MPS

Два года назад московский офис компании Ancor перешел на аутсорсинг печати. По итогам проекта трудозатраты сотрудников службы поддержки снизились на 10%. Также компании удалось сократить расходы на печать и повысить ее качество, упростить процесс обслуживания. Как результат, было принято решение о реализации второго этапа обновления печатной инфраструктуры Ancor. В его рамках было установлены новые устройства Konica Minolta формата А4 и А3 разной производительности, а также выведено из эксплуатации оборудование других вендоров.

Модернизация парка устройств прошла в офисах холдинга по всей России. Кроме того, было проведено обновление печатной инфраструктуры зарубежных офисов компании, которые расположены в Казахстане и Украине.

В ходе проекта Konica Minolta внедрила широкий ряд моделей цветных и монохромных МФУ формата А3 и А4. На большинстве устройств установлена платформа YSoft SafeQ 6. Решение помогает централизованно управлять устройствами и учетными записями пользователей, а также обеспечивает контроль доступа к МФУ.

Как отмечает Георгий Якопов, старший специалист отдела технической поддержки Ancor, аутсорсинг печати показал хорошие результаты в московском офисе: в компании остались довольны качеством сервиса и оперативным решением возникающих вопросов. Кроме того, наблюдалось сокращение объемов печати почти на четверть. Поэтому было принято решение о глобальной модернизации и расширении делегирования функций печати надежному и проверенному партнеру.

На сегодняшний день обновление печатной инфраструктуры прошло в офисах Ancor в трех странах, и планируется продолжение этого процесса.

Не так давно «Ингосстрах» запустил масштабную трансформацию ИТ, изменив сам подход к построению процессов в департаменте информационных технологий и передав функционал, который не является ключевым, внешним провайдерам. По результатам проведенного тендера управление печатным парком было доверено Xerox. Перед сервис-провайдером была поставлена задача повысить эффективность работы печатной инфраструктуры, что подразумевает оптимизацию парка печатного оборудования, усовершенствование процессов его использования, а также снижение затрат на одну копию.

Первый этап внедрения услуги в головных офисах в Москве был завершен за месяц, после чего она была масштабирована на Московскую область. По итогам внедрения за 2018 год удалось достичь экономии расходов на печать 20%. На текущий момент проводится оценка потенциала развития данного сервиса в региональной сети.

Следующими шагами в реорганизации печатной инфраструктуры и процессов будет внедрение системы управления и роуминга печати, которая должна помочь персонализировать печать с возможностью управлять конфиденциальными потоками, избавиться от нецелевой печати. Кроме того, будет проведено изучение и анализ потребностей разных групп пользователей с тем, чтобы максимально эффективно использовать возможности современных многофункциональных устройств, упростить и ускорить рабочие процессы.

Уже на этапе пилотного проекта специалистам Xerox удалось оптимизировать парк печатной техники на нескольких площадках «Эльдорадо» и снизить издержки, несмотря на нестабильный курс рубля.

Как отметил Мирослав Пинкас, ИТ-директор «Эльдорадо», дело не только в том, что компания просто платит за отпечаток, а все усилия по обслуживанию техники и офисной инфраструктуры Xerox берет на себя. Гораздо важнее, что поставщик не только предложил стандартный набор услуг, но и продемонстрировал готовность использовать новые инструменты по мере изменения бизнес-потребностей.

В марте 2017 года услуга управления печатью (Managed Print Service, MPS) была масштабирована на всю печатную инфраструктуру компании, что стало началом полноценной реализации проекта. Активности по оптимизации парка печатной техники и сокращению расходов распространились на все подразделения розничной сети. При этом руководство компании впервые смогло ежемесячно получать консолидированную отчетность о количестве устройств, объеме печати, размере затрат и других показателях эффективности инфраструктуры.

В ходе проекта была проведена масштабная оптимизация парка печатных устройств, реструктуризация административно-хозяйственного и ИТ-бюджетов клиента. Сотрудники Konica Minolta провели двухэтапный аудит в головном офисе Renault Россия и предложили схему оптимизации всей печатной инфраструктуры. На сегодняшний день парк оборудования состоит из 81 единиц техники и включает в себя цветные и монохромные персональные принтеры и МФУ формата А3 и А4. Также было проведено обучение всего офисного персонала компании. Проект был выполнен в течение 11 месяцев в пяти офисах.

Предложенный подход позволил компании плавно мигрировать на оборудование нового производителя, не требуя значительных и незапланированных бюджетных расходов на приобретение техники. В рамках сервисной поддержки аутсорсинга печати Konica Minolta обеспечивает единые условия сервиса и стоимость для всех офисов. Компания постоянно ведет трекинг заявок от клиента, контролируя качество работы.

В дальнейшем предполагается использовать и систему управления печатью Secure Print с расширенным функционалом. Secure Print обеспечивает защиту конфиденциальности документов благодаря системе идентификации пользователя и контроля доступа к печати, а также позволяет защищать документы даже с учетом перемещения между офисами.

Показательным является рост интереса к аутсорсингу печати коммерческих компаний со средним размером бизнеса: они ожидают рост бюджетов, выделяемых на MPS, на 54%. При этом респонденты указывают на среднее снижение затрат на 23%, а 76% компаний сэкономили до 30% средств от стоимости эксплуатации печатного парка за прошлый год.

К лидерам рынка, по подсчетам Quocirca, относятся Xerox, HP, Ricoh, Lexmark, Canon и Konica Minolta, а среди сильных игроков исследователи отмечают Samsung, Kyocera, Sharp и Toshiba. Несмотря на то, что большинство компаний-заказчиков используют смешанный парк устройств, 70% из них планируют переход на единый бренд. Это приведет к ужесточению конкурентной борьбы на рынке в будущем.

Несмотря на то, что основная причина для перехода на MPS – потребность снижения издержек, заказчики обращают внимание и на другие факторы. Так, безопасность стала одним из ключевых показателей эффективности MPS-контракта: количество клиентов, заинтересованных в обеспечении информационной безопасности печати, возросло за последний год с 75% до 81%. Это связано с ростом утечек данных – в 2016 году о них сообщили 61% организаций.

При этом компании отметили, что есть определенное расхождение между ожиданиями заказчиков от применения MPS-услуг и реальной результативностью проектов. В то время как около 80% опрошенных организаций внедрили MPS, только 27% из них полностью довольны своим поставщиком, а 30% компаний планируют его сменить.

Есть ряд значимых для клиентов элементов MPS, которые отмечают все опрошенные компании. Так, цена, безопасность и сервис входят в первую тройку самых популярных запросов от заказчиков. Тем не менее, требования к MPS-контракту отличаются в зависимости от размера компании организации: снижение издержек оценивается как наиболее значимый фактор среди крупного бизнеса, тогда как средний бизнес отдает предпочтение предсказуемости расходов. Учитывая список значимых элементов при выборе контракта, можно сказать, что требования к MPS по части спектра оказываемых услуг приближают его к аутсорсингу бизнес-процессов (BPO).