ИнтерТраст

СЭД CompanyMedia использовалась администрацией Мурманска с 2012 года. Система соответствовала всем основным задачам, существовавшим на тот момент.

В 2020 году появилась необходимость в тиражировании СЭД на подведомственные организации. Было решено внедрять в новые организации актуальную импортонезависимую систему, чтобы в дальнейшем все организации, включая администрацию, можно было перевести в единую среду электронного документооборота CompanyMedia.

В настоящее время система внедрена в 155 системных организациях – непосредственно в администрации и 13 комитетах, а также в 141 учреждении, подведомственных комитету по образованию администрации и комитету по жилищной политике. В системе работают более 700 пользователей. В администрации Мурманска планируют полный переход на импортонезависимую СЭД всех организаций.

Дальнейшее развитие СЭД планируется в нескольких направлениях. В ближайшее время произойдет запуск взаимодействия подведомственных учреждений с правительством Мурманской области с использованием МЭДО 2.7. Будет увеличено количество пользователей СЭД в организациях и подключены новые подведомственные организации и учреждения. Кроме того, будет проведена интеграция для обеспечения обмена документами между Пенсионным Фондом РФ по Мурманской области и подведомственными учреждениями комитета по образованию.

Мобильное рабочее место, разработанное для системы документооборота специалистами «Интертраст», обеспечивает возможность работы с документами, создания резолюций, поручений, отчетов об исполнении, согласования документов, голосования по бюллетеням Заседаний.

На основании содержательной части документов в виде прикрепленных файлов и реквизитов документов, а также типа задания в связи с документом пользователь или его помощник принимает по документу решение, которое передается в систему. При этом файлы открываются только своими встроенными средствами без возможности передачи информации другим приложениям, печати, копирования в буфер обмена, отправки по электронной почте. Таким образом, и в удаленном режиме работы решение продолжает оставаться доверенной средой взаимодействия сотрудников банка в рамках различных деловых процессов.

При работе в мобильном рабочем месте пользователь получает возможности использовать экранную клавиатуру, создавать графические комментарии (пальцем или стилусом), записывать аудио-комментарии. При выполнении определенных операций вызывается функционал формирования электронной подписи владельца устройства или проверки существующей электронной подписи.

Отдельно следует отметить возможности проведения в удаленном режиме заседаний коллегиальных органов. При этом пользователь получает материалы заседаний, включая повестку, вопросы повестки, проекты решений по вопросам, директивы, дополнительные материалы для просмотра; участвует в голосовании по вопросам повестки и формировании бюллетеня; получает протокол заседания.

Проект по созданию региональной системы электронного документооборота и делопроизводства на базе CompanyMedia стартовал в Новосибирской области в конце 2008 года. Система имела веб-интерфейс и работала на платформе IBM LotusDomino. С помощью CompanyMedia автоматизирован внутренний документооборот в администрации Губернатора Новосибирской области и Правительстве Новосибирской области, в областных исполнительных органах государственной власти, также к системе подключены 30 муниципальных районов и пять городских округов Новосибирской области.

Стратегической целью проекта являлся переход на новую платформу хранения и обработки данных на основе свободного программного обеспечения. Такая возможность реализована в системе CompanyMedia 5. Система также имеет веб-интерфейс и использует СПО на уровне СУБД (PostgreSQL) и серверной операционной системы (CentOS).

Проект перехода на CompanyMedia 5 стартовал в 2015 году, в его рамках было необходимо перенести функционал с платформы Domino на импортонезависимую платформу и интерфейс «толстого» клиента Notes в веб-интерфейс, а также осуществить миграцию данных в новую систему.

В 2017 году система введена в промышленную эксплуатацию. С помощью СЭДД автоматизирован документооборот в аппарате Губернатора, в областных органах исполнительной власти и 35 муниципальных образованиях Новосибирской области. СЭДД служит единым информационным пространством для коллективной работы и обмена электронными документами без дублирования на бумажных носителях.

Система охватывает такие функциональные области, как делопроизводство, обработка обращений граждан, подготовка нормативных правовых актов, а также внутренних и организационно-распорядительных документов, работа с номенклатурой дел, организация заседаний и совещаний, работа с поручениями руководства разных уровней. Система обеспечивает целостность, управляемость и прозрачность процессов подготовки, согласования и обработки документов в рамках выполнения различных деловых задач (с помощью инструментария адаптивного кейс-менеджмента), предоставляет широкие возможности для подготовки отчетности по документообороту. Мобильные приложения CompanyMedia для планшетных устройств используются членами Правительства Новосибирской области, руководителями структурных подразделений областных исполнительных органов государственной власти.

СЭДД интегрирована с региональной геоинформационной системой Новосибирской области, ГИС ЖКХ, с порталом Правительства Новосибирской области в части публикации нормативных правовых актов и с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, официальными сайтами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.

Основные задачи текущего этапа развития — тиражирование системы на уровень сельских органов власти. На очереди подключение нескольких организаций, которые используют предыдущую версию системы и работают с СЭДД через шлюз.