Внедрение Service Desk для ИТ-службы стало очередным этапом расширения функциональности Directum RX. В 2017 году Волжский абразивный завод выстроил процессы делопроизводства и договорную работу, в 2020 году оптимизировал работу с совещаниями и организацию пропуска автотранспорта.
До сих пор руководитель вручную разбирал и распределял обращения по исполнителям. В том числе заявки на добавление нового пользователя, предоставление прав доступа, создание информационных ресурсов, изменение ПО, установку, подключение и ремонт оборудования.
Специалисты предприятия за два месяца самостоятельно разработали и запустили решение Service Desk для ИТ-службы на базе Directum RX — провели анализ поступающих в отдел обращений и создали единый реестр заявок по категориям и типам. Благодаря этому удалось оптимизировать и ускорить согласование и подписание заявок в других подразделениях. Каждый тип обращения теперь уходит по своему регламенту, который учитывает этапы и участников. Например, просьба создать внешний электронный адрес поступает на согласование в отдел экономической безопасности, а выдача прав на информационные ресурсы — владельцам ресурсов.
Обращения, полученные отделом ИТ и связи, автоматически отправляются на исполнение руководителям группы. Начальник рассматривает только заявки на новое оборудование. При этом руководитель группы может запросить согласование у начальника отдела, если у него возникли сомнения в необходимости исполнения.
Благодаря цифровизации процесса по рассмотрению заявок удалось упростить взаимодействие ИТ-специалистов и пользователей, сократить время рассмотрения и подписания заявок руководителями, повысить прозрачность процесса, освободить ИТ-руководителя от рутинного разбора обращений и создать единый реестр заявок.
В дальнейшем на Волжском абразивном заводе собираются продолжить перевод документов в Directum RX и избавиться от оставшихся бумажных документов, в том числе в удаленных подразделениях завода. Планируется подключить мобильное решение Directum Solo для руководителей, которые приводят много времени на производстве без постоянного доступа к компьютеру, проработать вопрос цифровизации проектной работы с использованием решения Directum «Agile доски», а также выстроить взаимодействие между Directum RX и «Контур.Диадок» по исходящей корреспонденции и договорным документам.