В условиях конкурса, объявленного фондом, ставились задачи обеспечить учет, контроль перемещения и выноса более чем 15 тыс. объектов с помощью специализированного программного обеспечения и средств радиочастотной идентификации, а также поставить и настроить необходимое для этого оборудование. В результате тендер выиграла компания «АйТи. Смарт системы», предложившая собственную разработку – решение «АйТи-Автоматическая идентификация: Учет имущества» в комплексе с оборудованием для создания и считывания RFID-меток: терминалы сбора данных, принтеры, программаторы, RFID-ворота и т.д. Решающую роль при выборе решения сыграли скорость и удобство работы с RFID-метками.
В ходе проекта была развернута необходимая сетевая инфраструктура, подключены и настроены восемь RFID-ворот на всех выходах из здания, шесть терминалов сбора данных и осуществлена поставка 20 тыс. RFID-меток. Кроме того, была проведена интеграция решения с системой административно-хозяйственной деятельности фонда, настройка первичных документов и пропусков на перемещение и вынос материальных ценностей.
Созданная система обеспечивает учет всех основных средств и материальных запасов. При этом каждому объекту учета присваивается уникальный идентификатор, информация о котором содержится в RFID-метке, что позволяет бесконтактно считывать требуемые данные. На метку также наносится дублирующий штрих-код, наименование, инвентарный и серийный номер объекта. В системе ведется привязка объектов учета по помещениям, ответственным за эксплуатацию, материально-ответственным лицам и подразделениям.
Все выходы из здания контролируются объединенными в общую сеть RFID-воротами. Это позволяет, имея соответствующие полномочия, выносить оборудование через ближайший или наиболее удобный выход. Система автоматически контролирует наличие разрешения на вынос для конкретного объекта учета, а также место и время его перемещения.