Финская компания-дистрибьютор пищевого сырья в последние годы особое внимание уделяет оптимизации документооборота. Задача актуальна как минимум потому, что от своевременного получения подписанных экземпляров зависит оплата оказанных транспортных услуг. Расчеты в компании происходят только по оригиналам, и многие партнеры-экспедиторы представляют УПД, акты, счета-фактуры, экспедиторские расписки и доверенности через системы ЭДО.
Транспортная накладная оставалась единственным документом, которым обменивались на бумаге. Именно поэтому компания обратила внимание на сервис Synerdocs, который запустил проект по транспортным накладным в электронном виде совместно с крупными компаниями-производителями и дистрибьюторами.
В первую очередь был автоматизирован документооборот в перевозках между складами — и отправителем, и получателем в таких перемещениях является «Лейпуриен Тукку». В рамках перехода на электронные транспортные накладные в компании разработали схему взаимодействия, которая определяла очередность подписания документов в цифровом виде.
Следующим этапом стало подключение к обмену основных контрагентов — экспедиторов и складских сервис-провайдеров. Разъяснив преимущества перехода на электронные накладные, компания получила от большинства участников обмена положительный отклик. Для экспедиторов несомненный плюс электронного взаимодействия — это экономия времени, отсутствие ошибок при оформлении накладных и своевременный возврат документов в офис.
Компания также изучила вопросы юридической значимости цифрового документооборота и практику представления электронной транспортной накладной в налоговые органы. Согласно разъяснениям ФНС, ЭТрН без проблем можно выгружать из сервиса ЭДО и представлять в ФНС. Случаев отказа в приеме документов, составленных в электронном виде, зафиксировано не было.
В планах компании — выстроить ЭДО по всем межскладским перемещениям. Эти работы планируется завершить до конца лета 2020 года и перейти к обмену электронными транспортными накладными с клиентами при доставке сырья.