Ariba

«Уралкалий» создал единую экосистему коммуникаций с поставщиками и подрядчиками, в которой все взаимодействия переведены в цифровой формат, и которая обеспечивает максимальную прослеживаемость данных и исключает влияние человеческого фактора. В результате внедрения компания добилась снижения закупочных цен на 7% за счет повышения конкуренции среди поставщиков и подрядчиков.

Как отметил Дмитрий Бояркин, директор по закупкам «Уралкалий», до старта проекта закупочный процесс в основном состоял из ручных операций и неавтоматизированной обработки данных: вручную рассылались приглашения поставщикам, рассматривались коммерческие предложения, выполнялась подготовка документов, создание заказов и формирование договоров. Все это отрицательно сказывалось на прозрачности процедур, повышало трудоемкость и провоцировало ошибки, а также сильно затягивало весь цикл закупки. Компании была необходима система, которая бы позволила цифровизировать взаимодействие служб внутри компании и перевести работу с внешними контрагентами в электронную форму. В результате остановились на решении SAP Ariba.

Использование облачного решения значительно сократило сроки на развертывание и ввод в эксплуатацию: системой начали пользоваться уже через 6 месяцев после старта проекта, кроме этого, она доступна в удаленном режиме. Теперь потребность в закупке передается в систему автоматически, категорийные менеджеры консолидируют потребности в закупочные процедуры, затем специалисты отделов закупок собирают заявки по категориям и проводят закупочные проекты по настроенным шаблонам, после чего создается заказ и формируется договор.

Все эти операции не требуют от специалистов «Уралкалия» ручного переноса данных, это сокращает трудоемкость и сроки проведения закупок, исключает ошибки ручного ввода. Данные сохраняются в закупочном проекте и доступны для дальнейшего анализа и контроля. Одновременно в едином решении пополняется и поддерживается в актуальном состоянии база поставщиков. В дальнейших планах компании – настройка шаблонов закупочных проектов по категориям закупок, а также создание маркетплейса на базе SAP Ariba.

Ключевая цель проекта — сделать процесс закупок простым, прозрачным и понятным для сотрудников всех подразделений компании. В ходе проекта была реализована сквозная цепочка от потребности в материально-технических ресурсах (МТР) до выбора поставщика.

Новый инструмент позволяет оптимизировать процессы регистрации, проверки контрагентов и их квалификации. Помимо этого, в системе автоматизированы проведение конкурентных процедур для закупки МТР, работ и услуг, а также автоматизировано проведение конкурентных процедур для реализации невостребованного имущества.

Новое решение интегрировано с уже работающими системами компании, включая SAP S/4HANA, а также с внешними торговыми площадками и порталами для публикации данных о процедурах, проводимых в SAP Ariba. В результате внедрения уже удалось получить детальную аналитику для управления закупками, а также унифицировать процесс закупок за счёт шаблона проекта и шаблонов документов.

Как отметил Феликс Ицков, вице-президент по коммерции и логистике «УК Полюс», важнейшая задача — обеспечивать своевременность и качество закупочных процедур, а также их соответствие нормативным требованиям. Помимо этого, необходимо качественно выстроенное взаимодействие со всеми смежными подразделениями в рамках единой платформы. Уже сейчас в SAP Ariba работают блок внутреннего контроля и аудита «Полюса», служба безопасности компании, а также финансовый блок.

Созданное решение объединяет в рамках одной информационной системы множество задач, связанных с выбором поставщиков: разработку и согласование базисного инжиниринга, подготовку перечня необходимого оборудования, заполнение опросных листов и выбор контрагента по техническим и коммерческим критериям. Система позволяет эффективно взаимодействовать в едином пространстве всем участникам процесса закупок и, таким образом, экономить время и ресурсы компании.

Как отмечает Анатолий Хебнев, вице-президент по снабжению НЛМК, закупка оборудования – один из ключевых этапов реализации инвестиционных проектов, который включает в себя сложные бизнес-процессы. Их оптимизация с помощью передовых ИТ-решений – это необходимое условие поддержания конкурентоспособности в эпоху цифровой трансформации.

Инвестиционные закупки в части оборудования требуют своевременного выбора оптимального технологического решения и четкого соблюдения сроков поставки. Это всегда вовлеченность большого количества сотрудников в процесс на всех этапах работ. Все это требует максимальной прозрачности и контроля для принятия оперативных решений.

Ранее вся работа по закупкам велась преимущественно с использованием Excel, Outlook и SAP SRM. Сведения из разных систем собирались вручную, случались задержки и ошибки в коммуникации.

Построение информационной системы для процессов подготовки проектной документации, выбора поставщиков и закупок сложного производственного оборудования заняло почти 8 месяцев. За это время команда специалистов Accenture и НЛМК создала единый ИТ-инструмент для эффективной коммуникации руководителей, аналитиков, проектных организаций, поставщиков и категорийных менеджеров, отвечающих непосредственно за закупку оборудования.

Проект реализован на платформе SAP Ariba Sourcing. Она позволяет на практике реализовать проектный подход к проведению сложных закупок, обеспечить управление базой поставщиков, следить за реализацией CapEx проектов, анализировать технические предложения с рынка и более эффективно планировать капитальные затраты предприятия.

Как отметил Павел Сверчков, директор по развитию снабжения НЛМК, в инвестиционные закупки оборудования вовлечено большое количество участников с самыми разными задачами. В ходе проекта удалось разработать единое информационное пространство для их взаимодействия. Удобную площадку, которая в том числе позволяет сравнивать технические предложения поставщиков, учитывать результаты уже проведенных этапов, хранить документацию и сведения по нашим проектам, интегрировать их с ERP-системой.

Основная цель BIOCAD – повысить эффективность закупок и снизить затраты, создать сквозной прозрачный сценарий от потребности до выбора поставщика и регистрации договора, повысив таким образом скорость и рациональность принятия решения по этому вопросу. Важно было использовать единый инструмент взаимодействия с поставщиками, где бы осуществлялись: регистрация, квалификация по категории, участие в закупочных процедурах, оценка деятельности поставщика. Ранее такой интегрированный инструмент отсутствовал, контроль за соблюдением регламентов велся вручную наряду с закупочными процедурами, также вручную проводился сбор отчетности, а операции дублировались в нескольких системах.

С внедрением SAP Ariba все стратегические закупки в BIOCAD теперь проводятся в единой системе с автоматическим соблюдением политик компании. Унифицирован процесс проверки и квалификации поставщиков, упростился контроль за затратами, минимизированы рутинные, часто повторяемые операции и в целом выросла скорость проведения закупочных процедур и сбора необходимой отчетности. Все это позволило категорийным менеджерам меньше концентрироваться на рутинных операциях и сфокусировать взгляд на стратегических целях закупочной функции. Кроме того, все закупочные процедуры теперь публикуются на сайте, что позволило расширить базу поставщиков.

Как отметил Дмитрий Гордеев, заместитель генерального директора по финансам и управлению цепями поставок BIOCAD, использование современного решения, обеспечивающего прозрачный процесс закупок, повысило репутацию BIOCAD среди внешних бизнес-партнеров как компании, использующей инновационные рыночные подходы.

До конца года планируется переход закупочных процедур 15 дочерних предприятий холдинга Segezha Group в новую систему. SAP Ariba будет интегрирована с хранилищем данных SAP BW/4HANA и системой НСИ, а также с системой управления предприятием SAP S/4HANA – с помощью интерфейса SAP Fiori. Вся необходимая информация для поставщиков будет доступна на сайте компании.

Новая система позволит холдингу повысить экономическую эффективность бизнес-процессов за счет стандартизации и автоматизации выбора поставщиков, большей прозрачности и повышения качества взаимодействия с ними, кроме этого, будет вестись централизованный контроль закупочной деятельности. При работе с поставщиками в SAP Ariba ожидается уменьшение рисков, связанных с человеческим фактором, снижение трудозатрат и рост удовлетворенности процессом закупок всех подразделений холдинга.

На текущий момент уже 150 сотрудников являются пользователями SAP Ariba, в дальнейших планах – проводить через нее более 90% закупок к концу 2020 года.

Раньше заявки на закупки в «Евразе» оформлялись с использованием стандартных решений SAP ERP, но с сохранением ручных операций в процессе обработки потребности. Ключевая цель внедрения SAP Ariba Catalog – сделать процесс закупок простым, прозрачным и понятным для сотрудников всех подразделений компании. Новый инструмент должен позволить оптимизировать заказ необходимых материалов, существенно сократив цепочку документооборота и затраты на исполнение закупочного процесса. В реальном времени заявители, выбрав в качестве источника поставки каталоги поставщиков, смогут оформлять заявки на приобретение товаров: от канцелярии до строительных материалов.

Каталог дает поставщикам возможность загружать свой ассортимент с помощью интуитивно понятного пользовательского интерфейса. На текущий момент к системе подключены предприятия «Евраза» в дивизионах Урал и Сибирь, количество пользователей системы составляет 600 человек. В планах компании – довести количество пользователей до 2 тыс. человек и в 10 раз увеличить количество поставщиков.

До использования SAP Ariba уведомления о проведении закупочных процедур размещались на сайте. Приглашение поставщиков к участию и получение предложений от них происходило по электронной почте, а база контрагентов велась каждым менеджером самостоятельно в виде таблицы. Коммуникация и получение коммерческих предложений осуществлялись через электронную почту, а конкурентные таблицы формировались вручную.

Сегодня компания управляет поставщиками на системной и автоматизированной основе, имеет единую базу контрагентов, в которой содержатся более 5 тыс. организаций. Выбор поставщика проходит с помощью анализа по различным критериям, через онлайн-аукционы. Кроме того, в компании ведется аналитическая отчетность по закупкам с необходимой детализацией.

Как признает Дмитрий Бояркин, директор по закупкам «Уралхим», с помощью нового решения удалось вывести функцию закупок на качественно новый уровень. Было крайне важно обеспечить прозрачность и эффективность закупок, исключить человеческий фактор, внедрить категорийный менеджмент и повысить производительность персонала. Первые результаты на проекте полностью подтвердили ожидания руководства.

Центральной задачей, которую было необходимо решить, стала интеграция системы с шестью ERP-системами предприятий «Уралхима» и системой документооборота. Данное решение заложило основу для дальнейшей автоматизации и развития функционала снабжения. В дальнейшем компания планирует продолжить развитие проекта в области расширения возможностей взаимодействия с поставщиками и управления договорами.

Основная задача проекта – снижение затрат и оптимизация на всех предприятиях холдинга за счет автоматизации процессов закупки и взаимоотношений с поставщиками, улучшения нормативного соответствия и контроля при одновременном уменьшении затрат и рисков.

Как отмечает Дмитрий Бояркин, директор по закупкам «Уралхим», холдинг последовательно реализует стратегию автоматизации бизнес-процессов. Сейчас очередь дошла до трансформации системы управления закупками. После анализа рынка решений по автоматизации выбор остановили свой на облачном решении SAP Ariba, как одном из самых эффективных и перспективных. Объявлено, что эта система «оптимальна для решения задач и развития закупочного функционала компании».

Сервис по управлению закупками позволил консолидировать и отслеживать все процедуры на единой площадке. Также эффективность работы повысил учет некрупных закупок, которые раньше в расчет не брались.

Как подчеркнул финансовый директор «Мегаполиса» Александр Огнев, за первый месяц продуктивной эксплуатации SAP Ariba было создано более 150 проектов, проведено пять аукционов и включено в систему более 330 поставщиков. За этот период экономия составила 14% бюджета, а это более 10 млн руб., что для такого проекта является весомым показателем.

Сервис по управлению закупками в реальном времени отражает статус конкретного тендера, позволяет оперативно сравнивать предложения поставщиков внутри площадки и управлять ходом закупочной процедуры. Кроме того, за счет унификации оформления документов и электронного документооборота заметно снизились трудозатраты, и появилась возможность получать максимально прозрачную информацию о каждой проведенной процедуре.