ВШЭ импортозаместила корпоративную систему

В ВШЭ работают более 12 тыс. преподавателей и исследователей, общее число студентов и аспирантов – более 55 тыс. человек. Ежедневно обрабатывается свыше 200 приказов по учебному процессу, формируется отчетность в Московский социальный регистр, выгружаются данные в Федеральный реестр сведений документов об образовании и внутренние вспомогательные системы университета.

Образовательный процесс ранее был автоматизирован на базе иностранного ПО, первая версия которого внедрялась в 2006 году и затем активно дорабатывалась. С годами потребности университета расширились, стали применяться новые современные сервисы и системы («1С:Документооборот», MDM, «Вышка-BPM» и многие другие), развивались образовательные стандарты, у студентов появились Индивидуальный учебный план (ИУП), Единый личный кабинет, расширялись программы внутренней и международной мобильности. Появились запросы на интеграцию с государственными информационными системами. Со временем сопровождение системы становилось все более затратным.

Руководство вуза приняло решение о внедрении новой современной системы управления учебным процессом, которая позволила бы учесть все потребности и нюансы образовательного процесса, такие как работа в условиях фактически 100% индивидуализации и поддержки собственных образовательных стандартов. Одной из основных целей внедрения руководством ставилось снижение рисков в развитии системы в долгосрочной перспективе. Решающую роль при выборе продукта сыграла поддержка политики импортозамещения, отечественная платформа и ее широкое распространение на отечественном рынке и наличие готовых специалистов.

В новой системе требовалось организовать оперативное управление всеми этапами учебного процесса. Для реализации поставленных задач было решено разработать собственный программный продукт на платформе «1С:Предприятие», который получил название HSE.Reg.

В новой системе работают около 1 тыс. сотрудников «Вышки»: специалисты дирекции основных образовательных программ, дирекции по интернационализации, центра международной студенческой мобильности, дирекции по развитию студенческого потенциала, центра стипендиальных и благотворительных программ. В HSE.Reg реализованы прямые интеграции с другими системами университета: «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», «1С: Зарплата и Кадры», «1С:Документооборот», MDM, «1С:Миграционный учет», «Вышка-ВРМ», «Сервис верификации документов об образовании» и пр. – всего более 15 ключевых систем и сервисов НИУ ВШЭ.

В результате реализации проекта были автоматизированы ключевые задачи управления образовательным процессом: от зачисления студента до проведения ГИА и формирования дипломов. Прямые интеграции HSE.Reg с сервисами НИУ ВШЭ помогают избегать дублирования данных и увеличивают скорость формирования отчетности. Из HSE.Reg в Сервис электронных ведомостей выгружаются ведомости, а обратно загружаются оценки учащихся. Реализован двусторонний обмен с мастер-системой хранения справочной информации о работниках вуза, учащихся, контрагентах. Данные о дипломах выгружаются в Федеральный реестр сведений о документах об образовании. Таким образом, ежедневно в систему загружается и выгружается порядка 70-100 тыс. объектов из более чем 15 вспомогательных систем.

На 20% ускорен ввод документов и поиск данных в системе. Этому способствовало стандартный интерфейс систем «1С». Менеджеры теперь вносят данные в систему по определенным шаблонам, которые минимизируют ошибки и несоответствия. Например, ИНН, СНИЛС, данные паспорта, автосклонение по падежам. Вся справочная информация хранится в карточке студента, при выборе студента в приказе все данные в документе заполняются автоматически.

Прямая интеграция с системой «1С:Документооборот» вдвое ускорила работу с приказами по контингенту учащихся. Из HSE.Reg в СЭД транслируются все приказы по зачислению и отчислению, переводам, отпускам и пр., обратно в HSE.Reg поступает информация о статусе приказа и его утверждении. Таким образом, менеджер работает в режиме одного окна, данные о статусе приказа обновляются автоматически, не требуя ручного ввода и корректировки, как было в прежней системе.

В новой системе реализован контроль корректности действий пользователей системы, строго регламентированы бизнес-процессы, автоматизирован учет расчетов со студентами (договоры и оплаты). Все это ускорило работу пользователей, существенно сократило количество ошибок и повысило достоверность информации.

Открытый код новой системы дает неограниченный потенциал развития, а инструменты для командной разработки позволяют адаптировать систему по многим задачам одновременно, сочетая как внутренние, так и внешние ресурсы, в том числе разные команды разработки.

В результате вуз получил современную систему управления на отечественной платформе с долгосрочной поддержкой разработчика, максимально совместимую с ИТ-ландшафтом университета. HSE.Reg не только покрывает, но и значительно превышает функциональность прежней системы. Ее сопровождение и развитие на данный момент обеспечивают штатные программисты НИУ ВШЭ.