В ходе проекта было проведено обследование процессов документооборота на нескольких площадках, включая корпоративный центр. Выявленные бизнес-процессы были унифицированы и тиражированы на других предприятиях группы. После этого стал возможен переход от разрозненных инструментов документооборота к централизованной ECM.
В основе внедренного решения лежит разработка компании «Крок» – «Корпоративная система электронного документооборота», построенная на базе EMC Documentum. Система позволяет осуществлять организационно-распорядительный и договорной документооборот, а также управлять хранилищем первичной финансовой, юридической и инвестиционной документации всей группы. На данный момент к ней подключен корпоративный центр и 14 региональных предприятий. Ежемесячно в системе регистрируется более 40 тыс. документов, а в числе пользователей на сегодняшний день 3,5 тыс. сотрудников. В настоящее время осуществляется масштабирование внедренного решения на все предприятия группы.
Интеграция системы с другими бизнес-приложениями холдинга реализована на базе открытой платформы WSO2 Enterprise Service Bus. Ежедневно через интеграционные процессы проходит до тысячи операций согласования финансовых и договорных документов.
Проект позволил снизить трудозатраты при работе с документами почти на 10%. Кроме того, обеспечен оперативный доступ сотрудников и менеджмента компании ко всем типам документации, а время реакции на запросы по подбору документов сокращено на 20%.