Сергей Азаров

За последние десять лет спрос на бухгалтеров вырос на 318% — такие цифры приводят hh.ru и банк «Точка». Проблема в том, что предложение не успевает за спросом. По оценке правительства РФ, дефицит в этой сфере — около 1,5 млн кадров. И это неудивительно: чем крупнее компания, тем больше документов, сверок и операций ложится на плечи одного специалиста. При этом задач становится все больше — меняется законодательство, усложняются стандарты, растут требования.

Локальная автоматизация проблему не решает. Даже если компания использует «1С», СБИС, «Диадок», CRM и Excel-шаблоны, это еще не означает, что процессы стали сквозными. Данные остаются разрозненными: счета — в одном окне, договоры — в другом, выписки — в интернет-банке, сверки — в почте или мессенджерах. В итоге бухгалтеру все так же вручную приходится проверять:

• первичные документы — счета, акты, УПД, договоры. Нужно открыть, сверить, внести в учет, а если пришли по почте — сохранить, переименовать, согласовать;
• взаиморасчеты — даже обычная сверка с данными контрагента может занять часы, особенно в случае с авансами, частичными оплатами или ошибками в назначении платежа;
• банковские выписки — бухгалтер получает их ежедневно, разносит оплаты по договорам, проверяет, кто и за что заплатил. Если платеж пришел с ошибкой, без ссылки на договор или в валюте, требующей конвертации, обработка занимает еще больше времени;
• отчетность — может формироваться автоматически, но сдача в ФНС, ФСС и Росстат требует ручной загрузки, сверки квитанций, контроля статусов и оперативной реакции на запросы контролирующих органов.

Кто не ошибается

При ручной работе ошибки — лишь вопрос времени. Проводки забываются, документы дублируются, и все это всплывает в самый неподходящий момент. Достаточно одной неверной цифры в реквизитах контрагента — ИНН, КПП, расчетном счете или БИК, — чтобы деньги ушли не туда. Это не только прямые финансовые потери, но и риск нарушения валютного законодательства и 115-ФЗ: банк вполне может признать такую операцию подозрительной.

Ошибки в первичных документах — неправильная цена, количество, ставка НДС или скидка — почти всегда приводят к убыткам, доначислениям налогов и репутационным проблемам. Типичный пример: в договоре появился лишний ноль рядом со 100 тыс. Документы подписали, декларацию сдали — налоговая заметила расхождение. Исправления, подача уточненных деклараций и повторные согласования занимают больше месяца.

Ошибки в расчетах зарплаты и страховых взносов — одна из самых частых причин штрафов и претензий от ПФР, ФСС и ФОМС. Даже небольшая неточность в отчетах — будь то 6-НДФЛ, СЗВ-ТД или РСВ — почти гарантированно выявляется при камеральной проверке. В итоге бухгалтерия тратит массу времени и сил на исправление ошибок и подготовку уточненных отчетов.

Опоздание со сдачей отчетности — прямой путь к штрафу. А при накоплении долгов или системных нарушениях налоговая вправе инициировать выездную проверку или заблокировать расчетный счет.

Автоматизация снижает эти риски. Но пока часть процессов остается ручной, ошибки неизбежны, а их исправление отнимает время, силы и деньги.

Автоматизация бухгалтерских процессов: что происходит внутри

Представьте, что рутинные операции бухгалтера в «1С», СБИС или «Диадоке» выполняет виртуальный сотрудник — и делает это в среднем в 2–3 раза быстрее человека. Чтобы это организовать, достаточно внедрить готовую RPA-платформу (Robotic Process Automation) и настроить роботов под конкретные задачи. По нашему опыту, половина компаний успешно реализуют такие проекты самостоятельно при наличии внутренних компетенций и ИТ-ресурсов.

Первый шаг — предоставить роботу доступ к системам: специалист по автоматизации настраивает права и защищенно передает учетные данные. Далее робот запускается на выделенной виртуальной машине или сервере, где он повторяет действия человека в интерфейсе по прописанному сценарию.

Настройка робота занимает от 15 минут до нескольких часов — в зависимости от сложности задачи. В сложных сценариях робот последовательно выполняет десятки шагов: открывает документы, собирает данные из разных систем и сайтов, формирует отчеты и отправляет их ответственным. Запуск процесса в любом случае происходит за пару секунд. Такая система «читает» документы с помощью OCR, сверяет данные с внутренними справочниками и правилами, автоматически создает записи — или сообщает о расхождениях.

Важно, что робот не просто собирает данные — он их анализирует: выявляет дубли и пустые поля, сравнивает позиции, находит расхождения, готовит черновики актов. Может сам зайти в интернет-банк, скачать выписки, загрузить их в систему, распознать назначения и распределить платежи по заданным правилам. Сомнительные операции уходят на проверку человеку.

После обработки данных робот формирует готовые документы — акты, отчеты, проводки — в нужном формате: PDF, Excel, XML или напрямую в интерфейсе учетной системы. Он может отправлять их через внешние ЭДО-сервисы, корпоративные платформы и, при наличии доступа, через модули сдачи в ФНС. Также он умеет отслеживать статус доставки, сохранять подтверждения и архивировать данные.

Что может помешать автоматизации работать как надо: семь причин

Сами по себе технологии RPA не создают сложностей. Проблемы возникают из-за «особенностей бизнеса» и организации проектов. Вот почему автоматизация часто приносит меньше пользы, чем могла бы.

1. Автоматизация хаоса

Бизнесу может казаться, что сотрудники работают медленно. Но часто дело в том, что процесс изначально построен неэффективно. Как известно, автоматизировать хаос — значит, получить автоматизированный хаос. Роботизация должна начинаться не с покупки лицензий, а с анализа процессов.

По данным ОБИТ, 35% провалов ИТ-проектов связаны именно с несоответствием ИТ-решений реальным бизнес-требованиям, в том числе из-за недостаточного анализа на старте.

2. Процесс описан «на коленке»

Если процесс живет лишь «в голове бухгалтера» или базируется на неформальных договоренностях, робот здесь бессилен. Автоматизировать можно только четко описанные, формализованные шаги. Есть ошибка в логике процесса — робот честно воспроизведет ее, только быстрее человека. Поэтому важно сначала тщательно описать процесс и все сценарии.

3. Проблемы с доступами и ИБ

Боль большинства RPA-проектов — доступ к системам в подразделениях, работающих с чувствительными данными. Служба ИБ требует, чтобы доступы были привязаны к конкретному сотруднику, с подтверждением личности, например, по паспорту — а у робота паспорта нет. В результате согласование доступов затягивается — сроки проекта сдвигаются на недели или даже месяцы.

4. Нет синхронизации между командами

Сначала настроили робота, а затем компания перешла с Google Docs на «МойОфис», сменила интегратора ЭДО или перенесла данные в другую CRM. Когда нет налаженной коммуникации между ИТ, бизнесом и командой автоматизации, роботу «забывают» сообщить об изменениях, и автоматизация внезапно перестает работать.

5. Стремление автоматизировать все

В коммерческом секторе можно автоматизировать до 70–80% операций, и даже больше. Но есть процессы, где это неуместно: юридически значимые действия, зоны с высокими рисками и жесткими требованиями безопасности. Например, в финансовом мониторинге, госсекторе и на регулируемых рынках критично участие человека.

6. Недооценка сложности интеграции

Сложность интеграции зависит не столько от RPA-платформы, сколько от того, насколько «открыта» и готова к взаимодействию исходная система. С «1С», СБИС или «Диадоком» обычно проблем нет — там все стандартизировано. С кастомными системами могут возникать нюансы. Чаще всего интеграцию удается настроить через API, но нужно быть готовыми к тому, что если они реализованы недостаточно качественно, то потребуются доработки.

7. Считать окупаемость только в деньгах

Как бизнес может оценивать окупаемость RPA-проекта: допустим, бухгалтер обходится компании 1,2 млн руб. в год, а лицензия на робота — 1,5 млн. На первый взгляд, внедрение робота кажется невыгодным. Но так ли это?

Реальная картина складывается не только из прямых затрат, но и из рисков. Ошибки в отчетности могут обойтись в сотни тысяч, а то и миллионы рублей штрафов. Новый сотрудник тратит месяцы на адаптацию, робот — нет. Человеческий фактор непредсказуем: сегодня сотрудник внимателен, завтра допускает ошибку. Текучка кадров и обновления ПО неизбежно приводят к простоям и дополнительным расходам.

ROI RPA — это не только про ФОТ и лицензии. Это снижение текучки, минимизация ошибок, избежание штрафов, сокращение срывов сроков и защита персонала от эмоционального выгорания. И, конечно, стабильный результат при вложении определенной суммы денег.

Пора нанимать роботов: чек-лист для бизнеса

Внедрение RPA — серьезный шаг, который меняет бухгалтерские процессы и повышает их эффективность. Вот признаки, по которым бизнес понимает, что пора доверить рутинные задачи роботам:

• Операционка растет, а людей больше не становится. Команда уже не справляется, но быстро изменить текущие процессы не представляется возможным.
• Бизнес не масштабируется. Количественный рост остановился, а без цифровой трансформации качественный рост невозможен.
• На стратегические задачи не остается времени. Когда сотрудники целый день тратят на ручной ввод данных в CRM, то физически не могут выделить время на более важные задачи — например, анализ налоговой нагрузки или подготовку финансовой аналитики для руководства.
• Расширение штата не дает ожидаемого результата. Персонала становится больше, но эффективность отдела не растет.

В компаниях с устойчивыми оборотами и налаженными процессами RPA помогает разгрузить сотрудников от рутины, снизить количество ошибок и добиться стабильности в выполнении задач в бухгалтерии. Для малого бизнеса с ограниченным бюджетом автоматизация может быть слишком дорогой и рискованной. Здесь стоит сначала оптимизировать процессы и вложиться в развитие команды.

Автор – Сергей Азаров, руководитель направления департамента бизнес-решений «Софтлайн Решения» (ГК Softline)