АИС «Тендеры» предназначена для автоматического мониторинга закупок по определенным параметрам, в том числе, по региону, заказчику, предмету закупки, начальной максимальной цене закупки, и переадресации закупок ответственным исполнителям в соответствующие департаменты.
Система построена по иерархическом принципу и позволяет настроить распределение закупок по сотрудникам согласно их профессиональным компетенциям. Разграничение доступа к информации обеспечивает четкость тендерных процессов и упрощает контроль всех этапов работы с закупками. Аналитические отчеты помогают оперативно реагировать и повышать эффективность работы системы для контроля участия в закупках.
Система внедрена в корпоративном центре, во всех филиалах и дочерних организациях «Ростелекома». Сейчас в системе «Тендеры» работают около 3 тыс. сотрудников компании.
Внедрение системы позволило автоматизировать сбор информации о доходных закупках и распределение их по сотрудникам, что способствовало сокращению затрат на администрирование процессов на 15%. Уменьшилось время на подготовку документации за счет обобщения и структурированного хранения информации о тендерах в одном сервисе, а среднее время реагирования на закупку сократилось с 1,5 дней до 9 часов.
Прозрачная аналитика участия компании в закупках оптимизировала процессы контроля тендерной деятельности руководителями подразделений, участвующих в закупках. АИС позволяет вести системную работу с закупками и прогнозировать эффективность участия на основе ранее заключенных контрактов и планов закупок. Централизация экспертизы по подготовке документации повысила доступность информации о торгах для различных подразделений компании.
Как рассказал Валерий Ермаков, вице-президент по работе с корпоративными и государственными сегментами «Ростелекома», система обеспечивает непрерывный мониторинг закупок, соответствующих продуктовой линейке «Ростелекома», и позволяет видеть весь рынок, оценивать долю компании и компаний-конкурентов в любой момент времени. Уточнение семантического ядра и использование лингвистических технологий для поиска закупок позволили компании увидеть ранее скрытые зоны рынка и начать там работать. Использование АИС «Тендеры» позволило увеличить количество участий и побед компании в профильных торгах в среднем на 10% и получить дополнительный доход.