Softline

За последние десять лет спрос на бухгалтеров вырос на 318% — такие цифры приводят hh.ru и банк «Точка». Проблема в том, что предложение не успевает за спросом. По оценке правительства РФ, дефицит в этой сфере — около 1,5 млн кадров. И это неудивительно: чем крупнее компания, тем больше документов, сверок и операций ложится на плечи одного специалиста. При этом задач становится все больше — меняется законодательство, усложняются стандарты, растут требования.

Локальная автоматизация проблему не решает. Даже если компания использует «1С», СБИС, «Диадок», CRM и Excel-шаблоны, это еще не означает, что процессы стали сквозными. Данные остаются разрозненными: счета — в одном окне, договоры — в другом, выписки — в интернет-банке, сверки — в почте или мессенджерах. В итоге бухгалтеру все так же вручную приходится проверять:

• первичные документы — счета, акты, УПД, договоры. Нужно открыть, сверить, внести в учет, а если пришли по почте — сохранить, переименовать, согласовать;
• взаиморасчеты — даже обычная сверка с данными контрагента может занять часы, особенно в случае с авансами, частичными оплатами или ошибками в назначении платежа;
• банковские выписки — бухгалтер получает их ежедневно, разносит оплаты по договорам, проверяет, кто и за что заплатил. Если платеж пришел с ошибкой, без ссылки на договор или в валюте, требующей конвертации, обработка занимает еще больше времени;
• отчетность — может формироваться автоматически, но сдача в ФНС, ФСС и Росстат требует ручной загрузки, сверки квитанций, контроля статусов и оперативной реакции на запросы контролирующих органов.

Кто не ошибается

При ручной работе ошибки — лишь вопрос времени. Проводки забываются, документы дублируются, и все это всплывает в самый неподходящий момент. Достаточно одной неверной цифры в реквизитах контрагента — ИНН, КПП, расчетном счете или БИК, — чтобы деньги ушли не туда. Это не только прямые финансовые потери, но и риск нарушения валютного законодательства и 115-ФЗ: банк вполне может признать такую операцию подозрительной.

Ошибки в первичных документах — неправильная цена, количество, ставка НДС или скидка — почти всегда приводят к убыткам, доначислениям налогов и репутационным проблемам. Типичный пример: в договоре появился лишний ноль рядом со 100 тыс. Документы подписали, декларацию сдали — налоговая заметила расхождение. Исправления, подача уточненных деклараций и повторные согласования занимают больше месяца.

Ошибки в расчетах зарплаты и страховых взносов — одна из самых частых причин штрафов и претензий от ПФР, ФСС и ФОМС. Даже небольшая неточность в отчетах — будь то 6-НДФЛ, СЗВ-ТД или РСВ — почти гарантированно выявляется при камеральной проверке. В итоге бухгалтерия тратит массу времени и сил на исправление ошибок и подготовку уточненных отчетов.

Опоздание со сдачей отчетности — прямой путь к штрафу. А при накоплении долгов или системных нарушениях налоговая вправе инициировать выездную проверку или заблокировать расчетный счет.

Автоматизация снижает эти риски. Но пока часть процессов остается ручной, ошибки неизбежны, а их исправление отнимает время, силы и деньги.

Автоматизация бухгалтерских процессов: что происходит внутри

Представьте, что рутинные операции бухгалтера в «1С», СБИС или «Диадоке» выполняет виртуальный сотрудник — и делает это в среднем в 2–3 раза быстрее человека. Чтобы это организовать, достаточно внедрить готовую RPA-платформу (Robotic Process Automation) и настроить роботов под конкретные задачи. По нашему опыту, половина компаний успешно реализуют такие проекты самостоятельно при наличии внутренних компетенций и ИТ-ресурсов.

Первый шаг — предоставить роботу доступ к системам: специалист по автоматизации настраивает права и защищенно передает учетные данные. Далее робот запускается на выделенной виртуальной машине или сервере, где он повторяет действия человека в интерфейсе по прописанному сценарию.

Настройка робота занимает от 15 минут до нескольких часов — в зависимости от сложности задачи. В сложных сценариях робот последовательно выполняет десятки шагов: открывает документы, собирает данные из разных систем и сайтов, формирует отчеты и отправляет их ответственным. Запуск процесса в любом случае происходит за пару секунд. Такая система «читает» документы с помощью OCR, сверяет данные с внутренними справочниками и правилами, автоматически создает записи — или сообщает о расхождениях.

Важно, что робот не просто собирает данные — он их анализирует: выявляет дубли и пустые поля, сравнивает позиции, находит расхождения, готовит черновики актов. Может сам зайти в интернет-банк, скачать выписки, загрузить их в систему, распознать назначения и распределить платежи по заданным правилам. Сомнительные операции уходят на проверку человеку.

После обработки данных робот формирует готовые документы — акты, отчеты, проводки — в нужном формате: PDF, Excel, XML или напрямую в интерфейсе учетной системы. Он может отправлять их через внешние ЭДО-сервисы, корпоративные платформы и, при наличии доступа, через модули сдачи в ФНС. Также он умеет отслеживать статус доставки, сохранять подтверждения и архивировать данные.

Что может помешать автоматизации работать как надо: семь причин

Сами по себе технологии RPA не создают сложностей. Проблемы возникают из-за «особенностей бизнеса» и организации проектов. Вот почему автоматизация часто приносит меньше пользы, чем могла бы.

1. Автоматизация хаоса

Бизнесу может казаться, что сотрудники работают медленно. Но часто дело в том, что процесс изначально построен неэффективно. Как известно, автоматизировать хаос — значит, получить автоматизированный хаос. Роботизация должна начинаться не с покупки лицензий, а с анализа процессов.

По данным ОБИТ, 35% провалов ИТ-проектов связаны именно с несоответствием ИТ-решений реальным бизнес-требованиям, в том числе из-за недостаточного анализа на старте.

2. Процесс описан «на коленке»

Если процесс живет лишь «в голове бухгалтера» или базируется на неформальных договоренностях, робот здесь бессилен. Автоматизировать можно только четко описанные, формализованные шаги. Есть ошибка в логике процесса — робот честно воспроизведет ее, только быстрее человека. Поэтому важно сначала тщательно описать процесс и все сценарии.

3. Проблемы с доступами и ИБ

Боль большинства RPA-проектов — доступ к системам в подразделениях, работающих с чувствительными данными. Служба ИБ требует, чтобы доступы были привязаны к конкретному сотруднику, с подтверждением личности, например, по паспорту — а у робота паспорта нет. В результате согласование доступов затягивается — сроки проекта сдвигаются на недели или даже месяцы.

4. Нет синхронизации между командами

Сначала настроили робота, а затем компания перешла с Google Docs на «МойОфис», сменила интегратора ЭДО или перенесла данные в другую CRM. Когда нет налаженной коммуникации между ИТ, бизнесом и командой автоматизации, роботу «забывают» сообщить об изменениях, и автоматизация внезапно перестает работать.

5. Стремление автоматизировать все

В коммерческом секторе можно автоматизировать до 70–80% операций, и даже больше. Но есть процессы, где это неуместно: юридически значимые действия, зоны с высокими рисками и жесткими требованиями безопасности. Например, в финансовом мониторинге, госсекторе и на регулируемых рынках критично участие человека.

6. Недооценка сложности интеграции

Сложность интеграции зависит не столько от RPA-платформы, сколько от того, насколько «открыта» и готова к взаимодействию исходная система. С «1С», СБИС или «Диадоком» обычно проблем нет — там все стандартизировано. С кастомными системами могут возникать нюансы. Чаще всего интеграцию удается настроить через API, но нужно быть готовыми к тому, что если они реализованы недостаточно качественно, то потребуются доработки.

7. Считать окупаемость только в деньгах

Как бизнес может оценивать окупаемость RPA-проекта: допустим, бухгалтер обходится компании 1,2 млн руб. в год, а лицензия на робота — 1,5 млн. На первый взгляд, внедрение робота кажется невыгодным. Но так ли это?

Реальная картина складывается не только из прямых затрат, но и из рисков. Ошибки в отчетности могут обойтись в сотни тысяч, а то и миллионы рублей штрафов. Новый сотрудник тратит месяцы на адаптацию, робот — нет. Человеческий фактор непредсказуем: сегодня сотрудник внимателен, завтра допускает ошибку. Текучка кадров и обновления ПО неизбежно приводят к простоям и дополнительным расходам.

ROI RPA — это не только про ФОТ и лицензии. Это снижение текучки, минимизация ошибок, избежание штрафов, сокращение срывов сроков и защита персонала от эмоционального выгорания. И, конечно, стабильный результат при вложении определенной суммы денег.

Пора нанимать роботов: чек-лист для бизнеса

Внедрение RPA — серьезный шаг, который меняет бухгалтерские процессы и повышает их эффективность. Вот признаки, по которым бизнес понимает, что пора доверить рутинные задачи роботам:

• Операционка растет, а людей больше не становится. Команда уже не справляется, но быстро изменить текущие процессы не представляется возможным.
• Бизнес не масштабируется. Количественный рост остановился, а без цифровой трансформации качественный рост невозможен.
• На стратегические задачи не остается времени. Когда сотрудники целый день тратят на ручной ввод данных в CRM, то физически не могут выделить время на более важные задачи — например, анализ налоговой нагрузки или подготовку финансовой аналитики для руководства.
• Расширение штата не дает ожидаемого результата. Персонала становится больше, но эффективность отдела не растет.

В компаниях с устойчивыми оборотами и налаженными процессами RPA помогает разгрузить сотрудников от рутины, снизить количество ошибок и добиться стабильности в выполнении задач в бухгалтерии. Для малого бизнеса с ограниченным бюджетом автоматизация может быть слишком дорогой и рискованной. Здесь стоит сначала оптимизировать процессы и вложиться в развитие команды.

Автор – Сергей Азаров, руководитель направления департамента бизнес-решений «Софтлайн Решения» (ГК Softline)

Российский рынок облачных услуг, включая публичные и частные облака, в 2017 году вырос на 49% по отношению к предыдущему году и составил 663,74 млн долл. — таковы результаты отчета IDC Russia Cloud Service Market. В IDC считают, что на российском рынке облачных услуг в 2017 году доля ПО как услуги (SaaS) продолжала сокращаться, поскольку малые предприятия все чаще выбирали услуги аутсорсинга. Также аналитики указывают, что интерес крупных и очень крупных компаний к DevOps и аналитике больших данных привел к серьезному росту потребления продуктовых категорий IaaS и PaaS. А принятая в 2017 году программа цифровой экономики будет лишь усиливать эту тенденцию в ближайшие несколько лет.

По мнению аналитиков, публичная модель доставки облачных услуг доминировала, при этом самой быстрорастущей продуктовой категорией стала облачная инфраструктура, а ключевым потребителем этих услуг все чаще становятся достаточно крупные компании из таких отраслей экономики, как розничная и оптовая торговля, банковский и страховой бизнес. Стремление снизить риски, связанные с внедрением новых продуктов, прототипирование решений и интеграция уже имеющихся компонентов все чаще приводят компании к мысли использовать облачные услуги как минимум для создания сред разработки и тестирования.

2017 год ознаменовался ростом интереса к облакам со стороны не только потенциальных потребителей, но и компаний, способных сделать серьезную заявку в качестве поставщиков облачных услуг.

Мы поинтересовались у хорошо известных представителей рынка облачных услуг, каковы предпочтения потребителей облачных услуг, как связана структура потребления облачных услуг с отраслевой направленностью и с размером бизнеса потребителей, какие препятствия приходится преодолевать локальным поставщикам, а также каковы основные тенденции на рынке облачных услуг и каким образом облачные вычисления влияют на ИТ-индустрию России в целом.

Основные проблемы и тенденции. Трансформация ИТ-отрасли России под влиянием облачных вычислений

Сергей Самоукин, заместитель руководителя департамента облачных технологий ГК Softline: «Чем меньше компания, тем она мобильнее и тем охотнее готова использовать все новое, в том числе и облачные сервисы»

В ГК Softline наблюдают тенденцию повсеместного перехода в облака. По словам Сергея Самоукина, заместителя руководителя департамента облачных технологий ГК Softline, многие компании, которые прежде не решались на подобные эксперименты и доверяли исключительно своей инфраструктуре (on-premise) на основе лицензий, начинают постепенно использовать облака, тестировать различные приложения, не являющиеся бизнес-критичными. Позитивный опыт способствует росту доверия пользователя и дальнейшему переводу в облако бизнес-критичных систем.

Михаил Блинов, заместитель руководителя «Техносерв Cloud», считает, что одной из важных тенденций стало распространение гибридных облаков. Эта технология подразумевает, что частное облако или существующий ИТ-ландшафт клиента интегрируется с публичным облаком, и заказчик сам определяет, для каких задач стоит запросить ресурсы из публичной инфраструктуры. Гибридный вариант позволяет добиваться оптимальной гибкости при лучшем соотношении цены и гарантии производительности.

Вторая значимая тенденция — это использование заказчиком облачных сервисов от нескольких провайдеров (сочетание IaaS, SaaS и PaaS). Однако для такого пула сервисов требуются централизованный мониторинг, увязывание элементов друг с другом для сквозной аутентификации в системах, обеспечение безопасности всех систем. Поэтому основной задачей в самое ближайшее время станет интеграция облачных сервисов друг с другом.

Услугой, наиболее востребованной заказчиками, остается IaaS, полагают в компании «Крок». «Компании не просто используют облако для размещения ИТ-приложений, а запускают на основе облачных платформ новые бизнесы и продукты», — говорит Сергей Зинкевич, эксперт по облачным услугам компании «Крок». В первую очередь это компании, чей бизнес развивается по стратегии Digital First — онлайн-ретейл, цифровые банки и различные пользовательские digital-сервисы. Плюс такой модели в том, что от облачных ресурсов можно легко отказаться, например, в ситуации, если проект или внутренний стартап оказался неэффективным.

Самоукин уверен, что в будущем рынок облачных услуг будет динамично расти. Правда, через некоторое время доля IaaS должна снизиться, и на первый план будут выходить сервисы SaaS. При этом он сетует, что поставщики услуг IaaS до сих пор сталкиваются с проблемами каналов связи у региональных клиентов.

Влияние интереса компаний к DevOps на развитие облачного рынка. Смещение интереса компаний от SaaS к IaaS и PaaS.

Интерес к автоматизации и к DevOps меняет сценарии потребления облаков. В облаке «Крок», к примеру, автоматизация управления реализована с помощью Terraform — средства декларативного управления виртуальной инфраструктурой. Это позволяет заказчикам шире использовать возможности облака. По словам Зинкевича, сервис «Туту.ру» использует облако «Крок» как готовую программную среду при запуске новых продуктов и с целью сокращения сроков запуска виртуальных серверов для тестирования. Возросшая доля собственной разработки и кастомизации способствует росту спроса на облака и, в частности, на IaaS как на средство для создания тестовых сред. Разработчик ПО для информационной безопасности Positive Technologies использует облако «Крок» при тестировании новых версий программных продуктов.

Самоукин уверен, что в ближайшие пару лет DevOps будет слабо влиять на развитие облачного рынка России, поскольку в стране сегмент разработки не столь значителен, чтобы определять погоду на облачном рынке в целом. Однако Самоукин признает, что в перспективе этот рынок будет одним из важнейших для облачных провайдеров — крупнейшие игроки мирового облачного рынка отводят значительное место DevOps и предоставляют готовые сервисы по разработке на базе собственных облаков.

Михаил Блинов, заместитель руководителя «Техносерв Cloud»: «Сегодня можно уверенно сказать, что скорость развертывания новых проектов влияет на рынок. От того, насколько быстро будут поставляться релизы, зависит рост бизнеса».

Как указал Блинов, сегодня ситуация такова, что скорость развертывания новых проектов влияет на рынок. От того, как быстро будут поставляться релизы, зависит рост бизнеса. В начале 2018 года компания 451 Research провела опрос, чтобы выяснить, какие технологии будут приоритетными при развитии. В первую десятку вошли технологии создания и управления контейнерами, а также бессерверная архитектура приложений и микросервисы. Вероятно, нас ждет рост популярности контейнеров из облака. Контейнер — это способ еще больше сократить затраты на инфраструктуру, набравший популярность среди разработчиков программного обеспечения. Зрелость платформ контейнерной виртуализации растет, все больше новых разработок будет ориентировано на эту технологию. Поэтому сейчас «Техносерв Cloud» разрабатывает и готовит пока к пилотному запуску новый сервис — облако для разработки DevOps. Это будет платформа, способная максимально упростить жизнь DevOps-разработчикам, тестировщикам и другим вовлеченным в процесс разработки специалистам.

Массовый рынок пользователей будет активно развиваться за счет решений SaaS, так как это рынок не только корпоративного сегмента, но и простых пользователей. Уже сейчас наблюдается спрос со стороны корпоративных заказчиков на IaaS с доработкой под задачи клиента, и чаще всего такие задачи схожи, что в перспективе рождает готовый сервис PaaS, подчеркивает Самоукин.

Первым облачным сегментом, показавшим рост, стала область SaaS, так как именно небольшие компании начали активно использовать такие приложения из облака, как «1С», CRM, почта и пр., делится Блинов. Теперь же вектор лидерства сместился: из облаков растет в первую очередь область IaaS. Это объясняется тем, что сегодня компании переносят в облако системы, которые раньше размещались на собственном оборудовании. С ростом зрелости и доверия к технологии более крупные компании начали переносить в облака системы, обеспечивающие внутренние бизнес-процессы. Зачастую это унаследованные системы, которые перенести в облако в формате SaaS невозможно, поэтому заказчикам нужна просто инфраструктура. Данный сегмент будет расти лидирующими темпами как минимум ближайшие три года, уверен Блинов.

Интересы и предпочтения российских конечных пользователей в отношении предоставления услуг через облако

Для многих предприятий использование облака — это стандарт. «Ретейл одним из первых перешел к гибридным инфраструктурам, чтобы иметь возможность гибко переключать пиковые нагрузки на резервную площадку в моменты промоакций и распродаж», — рассказывает Зинкевич. Один из крупных российских ретейлеров потребительской электроники уже много лет «живет» в облаке «Крок». Компания, используя облачные услуги, получает доступ к вычислительным ресурсам в соответствии с одним из самых строгих SLA на рынке и персональной поддержкой.

Банки и различные сервисы для конечных пользователей используют облака при создании резервных ЦОДов. Поскольку эти компании особенно чувствительны к сбоям и любой простой влияет на лояльность клиентов, потребность в качественном решении Disaster Recovery здесь особенно актуальна. Облака дают возможность оперативно создавать резервную инфраструктуру. Причем при создании архитектуры могут использоваться разные модели: публичное облако, гибридное облако, частное облако с поддержкой выделенной вычислительной инфраструктуры провайдером.

Сергей Зинкевич, эксперт по облачным услугам компании «Крок»: «Компании не просто используют облако для размещения ИТ-приложений, а запускают на основе облачных платформ новые бизнесы и продукты»

«Увеличение числа бизнес-задач, решаемых в режиме реального времени, также стимулирует рост на облачную инфраструктуру, — продолжает Зинкевич. — В первую очередь это аналитика больших данных, требующая гарантированной производительности и высокой доступности вычислительных ресурсов в облаке. Спрос на облака с такими возможностями формируют крупные компании, работающие на массовом рынке, и промышленные предприятия. Они заинтересованы в облаках как среде для анализа больших данных и в облачных IoT-платформах».

По словам Блинова, крупные организации и компании больше склоняются к гибридным облакам. Имея частное облако, они хотели бы гибко масштабировать его за счет внешних ресурсов. Особенно полезен этот сервис для розничных предприятий, интернет-магазинов, банков и других организаций, у которых из-за колебаний спроса нагрузка на ИТ-ресурсы постоянно меняется. Также его удобно и выгодно применять для реализации проектов, требующих значительных дополнительных вычислительных мощностей (к примеру, на время проведения аналитических исследований). Кроме того, сервис целесообразно использовать для обеспечения непрерывности бизнеса, резервного копирования и восстановления после сбоев.

Препятствия, которые приходится преодолевать локальным поставщикам

Как считает Самоукин, у локальных поставщиков есть ряд преимуществ — облако на территории РФ с возможностью соблюдения в полной мере Федерального закона № 152, регулирующего деятельность по обработке персональных данных. Однако российские игроки облачного рынка обычно строят облачные сервисы на готовых платформах (Microsoft Windows Server 2016, VMware), которые сильно уступают глобальным облачным платформам типа Amazon, Microsoft, Google. Функциональность и количество задач, которые можно решить на базе этих глобальных платформ, значительно выше, чем в большинстве облаков локальных поставщиков. И чтобы догнать лидирующую тройку облачного рынка, крупные игроки — например, российские операторы связи — объявили о старте готовых платформенных сервисов на готовых платформах, таких как Azure Stack и Ormuco. Некоторые предпочли не платить за готовую платформу зарубежным компаниям и попробовали построить собственное облако или платформу со схожей функциональностью — это Mail.ru и «Яндекс».

«На рынке облачных сервисов конкуренция очень высока. Помимо крупных зарубежных провайдеров в 2017–2018 годах на российский рынок вышли такие интернет-гиганты, как Mail.ru и “Яндекс”, которые активно стали продвигать себя», — согласен Блинов. Сейчас большинство участников рынка направили все свои силы на наращивание клиентской базы и удержание существующих клиентов, прежде всего путем ценовой политики.

Но, помимо высокой конкуренции, камнем преткновения для провайдеров облачных услуг являются вопросы информационной безопасности. Поэтому важным событием для «Техносерв Cloud» стала сертификация платформы на соответствие требованиям PCI DSS, Федеральному закону № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Федеральному закону № 152 «О персональных данных».

Главным драйвером роста, по мнению Блинова, прежде всего выступает экономика. Коммерческие ЦОДы и организованные на их базе облачные сервисы не только дают экономию, но и помогают решать вопрос скорости изменений в бизнесе, который сегодня все более зависим от цифровизации процессов.

Связь структуры потребления облачных услуг с отраслевой направленностью и размером бизнеса потребителей

В целом прослеживается следующая тенденция: чем меньше компания, тем она мобильнее и тем охотнее готова использовать все новое, в том числе и облачные сервисы. Крупные игроки тоже готовы использовать, но процесс согласования такого использования долгий, иногда занимает 2–3 года, делится Самоукин. Крупные промышленные компании пока слабо используют облака (главным образом из-за безопасности), при этом готовы арендовать оборудование.

На самом деле четкой отраслевой специфики нет, считает Блинов, сегодня услугами внешних облачных сервисов и коммерческих ЦОДов пользуются компании из всех сфер бизнеса.

Прогнозы по расходам на облачные сервисы в России на ближайшую пятилетку

В Softline считают, что расходы на облачные сервисы значительно вырастут, но спрогнозировать насколько — сложно. Бесспорно лишь, что рост в 50% в год — далеко не предел.

В «Крок» ожидают, что компании продолжат инвестировать в облачные сервисы и увеличат бюджеты на облака. Только в текущем году зафиксирован рост спроса на публичное облако «Крок» в пределах 20–25%. В следующем году компания прогнозирует более интенсивный рост. В том числе — за счет управляемых сервисов по аутсорсингу вычислительной инфраструктуры, предоставляемых на базе облачной платформы и дата-центров.

В настоящее время облака — один из самых быстрорастущих сегментов ИТ-рынка в России. В «Техносерв Cloud» полагают, что этот сегмент и дальше будет активно расти. В ближайшие годы сохранятся имеющиеся тенденции и наибольшие расходы заказчиков по-прежнему будут приходиться на IaaS и гибридные облака.

***

Становится понятно, что компании все чаще расценивают ИТ-автоматизацию как инструмент повышения эффективности, а быстрое внедрение способно дать конкурентное преимущество на рынке. В IDC считают, что ключевыми драйверами роста потребления облаков будут: мобильность; необходимость гибкости ИТ для поддержки трансформации бизнеса; необходимость высокой доступности и реализация стратегии восстановления после сбоя для обеспечения непрерывности бизнеса; снижение сложности ИТ и достижение экономического эффекта; снижение общей стоимости владения; временная нехватка мощностей; требования безопасности.

По прогнозу, рынок облачных услуг будет и дальше расти в 2018 году и увеличится на 21% в долларовом выражении. В пятилетней перспективе, согласно исследованию IDC, объем потребления облачных услуг составит 1,49 млрд долл.