Перед компанией, имеющей большое количество территориально распределенных предприятий и обменивающейся значительными объемами информации, остро встала проблема использования данных по решенным проблемам и применения их в дочерних организациях с целью накопления, приумножения и управления совместными знаниями по оборудованию, процессам работы и идеям.
До сих пор подразделение АСУТП использовало для хранения информации общий FTP-ресурс. Коммуникации велись посредством телефонной связи и электронной почты. Использование подобных инструментов затрудняло работу подразделений, не у каждого сотрудника имелся доступ к FTP. Обмен информацией между службами АСУТП обществ системы «Транснефть» проходил в основном через головную компанию, прежде всего в формате совещаний, проводимых департаментом ИТ с участием региональных специалистов. Многие вопросы оставались за рамками обсуждений.
Для «Транснефти» представляет особую важность не только накопление и сохранение знаний, но и обмен информацией между дочерними организациями с целью ускорения распространения лучших практик. Возникла потребность в создании сети технических экспертов, которым можно было бы задать вопрос и получить оперативный ответ. Не менее важным аспектом стала необходимость выявления и поощрения наиболее активных работников компании.
На первом этапе проекта консультанты «Аплана.ЦР» провели аудит процессов управления знаниями, обследовали структуру организационной иерархии и процедуры исполнения задач. По результатам была разработана концепция создания системы управления знаниями, включающая в себя требования и методологический подход к ее разработке, а также методику и порядок использования.
Система размещена на внутреннем корпоративном интранет-портале, доступном для всех сотрудников организации. По итогам проекта «Транснефть» получила инструментарий, позволяющий эффективно и оперативно консолидировать и управлять знаниями: обрабатывать новые идеи работников, получать доступ к актуальной информации, а также осуществлять удобный поиск данных. Инструменты для совместной работы дали возможность в режиме реального времени обмениваться информацией между географически и структурно разделенными организациями «Транснефти». Система позволяет улучшить использование успешного опыта для его распространения внутри организации.
Как отметил ИТ-директор «Транснефти» Олег Капитулов, система управления знаниями на глазах становится живым инструментом, помогающим сотрудникам компании работать с удовольствием и быстро находить ответы на вопросы. Таким образом, выигрывает компания в целом: быстро находит решение поставленных задач, и самое главное, происходит сплочение коллектива. Все участники становятся не просто коллегами и работниками, а командой.