Менеджмент

Непосредственными задачами ИТ-директора являются не только управление ИТ, автоматизация бизнес-процессов и обеспечение бизнес-руководителей необходимыми сведениями о технологиях. Современный ИТ-директор частично выполняет функции кадровой службы, операционного директора, директора по безопасности и финансиста. Поэтому на управление ИТ у него зачастую остается не более 50% рабочего времени. Как же верно распределить рабочее время?

Широко известна такая шутка: если сотрудник эффективно работает восемь часов в день, то станет менеджером и сможет хорошо работать по 12 часов. Доля правды здесь в том, что чем выше ИТ-специалист забирается вверх по служебной лестнице, тем шире круг задач и уровень ответственности и тем больше времени ему нужно на выполнение своих должностных обязанностей. Рано или поздно наступает момент, когда сделать абсолютно все человек уже не успевает. И здесь на помощь руководителю могут прийти два навыка: тайм-менеджмент и умение делегировать свои задачи и полномочия.

На практике делегирование является одним из самых действенных способов высвободить свое время для наиболее важных дел. Эта тема будет поднята в одном из следующих номеров журнала.

Основы тайм-менеджмента широко изучают на всевозможных тренингах. Между тем методы, рекомендуемые экспертами в этой области, не всегда применимы в операционной деятельности. Кроме того, сфера ИТ имеет определенную специфику, и зачастую менеджерам приходится в основном руководствоваться собственными принципами, опираясь на опыт и здравый смысл.

Куда уходит время?

Единого ответа на вопрос, куда уходит время среднестатистического ИТ-директора, не существует, хотя бы уже в силу того, что определение самой должности сильно размыто.

«Одно бесспорно: чем выше по служебной лестнице растет ИТ-специалист, тем больше времени у него уходит на различные встречи и переговоры. Это совершенно нормальное явление», — уверен Дмитрий Иншаков, ИТ-директор PwC в России, заместитель CIO по региону Центральная и Восточная Европа.

Конечно же, те встречи, которые могут пройти без участия ИТ-директора, должны проходить без него. Но от общения с руководителями бизнес-подразделений и топ-менеджментом, безусловно, не следует уклоняться. Ведь подобные встречи и совещания помогают и ему самому — особенно в области соответствия управления ИТ целям всей компании, и компании — с точки зрения использования современных технологий.

Много времени у ИТ-руководителя уходит и на работу с командой, причем речь идет не только о традиционном менеджменте, но и о коучинге. Непосредственных подчиненных должно быть не более пяти-семи человек. Важно выращивать руководителей, которым можно делегировать задачи. Потраченное время можно считать инвестициями — впоследствии ИТ-руководитель сэкономит таким образом время на решение различных задач, в первую очередь рутинных.

Один из базовых принципов эффективного распределения времени своих сотрудников — четкое целеполагание. Часто бывает, что подчиненный выполняет поставленную задачу не так, как этого хотел руководитель. Потраченное время в этом случае можно считать безвозвратно потерянным.

«Если вас недопоняли — значит, вы плохо объясняли», — говорит Иншаков. Пожалуй, наиболее известной и эффективной методикой постановки целей является S.M.A.R.T. Она подразумевает, что цели должны быть конкретными (Specific), измеримыми (Measurable), достижимыми (Achivable), реалистичными (Realistiс) и определенными во времени (Timebound).

Еще одна крупная часть рабочего времени ИТ-директора — работа с почтой и прочими информационными системами, а также принятие решений на основе получаемой информации.

Коварная почта

Многие специалисты по тайм-менеджменту акцентируют внимание на оптимизации работы с почтовыми сервисами, и не даром: объем корпоративной почты столь велик, что оставлять это направление без внимания нельзя.

«У меня на всех устройствах отключены звуковые оповещения о новых сообщениях, а также различные мигающие и всплывающие окна», — делится Иншаков. Действительно, вполне естественным желанием человека является отреагировать на такое оповещение, при этом от выполняемой работы он отвлекается.

Руководителю уровня ИТ-директора крупной компании в день приходит 100–150 писем. С опытом приходит понимание, что такой объем очень велик и на обработку писем тратится непозволительно большое время.

Руководители компаний, пытаясь снизить негативное влияние корпоративного спама на производительность сотрудников, могут действовать весьма радикально. Например, Atos, крупнейшая ИТ-компания Франции, планирует полностью отказаться от внутренней электронной почты с 2014 года и заменить ее сервисами мгновенного обмена сообщениями.

«Я считаю, что самый быстрый и эффективный способ общения — личная встреча. Следом за ним идут видеоконференция, общение по телефону и через порталы, и только затем — электронная почта», — говорит Иншаков.

Разумеется, существует целый ряд жизненных ситуаций, когда почта является наиболее подходящим каналом — например, когда собеседник находится в других часовых поясах или когда необходимо письменно зафиксировать договоренность.

Но если речь идет о проблеме, жалобе или иной сложной ситуации, то наиболее эффективной по-прежнему является личная встреча. Если же такой возможности нет, следует воспользоваться видео- или телефонной связью.

«Когда количество ежедневной почты в моем ящике еще исчислялось десятками писем, я настраивал правила сортировки писем по папкам, а некоторые письма сортировал вручную», — вспоминает Иншаков. Однако несколько лет назад от такой идеи пришлось отказаться — это отнимает слишком много времени и внимания. Если что-то требуется найти, проще полагаться на широкие поисковые возможности, встроенные в любую современную почтовую систему.

Задачи и слоны

«Люди психологически склонны браться за срочные несущественные дела, не уделяя достаточного внимания менее срочным, но более важным», — отмечает Иншаков.

Решая срочные, но не столь уж и важные задачи, люди откладывают важные и сложные, которые пока еще могут подождать. Но на следующий день на человека наваливается такая же «текучка». И так происходит день за днем. В результате важная задача откладывается до того момента, когда она становится не только важной, но уже и срочной.

Эта «ловушка» многим знакома еще со студенческих времен: как известно, для подготовки к экзаменам почти всем не хватало еще одного дня. Как это ни прискорбно, у менеджеров, даже умудренных опытом, возникают похожие проблемы.

«Нецелесообразно откладывать на завтра важные задачи, старайтесь выделять время для их решения каждый день», — рекомендует Иншаков. Таким образом, знаменитое правило «не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня» вполне применимо и в ИТ.

В своей книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» (Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2005) гуру тайм-менеджмента Глеб Архангельский сравнивает реализацию сложной задачи с поеданием слона. Слон велик, и если вы захотите его съесть сразу, у вас ничего не получится. Слона нужно есть по кусочкам, то есть проект следует разбить на маленькие этапы и каждый день реализовывать хотя бы по одному из них.

«Важно, что этого слона обязательно надо есть. Если его постоянно отодвигать к линии горизонта, он будет казаться маленьким, но рано или поздно он появится перед вами — все такой же большой и несъеденный», — подтверждает Иншаков.

Совещание или митинг?

Об унифицированных правилах тайм-менеджмента в рамках всего ИТ-департамента говорить вряд ли корректно. Можно лишь выделить несколько направлений ИТ, в рамках которых применяемые инструменты тайм-менеджмента будут различными.

Например, в службе поддержки планировать встречи и рабочий день практически невозможно. В этом подразделении все зависит от того, сколько пользователей в единицу времени обратится за помощью. А потому можно говорить лишь о внедрении инструментов, позволяющих повысить эффективность работы, — использовании гарнитуры, освобождающей обе руки для регистрации запросов, или внедрении и интеграции различных автоматизированных систем Service Desk. Непосредственного отношения к тайм-менеджменту эти меры не имеют.

Другое дело — сотрудники, занимающиеся разработкой ПО и поддержкой информационных бизнес-систем. Основой их работы является проектная деятельность, принципы организации которой, по сути, также представляют тайм-менеджмент.

Третья крупная часть ИТ-департамента — инфраструктурная команда. Там применима часть инструментов классического тайм-менеджмента, в частности приоритизация задач.

«Но можно выделить ту область тайм-менеджмента, которая важна как для самого CIO, так и для любого сотрудника ИТ-департамента, — это эффективное проведение встреч», — делится Иншаков. Вот несколько рекомендаций, основанных на здравом смысле и опыте.

Во-первых, следует назначать встречи заранее. Чем выше служебное положение людей, приглашаемых на встречу, тем более длительным должно быть планирование. Многие занятые и публичные люди планируют встречи на несколько месяцев вперед.

«Мероприятия, занимающие целый день, например командировки или ИТ-конференции, в моем календаре расписаны на три-четыре месяца вперед, а иногда — и на более длительный срок, хотя я «всего-навсего» ИТ-директор», — говорит Иншаков.

Во-вторых, у встречи должна быть повестка дня, известная заранее. Люди должны понимать, о чем будут разговаривать, а также — какие результаты инициатор хочет получить от встречи. Презентации и документы, которые будут обсуждаться на встрече, тоже имеет смысл разослать заранее. К сожалению, зачастую тема формулируется как «обсуждение текущих вопросов», и лишь придя на собрание, ИТ-менеджер узнает, о чем будет идти речь. Оказывается, что он к встрече не готов — такого не произошло бы, знай он о предмете обсуждения заранее.

Кроме того, у встречи должны быть модератор, следящий за регламентом, и секретарь, задачами которого являются ведение протокола и последующая рассылка его всем участникам встречи: принятые решения, поставленные задачи и ответственные за их выполнение.

Наконец, если встречи носят регулярный характер, имеет смысл начинать их с анализа результатов предыдущей встречи. Если принятые решения не исполняются, значит, встречи проходят впустую.

Культура календарей

Планирование — один из мощнейших инструментов тайм-менеджмента. Но особенность работы ИТ-директора заключается в том, что полностью запланировать свой рабочий день он просто не может. Время от времени возникают форс-мажорные ситуации с тем или иным из ИТ-сервисов, и для их решения требуется привлечение различных менеджеров, вплоть до ИТ-директора. Прогнозирование тут недоступно, поэтому можно лишь согласиться со специалистами по тайм-менеджменту, которые настоятельно рекомендуют при планировании рабочего дня оставлять свободные «окна».

Что касается процесса планирования, то крайне важно сконцентрироваться на ключевых задачах — наиболее важных вещах, проектах, сроках, оставляя себе определенный задел резервного времени. Если в плане присутствуют внешние встречи, особенно в таком городе как Москва, не следует их планировать более трех в день. В противном случае велик риск, что четвертая будет проходить в формате ужина или вообще не состоится.

Кстати, видеоконференции способны сэкономить массу времени. «Эти средства существуют уже много лет, и кому как не нам — ИТ-руководителям — нужно ими обязательно пользоваться», — говорит Иншаков.

Одним из практических инструментов планирования, конечно, является электронный календарь. «Несколько лет назад я перевел все календари и долгосрочные задачи в электронный формат и прекратил заносить такую информацию в бумажные носители», — отмечает Иншаков.

При использовании календаря все встречи сразу привязываются ко времени, что снимает головную боль по их отслеживанию.

«Опыт научил, что планировать в час четыре звонка по 15 минут или более двух встреч не следует. Стоит одной из них затянуться, и расписание рассыпается», — продолжает Иншаков. Правильнее использовать кванты времени 25 и 55 минут, оставляя время на перемещения между переговорными комнатами и короткие перерывы.

Отдельно следует отметить, что на сегодняшний день практически все почтовые системы позволяют вести групповые календари.

«Одной из задач, которую мне довелось решать совместно с бизнесом на одном из предыдущих мест работы, стало привнесение в компанию культуры пользования электронным календарем, — вспоминает Иншаков. — Например, в одном из ИТ-отделов, встречи с помощью календаря вообще не назначались, а о том, чтобы просмотреть доступность сотрудников в требуемое время, даже и речи не шло. Постепенно, начиная со своих подчиненных, такую культуру удалось привить, и люди поняли, что это действительно удобно и экономит время».

«Прежде всего нужно помнить о том, что вы никогда больше не сможете обратиться за помощью к этому работодателю, — предупреждает Стивен Миранда, директор по персоналу и информационной интеграции организации Society for Human Resource Management. Даже если вы не упоминаете имени своего прежнего работодателя, возможно, что при трудоустройстве вас попросят принести какие-либо справки с прежней работы, а менеджер по персоналу может позвонить вашему бывшему начальнику. Кроме того, помните, что мир тесен. В будущем вы вполне можете столкнуться со своим прежним начальником или с коллегами, с которыми вы разругались при увольнении. Просто поразительно, сколько раз за 35 лет профессиональной жизни мне приходилось встречаться на новой работе с бывшими коллегами, начальниками и подчиненными. И многие из них играли немаловажную роль в тех проектах и инициативах, над которыми я в то время работал».

Уходя со скандалом, вы теряете политический капитал, который понадобится вам при взаимодействии с бывшими сослуживцами в будущем.

Еще более важным представляется то, что при плохом расставании вы рискуете подмочить свою репутацию. «Увольнение — это последнее совершенное вами официальное действие на покидаемом месте работы, — заметил Жак Эбоуф, вице-президент по стратегическому развитию сайта Vaul.com, посвященного поискам работы. — Напоследок у вас есть возможность сформировать о себе нужное мнение. Плохое увольнение может поставить крест на всех положительных отношениях, которые вам удалось выстроить за время работы в данной организации».

Наверное, вы удивитесь, узнав, как легко нанести ущерб своему персональному бренду при увольнении. Даже если вы не собираетесь окончательно сжигать все мосты, ваше увольнение все равно может оставить у вашего начальника и коллег противоречивые ощущения. Чтобы завершить свой очередной трудовой отрезок на мажорной ноте, прислушайтесь к четырем советам, которые мы хотели бы вам дать, и обговорите соответствующие моменты со специалистами по работе с персоналом. Итак, обсудите с начальником условия своего ухода, определите, кого и когда следует уведомить об этом, напишите заявление об увольнении и постарайтесь оставить о себе положительное впечатление.

Как сказать о своем уходе начальнику

Независимо от того, покидаете ли вы хорошую работу или плохую, говорить начальнику «последнее прощай» всегда неудобно. В конце концов ваш уход создает определенные трудности как для него (начальнику придется какое-то время заниматься поиском замены вам), так и для остающихся сотрудников (им, помимо собственной, придется выполнять и вашу работу). Кроме того, начальник может воспринять ваш уход как свидетельство неприятия своего стиля руководства.

Специалисты рекомендуют доносить новость об увольнении вербально — предпочтительно при личном общении, — а не направлять уведомление о своем увольнении по электронной почте. Тем самым вы проявляете вежливость и высказываете свое уважение.

Если вам известно, что ваш начальник собирается покинуть офис в то время, когда вы планируете огласить свое решение, сделайте это пораньше или подождите, пока начальник вернется. Если ждать его возвращения вы не можете, постарайтесь связаться с ним по телефону. Это все-таки лучше, чем отправлять сообщение по электронной почте.

А теперь обсудим, что конкретно вы собираетесь сказать своему начальнику. Миранда рекомендует придерживаться приблизительно следующего сценария: «Я с теплотой вспоминаю время, проведенное в компании XYZ. Здесь я многому научился и приобрел множество навыков. Этот опыт для меня был весьма полезен. Сейчас мне предлагают новую работу, позволяющую выйти на новый уровень, и я решил принять это предложение. Мне хотелось бы поговорить с вами и обсудить наилучший для нас обоих вариант моего ухода».

«Если ничего положительного о своей работе вы сказать не можете, сообщите о тех трудностях, с которыми вам пришлось столкнуться, — советует Говард Зайдель, партнер фирмы Essex Partners, занимающейся трудоустройством. — К примеру, можно сказать: «Я не слишком подхожу здесь и поэтому принял решение уйти в другое место»».

«Начальник, которому небезразличны причины вашего ухода, возможно, попытается выяснить, почему вы приняли такое решение, — предупреждает Миранда. — Дайте ему понять, что все дело не в нем, а в вас. Сделать это можно примерно следующим образом: «Мое решение не является реакцией на действия начальства и не связано с условиями труда. Просто полученное мною предложение в большей степени соответствует уже приобретенным мною профессиональным навыкам / отвечает моим карьерным устремлениям / способствует освоению новых технологий / позволяет получить опыт работы в новой отрасли»».

По словам Кэти Симмонс, генерального директора компании Netshare, организовавшей в Интернете сетевое сообщество для работников руководящего звена, объявить об увольнении будет проще, если ранее вы уже поговорили с начальником о своих карьерных целях. В этом случае ваше решение не станет для него такой неожиданностью, и он не воспримет ваше увольнение как укол в свой адрес.

Если вы говорили начальнику, что хотели бы решать широкий спектр задач и иметь большую зону ответственности, можно сказать ему: «Мне нравится работать здесь, но предложенная работа открывает передо мной возможность X. Как вам известно, я давно хотел решать задачи несколько иного рода».

Если вашему начальнику не хочется вас отпускать, он, вероятно, начнет расспрашивать о специфике вашей новой работы (должности, сути решаемых задач, зарплате). Поэтому заранее определитесь с тем, чего вы хотите, и продумайте свой ответ на тот случай, если получите контрпредложение.

Однако обсуждение условий, при которых вы останетесь, — довольно рискованный ход. «С такой ситуацией мне приходится сталкиваться вновь и вновь, — заметила Симмонс. — Начальник делает вам контрпредложение, а сам про себя думает, что доверять вам нельзя, и нужно срочно подыскивать замену. Он оставляет вас, чтобы облегчить себе переходный период, а затем с чистой совестью объявить вам об увольнении».

Возможно, вам ничего не захочется рассказывать о своей новой работе, и это нормально. В таком случае начальнику можно сказать: «Я был бы рад предоставить вам такую информацию, но сначала мне нужно устроиться». Или сформулировать то же самое таким образом: «Прежде чем обсуждать мою новую роль, нужно подождать, пока компания официально объявит о приеме меня на работу».

И наконец, независимо от того, насколько деликатно прозвучит ваше объявление об увольнении, всегда сохраняется вероятность того, что вас уволят немедленно. Некоторые начальники воспринимают заявление об уходе спокойно. Другие же предлагают сразу собрать вещи, потому что ваше присутствие в компании угрожает ее безопасности или интеллектуальной собственности. Особенно часто такое происходит, если они знают, что вы уходите к конкуренту.

Чтобы обезопасить себя в том случае, если ваш начальник отреагирует таким образом, удалите с компьютера всю информацию личного характера и электронную переписку еще до разговора с ним.

В какие сроки следует уведомлять об увольнении?

«Сроки определяются прежде всего положением, которое вы занимаете в компании, — считает Миранда. — На рядовых должностях, как правило, достаточно сообщить о своем уходе за две недели до увольнения. Руководителям обычно требуется больше времени. Это либо регламентируется условиями контракта, либо объясняется спецификой работы и невозможностью найти в течение двух недель полноценную замену уходящему человеку».

Другим фактором, определяющим сроки уведомления, является характер вашей работы. Прежде чем информировать начальника о своих планах ухода, проанализируйте зону своей ответственности, с тем чтобы у вас было достаточно времени для завершения всей важной работы или до приведения ее в такое состояние, в котором ее можно было бы передать кому-то другому. Собираясь на встречу с начальником для сообщения ему о планируемом увольнении, возьмите с собой список всех своих проектов и решаемых задач.

«Ваши проекты самым непосредственным образом отразятся на ваших отношениях с сослуживцами, поэтому не ставьте людей в трудное положение», — предупреждает Эбоуф.

Условия перехода на новую работу тоже могут повлиять на сроки уведомления. Возможно, вашему новому работодателю нужно, чтобы вы приступили к выполнению своих обязанностей как можно раньше, но большинство понимает, что вы должны отработать на прежнем месте стандартные две недели. Постарайтесь за эти две недели завершить все свои дела или подготовить их для передачи другому ответственному лицу.

Если никакие сроки над вами не довлеют, можно попытаться договориться с начальником об условиях, которые устроят вас обоих. Если вы уведомите своего начальника ранее чем за две недели до увольнения, большинство менеджеров высоко оценят ваш поступок.

Как писать заявление об уходе

Прежде чем писать официальный документ об увольнении, желательно сообщить об этом начальнику лично. Заявление на увольнение вы можете подготовить заранее или написать его уже после беседы с начальником. Оно должно быть коротким. Все, что вам нужно, — это изложить свое желание покинуть компанию и сообщить, с какого дня вы увольняетесь.

«Необходимо учесть, что в некоторых компаниях к заявлениям об уходе относятся крайне отрицательно, — подчеркнул Эбоуф. — Сразу же блокируют ваш компьютер и не разрешают вернуться на рабочее место».

В заявлении не должно быть не только хвалебных, но и язвительных отзывов о компании.

«Даже если вы чувствовали себя несчастным, не следует отмечать это в заявлении, потому что оно становится частью вашего персонального послужного списка», — говорит Симмонс.

Как уйти грамотно

«Пусть все выглядит так, словно с вашим уходом организация теряет бесценную жемчужину, — советует Миранда. — Ведь вам же хочется, чтобы после того, как вы выйдете за ворота, люди говорили: «Да, нас покинул хороший человек»».

На протяжении последних рабочих недель надо вести себя максимально профессионально и поддерживать со всеми хорошие отношения. Помогите своему начальнику, коллегам и непосредственным подчиненным, обучите всему необходимому как новых, так и старых сотрудников. Тщательно документируйте решаемые вами задачи. Не хвастайтесь своей новой работой, не соблазняйте коллег предложениями поработать вместе с вами, после того как вы уйдете, не оскорбляйте работодателя и сотрудников компании ни до, ни после своего ухода.

Не стоит создавать впечатления, что вы считаете оставшиеся рабочие часы. Своим поведением нужно показывать, что несмотря на ваш уход компания по-прежнему остается отличным местом для работы. Чтобы оставить о себе хорошую память, разошлите по электронной почте благодарственное письмо всем своим коллегам. Напоследок наведите порядок на своем рабочем месте.

«Если вы уходите с высоко поднятой головой, приведя дела в порядок и убрав за собой рабочее место, у коллег будет меньше поводов отзываться о вас плохо, — добавил Эбоуф. — В памяти окружающих вы сумеете сохранить чувство собственного достоинства и самоуважения».