньше.

Как отметил Иван Маликов, заместитель генерального директора по автоматизации и производству группы компаний «Алвиса», около половины сотрудников компании работают «в полях», и поэтому важно, чтобы они могли оперативно посмотреть необходимую аналитику в режиме реального времени с любого устройства, в том числе с мобильного телефона. Отчеты из построенной системы используют и все топ-менеджеры компании – президент, генеральный директор, директор торгового дома, директора дивизионов и регионов, а также сотрудники логистического отдела.

В дальнейшем «Алвиса» планирует расширить возможности платформы SAP Analytics Cloud, реализовав дополнительные модули, в том числе по прогнозированию спроса.