Многообразие и масштаб работы «Энергии» отразились на количестве документов, которое в месяц увеличивается примерно на 1 тыс. экземпляров. Бумажных реестров в компании не вели, а сами документы хранили в большом архивном помещении, где один их поиск занимал по несколько часов. Сложности с хранением и поиском мешали подготовке к проверкам контролирующих органов: каждый пакет нужных бумаг приходилось искать вручную, делать ксерокопии, отправлять и потом возвращать на места оригиналы. Поэтому в бухгалтерии «Энергии» начали подбирать программу, которая решила бы накопившиеся трудности. Такой программой стал «Скан-Архив» — разработка компании «Гэндальф» для создания электронного архива документов.
В бухгалтерии «Энергии» работает 12 человек, и прежде запросы документов из архива отнимали у сотрудников много времени. Установка «Скан-Архива» дала ощутимые результаты: теперь все документы сканируются и заносятся в базу сразу при поступлении. Кроме того, этим процессом занимается всего один человек и тратит на него около недели в течение каждых 3 месяцев. Электронный архив помогает и в подготовке к проверкам, и в работе с контрагентами: доступ к документам есть в любой момент, надо только распечатывать скан-копии и отправлять по нужному запросу.