Проект внедрения электронного документооборота стартовал в июне 2019 года. Министерству было необходимо ускорить процессы рассмотрения документов и принятия управленческих решений, подключив к работе в системе 100% сотрудников. Цифровизация охватила сразу несколько направлений документооборота: делопроизводство, договорную работу, управление совещаниями, обработку обращений граждан и организаций.
В ходе проекта была заменена СЭД на платформе «БОСС-Референт» на современную систему Directum, проведя миграцию более 4 млн документов, созданных с 2003 года. В результате проекта серьезно сократился объем бумажного документооборота ведомства, повысилась контролируемость бизнес-процессов и исполнительская дисциплина сотрудников, упростилась обработка обращений граждан — за счет бесшовной интеграции с интернет-приемной и единой сетью ССТУ.РФ.
Систему используют все 800 сотрудников министерства: работают с корреспонденцией, договорами, организационно-распорядительными документами, получают и исполняют поручения, оформляют заявки на пропуска, организуют совещания — все в электронном виде.
Как внутренние, так и исходящие документы министерства подписываются электронными подписями (ЭП). С подчиненными федеральными агентствами и службами ведомство взаимодействует в цифровом виде — обменивается документами по защищенному каналу МЭДО.
Для оперативной работы с документами и утверждения резолюций все директора департаментов и заместители министра используют мобильное приложение Directum Solo. Так важные управленческие решения не задерживаются, и исполнители вовремя приступают к работе.
Дополнительно в ходе проекта был реализован удобный сквозной поиск по всем данным системы, включая исторические, загруженные из прежней СЭД, а также разработан модуль сканирования, учитывающий особенности работы делопроизводителей министерства в части простановки регистрационных штампов, выбора параметров сканирования и предпросмотра документа.
