«Шатовка» является лидером Арзамасского района Нижегородской области по производству молока. До начала проекта документооборот в компании велся на преимущественно на бумажных носителях, что периодически приводило к утере и порче документов, а также срыву сроков их согласования и подписания. Процесс осложнялся и большим количеством типов документов.
Партнером по автоматизации договорной деятельности и делопроизводства была выбрана компания «СберКорус». При этом программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» был внедрен сразу для четырех юридических лиц в рамках аграрной группы «Каменское — Шатовка», с учетом бизнес-потребностей каждой организации. В ходе проекта была реализована настройка нормативно-справочной информации в части организационной структуры предприятия, контрагентов, контактных лиц, пользователей, должностей, статей движения денежных средств и пр. Был полностью автоматизирован учет входящих, исходящих и внутренних документов и процессы их маршрутизации с учетом целого ряда условий: юрлица, вида деятельности, суммы договора и др.
Автоматизация работы с заявками на расходование денежных средств (настройка карточек, маршруты) позволила увеличить скорость соответствующих бизнес-процессов, особенно — в части внебюджетных заявок.
Был реализован функционал учета мероприятий, который позволил руководству компании фиксировать протоколы и результаты совещаний, заседаний бюджетных комитетов, комиссий и др. Приглашение участников на подобные мероприятия происходит автоматически, как и рассылка задач ответственным лицам по итогам собрания. Исполнение этих задач теперь также контролируется системой посредством уведомлений на электронную почту. Отчеты по исполнительской дисциплине формируются в конце периода и передаются ответственным лицам. Информационная система способна формировать целый ряд отчетов по разным разделам учета документов, включая список договоров к продлению, список договоров с истекающим сроком действия и так далее. Каждый отчет преднастроен в зависимости от типа запроса к системе и других параметров. Производительность сотрудников, участвующих в процессе согласования договоров, увеличилась в несколько раз.
На следующем этапе планируется интеграция документооборота с отраслевым решением «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия». Ожидается, что после реализации этого этапа согласованные заявки на расходование денежных средств будут поступать в бухгалтерскую систему автоматически.