В ходе проекта была структурирована система жизненного цикла договорных документов, включая оценку рисков контрагентов. Используя существующие шаблоны «Ашан», команда RockITSoft настроила более 100 вариантов договорных документов, усовершенствовав работу более чем 10 тыс. участникам договорных отношений. Созданная система содержит в себе low-code инструменты, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков.
Более 30 различных критериев матрицы согласований позволяют участникам процесса наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов и пр. Автоматическая рассылка уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса позволяет оперативно задействовать всех заинтересованных лиц и увеличивает скорость обмена информацией. Внедрение системы дает возожность сократить время согласования договоров и обеспечить прозрачность процесса внутри компании.
Как отмечает Павел Громов, директор юридического департамента «Ашан Ритейл Россия», проект является первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. В рамках следующего этапа планируется перейти на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизировать выдачу доверенностей.