В 2018 году в «Белэнергомаш-БЗЭМ» было принято решение объединить процессы внутреннего и внешнего согласования документов и перевести их в электронный вид. При растущих масштабах производства и поставок стало сложно контролировать процессы и выстраивать эффективное взаимодействие с клиентами.
При выборе системы электронного документооборота важными критериями стали удобный интерфейс и наличие веб-клиента, гибкость и изменяемость под требования предприятия, а также опыт компаний, уже работающих в данной системе. Положительные отзывы от других компаний в пользу DirectumRX сыграли решающую роль.
Проект стартовал в начале 2019 года. Плотное сотрудничество с представителями ключевых подразделений предприятия на этапе исследования помогло в короткие сроки разработать проектные решения: были подготовлены описания процессов делопроизводства, управления совещаниями, договорной и закупочной деятельности. Также была спроектирована работа с первичными учетными документами, межкорпоративный документооборот и интеграция с учетной системой SAP ERP.
Проект охватил несколько направлений: автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, работа с внутренними документами, закупочная деятельность, заявки на изготовление продукции. Все договоры хранятся в единой базе. Работа с повестками, протоколами и поручениями с совещаний также переведена в систему.
В ходе проекта удалось исключить дублирование информации с помощью двухсторонней интеграции DirectumRX, которая передает договорные документы, и учетной системы SAP, откуда автоматически загружаются данные о контрагентах, первичные учетные документы и внутренние документы, связанные с процессом производства (карты замены материала и уведомления о запуске). Благодаря настроенной интеграции с Active Directory в системе всегда содержится актуальная информация об организационной структуре предприятия, которая необходима для правильного исполнения процессов.
