Первым «ИТ-специалистом», как правило, становится руководитель компании, и в его обязанности на начальном этапе входят закупка ИТ-продуктов, организация работы локальной сети и ИТ-поддержка, планирование, маркетинг и развитие бизнеса. Со временем все меняется. Но когда и каким образом?
На примере условного технологического стартапа (назовем его Joe’s Widget Shop) поясним характер жизненного цикла ИТ. Расскажем о том, когда компаниям имеет смысл обратиться за консультацией к специалисту по управлению ИТ и какие моменты при этом следует учитывать, на что нужно обратить внимание при приеме на работу ИТ-менеджера, какие качества от него требуются.
Прослеживая историю Joe’s Widget Shop, остановимся на всех этапах развития компании, дадим рекомендации, как улучшить структуру ИТ для удовлетворения существующих потребностей и стимулирования дальнейшего роста. Рассмотрим, как компания:
1) нанимает своего первого технического специалиста – консультанта по ИТ;
2) назначает первого ИТ-руководителя;
3) внедряет формальные ИТ-политики и процедуры.
Все это может стать основой плана действий для компаний, в которых слабо представляют себе вопросы управления ИТ в условиях расширяющегося бизнеса.
Только что генеральный директор Joe’s Widget Shop Джо Смит нанял 15-го сотрудника и подписал договор об аренде офиса. И теперь он думает, как организовать ИТ-поддержку, чтобы наладить работу офиса и обеспечить развертывание сети и прочей инфраструктуры.
Когда становится необходима консультация по ИТ
Для стартапов приглашение специалистов по управлению ИТ, как правило, не является первоочередной задачей, и причины совершенно понятны. Первые сотрудники обычно работают на своих личных устройствах, в простейшей сети Wi-Fi, в каком-нибудь небольшом помещении. А многообразие доступных решений SaaS позволяет с легкостью поддерживать все необходимые бизнес-операции. И иногда компании достаточно обойтись внештатным системным администратором.
Однако, по мере расширения компании, ИТ становятся критически важной частью бизнеса. Требуются новые инвестиции – на переезд в новый офис, на развертывание офисной сети, на телефонную систему помимо личных сотовых телефонов, на внедрение сервиса Active Directory.
Развернуть Active Directory в Joe’s Widget Shop намеревались, когда число работников достигнет 25-50 человек. Возможно, в других технологических компаниях это происходит раньше, но в компании Смита большинство сотрудников не нуждались в централизованном управлении и поддержке.
Привязка сотрудников к одному домену сулит целый ряд преимуществ: у компании появляется возможность централизованно управлять политиками и обновлением систем. Стандартизировав оборудование и сервисы, легко определить, в какие моменты проводится обновление, а это, в свою очередь, помогает сотрудникам иметь самые лучшие и последние версии инструментов.
Что должен уметь инструктор-консультант по ИТ
Если компания все же решила обратиться к техническому специалисту, то ей нужно исходить из того, что инструктор-консультант по ИТ должен уметь удовлетворить специфические потребности компании в зависимости от ее размеров и прогнозируемого роста. Приглашая такого специалиста, в первую очередь следует определить, какие именно задачи на него будут возлагаться. На начальном этапе в Joe’s Widget Shop первого технического специалиста хотели привлечь для помощи в развертывании и управлении локальной сетью и управлении настольными и портативными компьютерами. Все остальные инструменты планировалось использовать в качестве облачных сервисов.
От кандидатов требовалось четко сформулировать технические спецификации, которые отвечали бы видению руководства компании, а также активно взаимодействовать с пользователями, представляющими как техническое, так и все прочие направления компании, и следить за развитием и состоянием их ИТ-систем.
Когда имеет смысл создавать собственную ИТ-службу
Требуется технический специалист или нет – зависит от характера бизнеса. Компании, не имеющие технической направленности и сотрудников с опытом работы в сфере ИТ, от приглашения такого специалиста на раннем этапе, скорее всего, выиграют в большей степени, потому что их собственные сотрудники не обладают необходимыми навыками. То есть бухгалтерской фирме из 15 человек, пожалуй, есть смысл принять ИТ-консультанта в штат, чтобы иметь в своем распоряжении технического специалиста постоянно.
Когда численность персонала достигает 50-70 человек, нагрузка на бизнес возрастает настолько, что штатный технический специалист становится выгоднее, чем приглашенный. Прежде чем взять на работу такого специалиста, Смит намеревался проанализировать, действительно ли этот сотрудник будет занят весь рабочий день.
Залог успеха ИТ-проектов
К приглашению ИТ-специалистов следует относиться серьезно, поскольку от этого зависит, будут ли компанией успешно реализованы инициативы в области ИТ. Привлекать необходимо грамотных ИТ-специалистов, разбирающихся в сложных технологиях и обладающих необходимыми знаниями и опытом для того, чтобы обеспечить эффективную и согласованную работу всех систем и сотрудников.
А теперь обсудим важность роли ИТ-руководителя и те качества, которыми должны обладать кандидаты на эту должность.
Назначение ИТ-руководителя
При найме ИТ-руководителя определяющее значение имеет правильно выбранное для этого время, поскольку его главная задача заключается в том, чтобы заранее продумывать разработку и внедрение ИТ-инициатив. Но, если он пришел слишком поздно и столкнулся к тому же с не отвечающими сложившейся ситуации технологиями и процессами, поправить дело будет сложно. Чем своевременнее в компании появится ИТ-руководитель, тем раньше каждый ее сотрудник начнет свои действия нацеливать на повышение эффективности бизнеса. Но большинству компаний трудно понять, когда еще слишком рано, а когда чересчур поздно. Важно понять, когда «приобретение» ИТ-руководителя станет действительно ценным для компании.
И вот наш гипотетический стартап Joe’s Widget Shop переходит на следующий этап жизненного цикла ИТ. Расскажем о том, на что нужно обратить внимание при приеме на работу ИТ-руководителя и какие качества ему должны быть присущи.
Правильно выбранное время
Небольшие компании часто допускают ошибку, принимая на полный рабочий день специалиста, не наделяя его полномочиями ИТ-руководителя, но возлагая на него удовлетворение технологических и операционных потребностей бизнеса. И когда станет ясно, что эффективность ИТ в вашей компании падает (системы рушатся, взаимодействие оставляет желать лучшего), знайте: с поиском ИТ-руководителя вы уже опоздали. Руководители бизнеса, как правило, не знают всех лучших систем и технологий, которые могли бы помочь внедрить успешные бизнес-процессы, а ИТ-директор способен исправить положение.
Смит рассчитывает заняться поиском ИТ-руководителя, когда у него будет примерно 50 сотрудников и бюджет позволит взять в штат такого профессионала, поскольку хорошо понимает, что, когда число сотрудников перевалит за сотню, компания не будет работать с должной эффективностью.
ИТ-руководителю предстоит заниматься подбором подходящих для компании продуктов SaaS, их интеграцией и оценкой потребностей бизнеса в целом. Всем ясно, что без ИТ-руководства технические решения в компании будут внедряться от случая к случаю, по запросу определенных сотрудников, а это чревато мешаниной из плохо взаимодействующих друг с другом систем, дублированием их функций и увеличением времени, затрачиваемого на техническую поддержку, другими словами – возникновением факторов, мешающих росту бизнеса. Даже если вам удастся удовлетворить индивидуальные потребности сотрудников, что-то придется постоянно латать, а это непросто.
Какими качествами должен обладать ИТ-руководитель
Если говорить упрощенно, ИТ-руководителю должны быть присущи любовь к технологиям и к вашему бизнесу. ИТ-руководитель обязан хорошо знать продукты и решения, имеющиеся на рынке, изучать в свободное время складывающиеся в отрасли тенденции. Он должен понимать, как существующие технологии влияют не только на снижение затрат и рост общей эффективности процессов, но и на увеличение продаж компании.
ИТ-руководитель должен рекомендовать лучшие из имеющихся на рынке решений, а не заниматься внедрением давно устаревших технологий. Смит хочет быть уверен в том, что его подразделения маркетинга и продаж используют инструменты CRM самого последнего поколения и с их интеграцией нет никаких проблем.
Если повезет, то удастся найти такого руководителя с опытом разработчика. Человек, имеющий опыт разработки программного обеспечения, лучше понимает нюансы интеграции различных облачных систем. Он знает возможности каждой из систем и их сочетания с точки зрения получения настраиваемых отчетов. Он может получать некоторые отчеты самостоятельно. ИТ-руководитель с хорошей технической подготовкой обладает практическим опытом внедрения ИТ-политик и управления командами ИТ-специалистов.
Внедрение ИТ-политик
Для успешной деятельности компании необходимо соблюдать определенные ИТ-политики и процедуры, а наша небольшая компания растет, и в ней появляется все больше и больше сотрудников.
По мере развития компаний руководителям бизнеса всегда необходимо уделять особое внимание корпоративным активам. Внедрять ИТ-политики нужно как можно раньше, с тем чтобы они соответствовали стандартам и ожиданиям сотрудников, использующих корпоративные технологии и управляющих корпоративными данными.
Итак, Смит видит, что его компания развивается, и намерен вложить существенные средства в ИТ. Для всех сотрудников приобретены портативные компьютеры, развернута офисная сеть. Теперь Смит думает, когда и как выстраивать формальные ИТ-политики, определяющие правила и стандарты, которым обязаны следовать сотрудники.
Когда внедрять формальные ИТ-политики
Появление новых законов, технологий, регламентов и операционных или нормативных требований – это основание для разработки политик, но важно понимать, что ответ на вопрос «когда?» зависит от конкретной отрасли и не всегда определяется исключительно численностью персонала. Например, крупной строительной компании, у которой в офисе работают всего несколько человек, а все остальные находятся на объектах, не нужны те же ИТ-политики, что и маленькой Joe’s Widget Shop, все сотрудники которой на протяжении всего рабочего дня просиживают за компьютерами.
При внедрении формальных ИТ-политик важно определить структуру и критерии для всех политик, руководств и стандартов, разбив их на категории. Необходимо описать процедуры для инициирования, изучения, утверждения и пересмотра ИТ-политик. Сюда относится план управления ролями и зонами ответственности, связанными с разработкой и поддержкой ИТ-политик.
Одна из распространенных ошибок – бездумный перенос готовых примеров политик в области ИТ и безопасности, найденных в Интернете или «позаимствованных» на предыдущей работе. Политика должна быть построена таким образом, чтобы учитывались потребности конкретного бизнеса.
Как установить правила
Без политик, изложенных в письменном виде, никаких стандартов существовать не может. Важно, чтобы политики определяли критерии «приемлемого использования» технических средств, принадлежащих как компании, так и непосредственно ее сотрудникам.
Но одного лишь определения политик недостаточно. Важно, чтобы сотрудники следовали правильным процедурам и протоколам, увязывая их с общей стратегией безопасности организации. При утверждении ИТ-политик следует обратить внимание на требования к паролям, уровням доступа, конфиденциальности, ограничению сферы применения теневых приложений, а также использовать передовой опыт защиты от вредоносных программ.
Наряду с изложением правил следует создать полные руководства по конфигурированию сети, привлечению новых сотрудников и определению уровней доступа для них. Нужно описать процедуры для решения конкретных вопросов, связанных с ИТ, и передать сотрудникам контакты для технической поддержки, сопровождения, установки новых средств и долгосрочного технического планирования.
***
Чтобы обеспечить соблюдение всеми сотрудниками установленных норм, важно разъяснять, почему приняты именно такие правила и такая структура. Тогда сотрудники будут тщательнее следить за их выполнением. Необходимо акцентировать внимание на том, что установленные правила призваны защищать бизнес и активы компании.
Зачастую политикам и процедурам уделяется очень мало внимания, и ситуация начинает меняться лишь после того, как что-то пойдет не так
Зачастую политикам и процедурам уделяется очень мало внимания, а ситуация начинает меняться лишь после того, как что-то пойдет не так. Но дожидаться этого не стоит. Избежать проблем, на ликвидацию которых понадобятся немалые средства, можно, если заранее определить политики, способные помочь организации обеспечить защиту ее активов и соблюдение нормативных требований.
– Jonathan McCormick. How to manage IT in a growing business. Network World. April, 2016
