В настоящее время число внешних пользователей системы, передающих документы в ОЦО на постоянной основе, превышает 10 тыс. Ежедневно в системы вносится свыше 15 тыс. новых документов, причем более 90% обрабатывается в течение суток — в соответствии с действующими регламентами обработки каждого типа документов и SLA.
Внедрение системы позволило повысить эффективность работы «ЛокоТех Эксперт». Обеспечена прозрачность бухгалтерских процессов, все подразделения холдинга, подключенные к ОЦО, переведены на единую технологию учета. Минимизирован человеческий фактор. Создан единый центр контроля и обеспечен полный контроль соблюдения нормативов, благодаря чему повысилось качество принятия управленских решений.
Информационная система состоит из электронного архива, средств его интеграции с применяемым в подразделениях холдинга программным обеспечением, подсистемы поточного сканирования и автоматического связывания сканов бумажных документов с их учетными карточками. Кроме того, она включает подсистему контроля соблюдения SLA и регламентов, подсистему аналитической обработки данных, а также модуль обмена служебными записками.
Высокий уровень автоматизации и исключение проблемных участков с большим объемом рутинных операций имеют решающее значение для надежной обработки интенсивных потоков документов. Эти задачи были решены с помощью внедрения QR-кодов. Это позволило сохранить процедуру подготовки и печати бумажных документов, но теперь каждый документ автоматически получает уникальный код, который сразу же заносится в его учетную карточку в электронном архиве. Теперь документ содержит сгенерированный системой специальный QR-код, по которому после сканирования связь с учетной карточкой в электронном архиве восстанавливается автоматически. Таким образом все сканы оказываются правильно связанными друг с другом и с учетной карточкой.
Процедура сканирования происходит в автоматическом режиме и не создает дополнительную нагрузку на персонал. Это устранило ограничения на количество обрабатываемых документов и исключило ручные операции, при которых возникает больше всего ошибок.