Xerox

Не так давно «Ингосстрах» запустил масштабную трансформацию ИТ, изменив сам подход к построению процессов в департаменте информационных технологий и передав функционал, который не является ключевым, внешним провайдерам. По результатам проведенного тендера управление печатным парком было доверено Xerox. Перед сервис-провайдером была поставлена задача повысить эффективность работы печатной инфраструктуры, что подразумевает оптимизацию парка печатного оборудования, усовершенствование процессов его использования, а также снижение затрат на одну копию.

Первый этап внедрения услуги в головных офисах в Москве был завершен за месяц, после чего она была масштабирована на Московскую область. По итогам внедрения за 2018 год удалось достичь экономии расходов на печать 20%. На текущий момент проводится оценка потенциала развития данного сервиса в региональной сети.

Следующими шагами в реорганизации печатной инфраструктуры и процессов будет внедрение системы управления и роуминга печати, которая должна помочь персонализировать печать с возможностью управлять конфиденциальными потоками, избавиться от нецелевой печати. Кроме того, будет проведено изучение и анализ потребностей разных групп пользователей с тем, чтобы максимально эффективно использовать возможности современных многофункциональных устройств, упростить и ускорить рабочие процессы.

Благодаря реорганизации этого процесса, на площадке ускорилась обработка грузоотправлений, высвободилась часть персонала и сократились расходы.

После всестороннего анализа ИТ-инфраструктуры и бизнес-процессов сети было решено перестроить процесс производства товаросопроводительной документации в РЦ Литвиново. В частности, для этого специалистам Xerox потребовалось установить и настроить новый программно-аппаратный комплекс. Для его управления Xerox выделил специалистов, которые взяли на себя все обязанности по печати документации, освободив от них сотрудников РЦ Литвиново.

В результате внедрения сервиса ускорилась обработка грузоотправлений, время на печать товаросопроводительной документации сократилось в три раза. Благодаря использованию решения по печати переменных данных, которое автоматически компонует документы, подставляя данные в готовые электронные шаблоны, повысилась производительность. Это также снизило нагрузку и на управляющие системы РЦ Литвиново.

По словам Александра Карасева, руководителя управления по поддержке операционной деятельности ИТ группы компаний «О’Кей», проект позволил эффективно решить вопросы, ключевые для обеспечения оперативности и непрерывности выполнения бизнес-задач. Одновременно с этим процесс печати стал вдвое дешевле.

Уже на этапе пилотного проекта специалистам Xerox удалось оптимизировать парк печатной техники на нескольких площадках «Эльдорадо» и снизить издержки, несмотря на нестабильный курс рубля.

Как отметил Мирослав Пинкас, ИТ-директор «Эльдорадо», дело не только в том, что компания просто платит за отпечаток, а все усилия по обслуживанию техники и офисной инфраструктуры Xerox берет на себя. Гораздо важнее, что поставщик не только предложил стандартный набор услуг, но и продемонстрировал готовность использовать новые инструменты по мере изменения бизнес-потребностей.

В марте 2017 года услуга управления печатью (Managed Print Service, MPS) была масштабирована на всю печатную инфраструктуру компании, что стало началом полноценной реализации проекта. Активности по оптимизации парка печатной техники и сокращению расходов распространились на все подразделения розничной сети. При этом руководство компании впервые смогло ежемесячно получать консолидированную отчетность о количестве устройств, объеме печати, размере затрат и других показателях эффективности инфраструктуры.