Hyperion Planning

Для компании с масштабной производственной и финансовой структурой скорость и точность факторного анализа напрямую влияют на управленческие решения. Ранее сотрудники проводили факторный анализ преимущественно вручную. Специалисты ЕВРАЗа собирали данные из разных источников, сводили их в таблицах и приводили к единой методике. Процесс занимал значительное время, создавал риск ошибок и усложнял подготовку отчетности для руководства.

Команда проекта решила автоматизировать расчет факторного анализа по ключевым блокам: производственные материалы, производственные услуги, выручка, энергетика, НЗП и готовая продукция, сырье, смета, коммерческие расходы и сводный PL. В основе решения — Oracle Hyperion Planning, который ЕВРАЗ использует для бюджетного планирования и последующей консолидации.

В ходе проекта эксперты «Корус Консалтинг» проанализировали требования к расчету факторов, проработали архитектуру решения и адаптировали методологию под реализацию в системе. Для каждого функционального блока команда разработала альбомы форм, которые закрепили единый стандарт расчета. Также специалисты создали логическую модель данных, описывающую структуру справочников, их взаимосвязи, аналитичность данных и реализовали ролевую модель с разграничением прав доступа по зонам ответственности.

Особое внимание команда уделила блоку «Энергетика». В нем применили нестандартный подход к формированию отчетов: детализировалась оргструктура компании так, чтобы конечные пользователи могли работать с результатом факторного анализа по своему подразделению.

В результате ЕВРАЗ минимизировал ручной расчет факторов, повысил точность и прозрачность данных и ускорил подготовку управленческой отчетности. Компания сформировала единое пространство для факторного анализа, которое позволяет оперативно предоставлять руководству актуальную информацию по отклонениям и их причинам.

Проект стал значимым для металлургической отрасли. На следующем этапе ЕВРАЗ планирует автоматизировать оставшиеся участки ручного ввода факторного анализа и расширить возможности системы.

Дивизион «Горнорудный» включает в себя добывающие предприятия «ЕвроХима». Несмотря на распределенную структуру и масштаб компании, бюджетный процесс добывающих предприятий не был унифицирован и автоматизирован в достаточной мере. Бюджет отдельных предприятий формировался в MS Excel и хранился децентрализовано, а доступ к детальным показателям бюджета был затруднен.

Для оптимизации процесса руководство компании приняло решение внедрить систему автоматизированного бюджетирования и отчетности для четырех предприятий дивизиона «Горнорудный»: разработать и согласовать новую унифицированную методологию бюджетирования, внести данные бюджетов и рассчитать калькуляцию производственной себестоимости. В качестве методологического партнера была приглашена компания PwC, разработавшая унифицированную бюджетную модель добывающих предприятий, базирующуюся на драйверно-нормативном подходе с применением метода планирования с нулевой базой. ИТ-партнером для реализации проекта выступил «Корус Консалтинг».

В ходе проекта была спроектирована и настроина новая бюджетная модель и отчетность в системе Oracle Hyperion Planning. Система позволила сформировать подробную смету плановых затрат на два года с детализацией по 21 аналитике на основе производственной программы и нормативов, благодаря чему по первичным статьям детализируются 100% расходов. Для сокращения сроков ввода исходных данных из Excel-файлов в систему «Корус Консалтинг» использовал собственное коробочное решение «Файл сбора данных», которое преобразует данные из таблиц в формат, подходящий для последующей автоматической обработки.

Сейчас система калькулирует сквозную и попередельную себестоимость готовой продукции с учетом специфики каждого предприятия, формирует бюджет доходов и расходов, а также плановый баланс – все это помесячно на горизонте двух лет. На основе ожидаемой сметы затрат, планов по реализации продукции и условий платежей рассчитывается движение дебиторской и кредиторской задолженности. Далее автоматически формируется бюджет движения денежных средств с учетом изменения остатков запасов и расчетов. Инструмент сокращает количество ошибок за счет принципа «двойной записи» и автоматизации процессов, а также возможности проведения аудита изменений. Расшифровка себестоимости по первичным (например, селитра, шарошечные долота, расходы на персонал, виды запчастей, налоги и так далее) и вторичным (руда, вскрыша, хвосты магнитной сепарации) элементам затрат производится автоматически с учетом остатков незавершенного производства. Все затраты раскладываются на суб-драйверы для последующего хеджирования и позиционной торговли (продажи и закупки).

Система запущена на четырех предприятиях дивизиона: Ковдорский ГОК, Усольский калийный комбинат, ЕвроХим-ВолгаКалий и ЕвроХим-Удобрения. Новый инструмент унифицировал аналитическую бюджетную модель добывающих предприятий, в том числе нормативно-справочную информацию и бюджетные формы по 14 областям планирования: от производственных программ до мастер-бюджетов. Инструментом пользуется более 350 руководителей и экспертов предприятий.

Как отмечает Юрий Борщик, руководитель финансовой функции дивизиона «Горнорудный» «ЕвроХим», благодаря реализации проекта удалось унифицировать подходы к бюджетированию различных предприятий. Получена возможность за минуты полноценно пересчитывать бюджет при изменении вводных данных и снизить риск ошибок, присущий расчетам в Excel. Кроме того, обеспечено автоматическое формирование не только планового отчета о прибылях и убытках, но и баланса и бюджета движения денежных средств с детализацией до первичных драйверов.

Ранее бюджетирование в компании проводилось с использованием таблиц MS Excel и собственных разработок на базе СУБД MS SQL Server. Так как за последние несколько лет размер бизнеса компании стремительно вырос и увеличился объем собираемых и анализируемых данных, возник риск, что используемые инструменты не обеспечат требуемой функциональности: не позволят оперативно корректировать бюджет, собирать несколько версий бюджетов и моделировать сценарий развития компании. Кроме того, для внесения изменений в систему требовалось привлекать технических специалистов.

В качестве наиболее подходящего инструмента была выбрана платформа Oracle Hyperion Planning, а исполнителем проекта стал «Корус Консалтинг». В ходе проекта была усовершенствована существующая модель бюджетирования: разработана методология формирования бюджета закупок и движения запасов, уточнены методики подготовки бюджетов гипермаркетов с детализацией до отдела и методики планирования бюджетов новых гипермаркетов. Интеграция нового инструмента с корпоративным хранилищем данных позволила оперативно получать необходимые данные для подготовки прогноза исполнения бюджета. Одним из значимых результатов проекта стала возможность проводить сценарное моделирование.

Важным требованием являлась возможность сопровождения системы бизнес-пользователями. Чтобы минимизировать необходимость привлечения технических специалистов в будущем, интегратор провел ряд тренингов для сотрудников финансового отдела клиента на этапе тестирования. Итогом этих тренингов стала самостоятельная подготовка системы к запуску силами сотрудников функциональных подразделений.

Решение о старте проекта было принято в конце 2014 года, он включает в себя три этапа. Ключевой задачей первой очереди проекта была методологическая доработка существующей бюджетной модели и ее миграция на платформу Hyperion. Реализация данного этапа позволила осуществить перевод модели на единый корпоративный план счетов, изменить подходы к планированию и оценке финансового результата, актуализировать ключевые методологические документы. Изменения бюджетной модели в рамках первой очереди проекта касались формирования технико-экономических показателей, материального баланса и отчета о прибылях и убытках.

В ходе бюджетной кампании 2015 года в новой системе был успешно сформирован бизнес-план на следующие годы и подготовлена управленческая отчетность за несколько отчетных периодов.

Отдельное внимание в ходе проекта уделялось разработке обновленной методики калькуляции себестоимости. Данный документ обеспечил все производственные площадки методической базой, определяющей единые правила калькулирования плановой и фактической себестоимости для целей управленческого учета. Новая методика предусматривает расчет себестоимости в разрезе мест возникновения затрат, производственных процессов, по номенклатуре производимой продукции, по видам потребляемых ресурсов, с учетом и без учета распределения постоянных затрат. Автоматизация расчета себестоимости предполагается в ходе второй очереди проекта.

«Стройгазмонтаж» завершил доработку автоматизированной системы бюджетного управления. В ее рамках было обновлено существующее решение на базе Oracle Hyperion, разработан единый алгоритм для создания и утверждения функциональных бюджетов в головной организации холдинга, а также реализовано решение по интеграции с учетными системами на платформе «1С».

В рамках проекта специалисты «Энвижн Груп» провели анализ существующей модели планирования по центрам финансовой отчетности управляющей компании СГМ. На его основе были выполнены настройки для формирования функциональных бюджетов в автоматизированной системе бюджетного управления.

Этот функционал был выделен в отдельное приложение, с помощью которого сотрудники управляющей компании могут быстро вносить данные об общепроизводственных, общехозяйственных и коммерческих расходах. Оно позволяет анализировать затраты на командировки, связь, автотранспорт, аренду, оборудование и осуществлять планирование на год вперед с необходимым уровнем детализации.

Кроме того, реализовано решение по интеграции системы бюджетирования в части сбора фактических данных с учетными системами в головной организации, а также в шести дочерних компаниях. Это позволяет при необходимости «провалиться» до отдельных операций и документов, что существенно повышает достоверность управленческой отчетности.

В новой системе можно создавать несколько сценариев бюджета с различной версионностью, загружать данные в автоматизированном режиме, консолидировать показатели из других областей планирования. Система позволяет получить отчет о прибылях и убытках по компании в целом, по отдельно взятой категории товара или отдельному магазину.

В результате проекта, реализованного AT Consulting, была сформирована единая информационная среда в части финансового планирования и отчетности. Это позволило компании повысить достоверность и согласованность всех планов, быстрее собирать и в полной мере учитывать необходимые данные, анализировать плановые и фактические показатели. Реализована возможность ежеквартально корректировать бюджет, в сжатые сроки пересчитывать его, например, в соответствии с планом открытия новых магазинов.

Ближайшие изменения будут внесены в систему, когда «Дикси» сформирует фактическую отчетность за первый квартал 2016 года.